Tài liệu hướng dẫn sử dụng Google biểu mẫu từ A-Z

1. Tài liệu hướng dẫn sử dụng Google Biểu
mẫu (Google Form) từ A->Z
Bản quyền thuộc SLIMWEB.vn
1

2. Mục Lục
Giới thiệu : 3
Biểu mẫu(google form) là gì? 3
Biểu mẫu dùng để làm gì ? 3
Lợi ích của việc sử dụng biểu mẫu. 4
Hướng dẫn tạo và sử dụng biểu mẫu (Google Form): 5
1. Tạo Biểu mẫu trong google biểu mẫu. 5
Bước 1 : Truy cập vào biểu mẫu. 5
Bước 3: Một giao diện hiện ra 6
Bước 4: Nội dung của Biểu mẫu : 6
1. Văn bản (Short answer): 7
2. Văn bản của đoạn văn (Paragraph): 7
3. Trắc Nghiệm (Multiple choice) : 7
4. Hộp kiểm (Checkboxes) : 7
5. Menu thả xuống (Dropdown) : 7
6. Phạm vi tuyến tính (Linear Scale) : 7
7.Lưới trắc nghiệm (Multiple Choice Grid) : 7
8. Ngày (Date) và 9. Giờ (Time) 8
Bước 5 : Thêm ảnh và video vào biểu mẫu. 8
Bước 6 : Thêm một biểu mẫu mới ngay dưới biểu mẫu đã tạo. 9
Bước 7 : Sửa câu hỏi: 10
2. Kết xuất nội dung liên hệ ra Excel. 11
3. Thiết lập cảnh báo qua email mỗi khi có đăng ký mới. 12
Hướng dẫn chia sẻ biểu mẫu và nhúng vào website. 15
Chia sẻ Biểu mẫu : 15
Nhúng vào WebSite : 16
2

3. I. Giới thiệu :
1. Biểu mẫu(google form) là gì?
Biểu mẫu hay google form là một ứng dụng hữu ích trong các ứng dụng
của google drive xây dựng và phát triển. Với mục đích chính là để tạo Form
đăng ký, khảo sát online.
2. Biểu mẫu dùng để làm gì ?
Trong quá trình tổ chức sự kiện, vấn đề quản lý người đăng ký như truyền
thống thường gây khó khăn và khó kiểm soát. Trước kia, nếu muốn đăng ký
tham gia một sự kiện nào đó, thì phải tìm đúng người đảm nhiệm việc cho đăng
ký, và bất cập xảy ra:
Người ấy không xuất hiện thường xuyên thì làm thế nào để đăng ký nếu
như không thể gặp được và phải bỏ qua sự kiện thú vị mà bạn muốn quan tâm!
Còn đối với người đảm nhận danh sách đăng ký, nếu không mai mất danh sách
ấy thì sao? Khi số người đăng ký lên đến 1000 người.
Gửi email để đăng ký cho sự kiện đó. Cách này thường được áp dụng khi
công nghệ internet phát triển, nhưng vẫn còn khó khăn cho những người tổng
hợp danh sách vì nếu có 1000 người đăng ký thì hộp mail của anh ta sẽ thế nào?
Và anh ta phải ngồi nhập lại tất cả và đôi lúc bực tức vì đọc những email đăng
ký không đúng với form qui định ban đầu.
Nhưng bây giờ bạn không cần lo lắng về những vấn đề trên nữa, Google
Form giúp bạn có thể giải quyết tốt những vấn đề trên. Bạn không cần phải tìm
người để cho mình ghi danh sách đăng ký (bạn có thể truy cập vào một địa chỉ
và đăng ký online), bạn không phải hoa mắt vì số mail trong hộp thư lên đến
hàng nghìn mail (bạn chỉ cần vào form và chỉ việc download file về máy mà
không cần tổng hợp hàng giờ bằng việc nhập liệu trên máy), bạn không còn bực
tức vì những email đăng ký không đúng form mà bạn đã qui định (tất cả mọi
người đều dùng một form duy nhất để đăng ký).
Vậy sử dụng biểu mẫu có những lợi ích gì mà lại có thể phổ biến và được
sử dụng nhiều như vậy.
3

4. 3. Lợi ích của việc sử dụng biểu mẫu.
Việc sử dụng biểu mẫu có rất nhiều lợi ích lớn. Vì vậy, các công ty, doanh
nghiệp… rất hay sử dụng biểu mẫu để áp dụng trong thực tế.
Các lợi ích của sử dụng biểu mẫu :
1. Nhận các câu trả lời nhanh chóng : Lên kế hoạch cho chuyến cắm trại
tiếp theo, quản lý đăng ký sự kiện, chuẩn bị một cuộc thăm dò nhanh, thu
thập địa chỉ email cho bản tin, tạo một trò chơi giải đố nhanh và hơn thế
nữa.
2. Tạo bản khảo sát bằng kiểu trình bày : Sử dụng ảnh hoặc biểu trưng của
riêng bạn và Biểu mẫu sẽ chỉ chọn màu phù hợp để hoàn tất biểu mẫu duy
nhất của riêng bạn hoặc chọn từ một nhóm các chủ đề được sắp xếp để
đặt tông màu.
3. Hỏi và đáp theo cách của bạn : Chọn từ một loạt các tùy chọn câu hỏi, từ
câu hỏi trắc nghiệm đến danh sách thả xuống theo thang tuyến tính. Thêm
hình ảnh và video trên YouTube hoặc sáng tạo hơn bằng tính năng phân
nhánh trang và logic bỏ qua câu hỏi.
4. Tạo hoặc phản hồi nhanh chóng : Biểu mẫu có tính phản hồi. Điều này
đồng nghĩa với việc bạn sẽ dễ dàng (và khéo léo) tạo, chỉnh sửa cũng như
phản hồi biểu mẫu trên màn hình lớn và nhỏ.
5. Được sắp xếp và phân tích : Các câu trả lời cho bản khảo sát của bạn
được thu thập gọn gàng và tự động trong Biểu mẫu với thông tin phản hồi
và biểu đồ trong thời gian thực. Ngoài ra, hãy cân nhắc thêm dữ liệu của
bạn bằng cách xem tất cả nội dung của dữ liệu trong Trang tính.
6. Cùng xây dựng : ​Thêm cộng tác viên để cho phép bất kì ai- bạn bè, bạn
học, đồng nghiệp...cùng xây dựng biểu mẫu.
Trên cơ sở những lợi ích trên. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng của
biểu mẫu như thế nào để có thể sử dụng biểu mẫu khi càn sử dụng.
4

5. II. Hướng dẫn tạo và sử dụng biểu mẫu (Google
Form):
1. Tạo Biểu mẫu trong google biểu mẫu.
Bước 1 : Truy cập vào biểu mẫu.
Truy cập địa chỉ ​https://www.google.com/forms/about/ nhấn chuột vào
Chuyển tới google biểu mẫu ,và đăng nhập tài khoản Google.
Bước 2: Nhấn chuột vào dấu cộng bên phải phía dưới màn hình để tạo biểu mẫu
mới.
5

6. Bước 3: Một giao diện hiện ra
Có thể bấm vào nút tham quan nếu muốn tìm hiểu về biểu mẫu.
Sau đó nhập tiêu đề và mô tả của biểu mẫu.
Bước 4: Nội dung của Biểu mẫu :
Chọn 1 để thêm câu hỏi.
Chọn 2 để xem các dạng câu hỏi:
6

7. Các dạng câu hỏi có thể tạo trong Biểu mẫu bao gồm:
1. Văn bản (Short answer):
Loại câu hỏi này thì mục trả lời sẽ là 1 câu, 1 đoạn. Loại này sử
dụng khi bạn muốn đặt 1 câu hỏi mở cho khách hàng, không có đáp án cụ
thể.
Ví dụ: Nguyện vọng của bạn khi tham gia khóa học là gì?
2. Văn bản của đoạn văn (Paragraph):
Tương tự như Văn bản nhưng phần trả lời được mở rộng hơn.
3. Trắc Nghiệm (Multiple choice) :
Loại này thì phần đáp án sẽ có nhiều lựa chọn, khách hàng chỉ
được chọn 1 trong các đáp án mình đưa ra (có thể thêm đáp án khác).
Ví dụ: Bạn chọn học vào ca nào?
Sáng
Chiều
Tối
4. Hộp kiểm (Checkboxes) :
Tương tự như “Nhiều lựa chọn” nhưng khách hàng sẽ được chọn
nhiều hơn 1 đáp án (cũng có thể thêm đáp án khác).
5. Menu thả xuống (Dropdown) :
Tương tự như “Nhiều lựa chọn”, nhưng khách hàng chỉ được chọn
các đáp án có sẵn mình đưa ra, không được đưa ra đáp án khác.
6. Phạm vi tuyến tính (Linear Scale) :
Tạo ra thang đo tỉ lệ
Ví dụ: Theo bạn học tiếng anh có quan trọng không?
Không quan trọng o o o o o Quan trọng
7.Lưới trắc nghiệm (Multiple Choice Grid) :
Tạo ra nhiều lựa chọn theo cả hàng và cột, phù hợp cho việc khảo
sát.
7

8. 8. Ngày (Date) và 9. Giờ (Time)
Đưa ra lựa chọn về thời gian, phù hợp việc tạo câu hỏi về ngày sinh
của khách hàng hoặc lựa chọn thời gian.
Lưu ý​: Những loại câu hỏi cần thiết cho việc tạo form bán hàng là: Ngày,
lựa chọn, văn bản, hộp kiểm. Và chỉ cần làm thành thạo 4 loại câu hỏi này thì
bạn đã có thể tạo được một Form đầy đủ cho việc bán hàng.
Phần “Mẫu câu không có tiêu đề” in đậm ở đầu, bạn điền vào đó tên mẫu
của mình.
Ví dụ: Đăng ký học thử tiếng anh ở trung tâm ABCXYZ, Đăng ký mua
sách Facebook marketing, phiếu khảo sát hành vi mua giày Nike ở thị trường
Hà Nội….
Phần “mô tả biểu mẫu” dùng để miêu tả cụ thể cho Form của bạn, cho
khách hàng biết bạn là ai, đang làm gì, đây là Form để làm gì,…
Bước 5 : Thêm ảnh và video vào biểu mẫu.
Có thể thêm ảnh hoặc video vào biểu mẫu bằng cách chọn vào phần phía
dưới của phần thêm câu hỏi (hình dưới)
8

9. Bước 6 : Thêm một biểu mẫu mới ngay dưới biểu mẫu đã tạo.
Để thêm biểu mẫu mới. Chọn vào phần ngay dưới phần thêm video.
Thu gọn hoặc tùy chọn của mục thêm phần
9

10. Bước 7 : Sửa câu hỏi:
1 : Sao chép phần câu hỏi.
2 : Xóa câu hỏi.
3 : Câu hỏi có bắt buộc trả lời hay không.
4 : Mục tùy chọn gồm :
- Mô tả : thêm phần mô tả cho câu hỏi.
- Trộn thứ tự tùy chọn : những tùy chọn của câu hỏi là ngẫu nhiên hay
không.
Lưu ý : Mọi thay đổi sẽ được Google drive tự động lưu lại ngay sau khi
bạn thao tác, vì vậy không cần quan tâm đến việc Form đã lưu hay chưa.
Đến đây, cơ bản đã xong phần tạo nội dung cho Form, chúng ta sẽ xem
cách quản lý Form và sử dụng Form online như thế nào.
10

11. 2. Kết xuất nội dung liên hệ ra Excel.
Chọn vào phần câu trả lời để cài đặt câu trả lời của mọi người.
Cách 1 : ​Để tạo một trang tính chứa câu trả lời trên drive, chọn vào biểu tượng
của trang tính.
11

12. Drive sẽ tạo một trang tính chứa câu trả lời và lưu trong chính Drive. Khi
có thêm một câu trả lời mới thì câu trả lời sẽ được lưu tự động vào trang tính
của driver.
Cách khác là chọn vào phần tùy chọn của câu trả lời.
Cách 2 : Vào phần ‘Tải câu trả lời xuống (.csv)’ câu trả lời sẽ được tải xuống
theo dạng một bảng Excel(.csv). Thế nhưng khi có câu trả lời mới thì lại phải tải
lại một bảng khác. Khá bất tiện so với cách thứ nhất và dễ bị lỗi font chữ.
3. Thiết lập cảnh báo qua email mỗi khi có đăng ký mới.
Cách 1 : Trong phần tùy chọn của câu trả lời. Nhấn chọn vào phần ‘Thiết lập
cảnh báo qua email mỗi khi có đăng ký mới’ để nhận email mỗi khi có câu trả
lời được cập nhật.
12

13. Cách 2 : ​Dành cho người chọn cách 1 của phần 2( tạo bảng tính trên drive). Mở
phần bảng tính trong drive với trên trung với tên của bảng mẫu và thêm phần
‘( Câu trả lời)’. Tại đây, chọn vào phần công cụ( tool) trên thanh công cụ và
chọn tiếp vào phần ‘ Quy tắc thông báo’. Một bảng tùy chọn hiện lên :
Phần 1 : Thông báo cho tôi khi…..
Mọi thay đổi được thực hiện : ở phần này, mọi thay đổi trên biểu mẫu sẽ
được gửi về email, kể cả phần câu hỏi và câu trả lời.
Người dùng gửi biểu mẫu : khi có câu trả lời sẽ được gửi về email phần
chính sửa câu hỏi không được gửi về.
13

14. Phần 2 : Thông báo cho tôi bằng…
Email - thông báo hằng ngày : hằng ngày, vào 1 thời điểm nhất định các
câu trả lời của ngày hôm trước sẽ được gửi vào email bằng một thông báo.
Email - ngay lập tức : khi có câu trả lời thì ngay lập tức sẽ có 1 thông báo
đến email.
4. Tùy chọn cho biểu mẫu :
Một số tùy chọn như sau :
14

15. 1 : Tạo bản sao : sao chép biểu mẫu trên thành một biểu mẫu khác.
2 : Chuyển vào thùng rác : Xóa biểu mẫu.
3 : Nhận liên kết được điền trước : Trả lời các câu hỏi bạn muốn điền trước, sau
đó nhấp vào gửi.
4 : In : in biểu mẫu.
III. Hướng dẫn chia sẻ biểu mẫu và nhúng vào
website.
Biểu mẫu sau khi đã hoàn thiện theo ý của người lập thì có thể chia sẻ
qua mạng xã hội hay email để lấy ý kiến của mọi người hay cũng có thể nhúng
biểu mẫu lên một hoặc nhiều trang web để thuận tiện hơn cho việc lấy ý kiến.
1. Chia sẻ Biểu mẫu :
Bước 1: Nhấn vào dấu hỏi ở dưới cùng bên phải và chọn “quay lại biểu mẫu cũ”
Bước 2: Nhấn vào “gửi biểu mẫu”.
Bước 3: Một số lựa chọn tiếp theo.
1 : lấy đường link URL để chia sẻ cho một ai đó hay một nhóm người nào
đó.
2 : Chia sẻ qua mạng xã hội.
3: Chia sẻ qua email.
15

16. Ngoài việc bạn chia sẻ link biểu mẫu cho người khác của bạn để thu thập
thông tin thì bạn cũng có thể nhúng cái biểu mẫu đó vào nội dung của 1 website
bất kỳ.
2. Nhúng vào WebSite :
Nhấn chuột vào phần 4 ở hình 11. Sẽ có một số lựa chọn :
16

17. Khi đó đường link URL sẽ được thay đổi thành mã frame để nhúng vào
trang web của bạn.
Có thể chỉnh lại kích thước cho hợp lý với trang web
Sau khi hoàn tất chọn “đã xong” để quay lại biểu mẫu.
Vào trang web đã nhúng và tận hưởng thành quả của mình nhé.
Trên đây là toàn bộ phần giới thiệu và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu(Google
Form). Cảm ơn các bạn đã đọc.
17