2. 1. Google Calendar
Google Calendar je základ plánovania, ak
máte smartphone, prepojte si ho s Google
účtom
3. 2. Plánovanie všetkých úloh
• V Google Calendar musíte mať úplne všetky
úlohy ktoré trvajú aspoň 15/30 minút
• Aj osobné úlohy, voľný čas či cestovanie
4. 3. Fixné naplánovanie opakujúcich sa
úloh
Ak sa Vám opakujú niektoré úlohy, dajte si ich
fixne do kalendára ako opakujúce sa:
• Meetingy
• Reporting
• Aktivity
• Posilka
• Nákup
5. 4. Farebné rozlíšenie úloh
Rozlišujte si úlohy v kalendári farebne:
• Stretnutia
• Presun
• Klienti
• Voľnočasové aktivity
6. 5. Gmail a task manager
Každý email, ktorý treba vybaviť na viac ako 5
min., treba dať okamžite do kalendára alebo do
task managera
7. 6. Multitasking NIE
Vždy si naraz plánujte len jednu úlohu,
multitasking a menšie úlohy nechajte na blog
určený pre emaily a administratívu
8. 7. Maximálne naplánovať 6
hodín/deň
• Nikdy si na deň neplánujte viac ako 6 hodín
taskov
• Určite príde niečo, čo treba riešiť okamžite a
ak nie, jednoducho presuniete úlohu z
ďalšieho dňa na ten dnešný
9. 8. Každý deň emaily a administratíva
Dajte si do kalendára emaily a administratívu na
každý deň
10. 9. Kontrola emailov 3x za deň
Neotvárajte emailového klienta viac ako 3x za
deň.
11. 10. Rýchla odpoveď emailom
Neoficiálna (interná) komunikácia:
• Áno, nie, OK
Oficiálna komunikácia:
• Emailové šablóny
12. 11. Jednoduché úlohy najprv
Plánujte si jednoduchšie a kratšie úlohy (do 30-
60 min) najprv
13. 12. Plánovať aj extra čas
• Presuny
• Doprava
• Obed
• Prestávka
14. 13. Po meetingu prídu tasky
Treba myslieť na to, že po takmer každom
meetingu budú nasledovať nejaké úlohy:
• Odpoveď a sumarizácia
• Príprava ponuky alebo špecifikácie
• Vypracovanie dokumentu
15. 14. Čas bez telefónu, emailov a
ľudí
Treba si v kalendári vyčleniť čas na čistú prácu:
• Vypnúť zvonenie na telefóne
• Zatvoriť emaily a sociálne siete
• Ísť do zasadačky alebo ukázať tabuľku „nevyrušovať“
16. 15. Denné a týždenné ciele
Každý deň/týždeň je potrebné určiť si ciele s
konkrétnymi výstupmi, ktoré je potrebné
dokončiť
20. 19. Empty Inbox
Pri každom vyhradenom čase na emaily sa
musíte dopracovať k prázdnemu inboxu:
• Na jednoduché emaily odpovedám rýchlo
• Zo zložitejších emailov si robíme tasky
21. 20. Naučte sa hovoriť NIE
Na nezmyselné, nepotenciálne, neproduktívne
alebo nekoncepčné úlohy/návrhy treba povedať
NIE
22. 21. Stopovanie času
Pre pravideľné a často opakujúce sa úlohy si na
začiatku stopujte čas pre lepšie plánovanie do
budúcnosti
24. 23. Spoločné plánovanie
• Podobné tasky si plánujte hneď po sebe
(zadávanie nových projekov a pod.)
• Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v
rovnaký čas a na rovnakom mieste (ušetríte
čas na cestovaní)