web会議でのファシリテーションのコツのメモです

1. Webミーティングにおけるファシリテーションのコツ
2017年10月21日
浅井大輔（イノベーションファシリテーター）

2. この資料で伝えたいこと 1
〇Webミーティングは本業外のプロジェクト推進時の必須ツール
〇円滑なWebミーティング推進のためのコツを紹介
〇Webミーティングならではのコツが存在

3. はじめに 2
・本業のかたわら、夜間や休日を使い、本業以外のプロジェクトに参画する
チャンスが増えています。
・しかし、本業が忙しくなると、このようなプロジェクトは自然消滅しがちです。
これを食い止めるためには、チームメンバが「対話」を行い、プロジェクトへの
参加意識を高めることが有効です。
・そのためのツールとして、Webミーティングが有効ですが、
Face to Faceのミーティングとは異なるノウハウが必要です。
・今回は、ほぼ毎週Webミーティングを行ってきた経験に基づき
ファシリテーションのコツについてお伝えします。

4. 通常の会議と共通のコツ 3
・Webミーティングでも、Face to Face のミーティングと共通のコツはあります。
１．アジェンダ（進行、スケジュール）の作成と時間管理
２．ゴール（会議の目的）の設定
３．ルールの設定
４．参加者の役割の明確化（なぜ会議に参加しているのか）
５．アクションアイテム（会議後のすること）の設定

5. Webミーティングのコツ 4
前述の通常の会議のコツに加えて、Webミーティングならではのコツは下記です
A． 告知
B． チェックイン、チェックアウト
C． 参加時のルール・マナー
D． 画像の表示（ギャラリービュー）
E． 議事録
F． 欠席者へのフォロー
上記のAからFについて詳しく説明します

6. A:告知 5
Web会議の場合、事前の相手の状態がわかりません。
欠席ではなく、単に忘れている可能性もあります。
なので、Facebookのイベントを作成することをお勧めします
リマインダーにより、相手にポップアップメッセージで伝わります。

7. B:チェックイン、チェックアウト 6
一体感をつくるためには、ひと言でいいので、チェックイン、チェックアウトが有効です。
特に、テーマと関係ないことも話してもらうと、相手の理解が深まります。
話す順番は、ファシリテーターが指名したほうがいいです
（タイムラグによって、だれが話すかが読みにくいため）
テーマと関係ない場合、どんなことについて話すといいか、
ファシリテーターが一定のガイドをするといいでしょう。
（今日何をしていたか、前回から今日までに起こった印象的な出来事は？など）

8. C:参加時のルール・マナー 7
円滑に進めるためには、一定のルールやマナーが必要です。
・イヤホンマイクを使う
・通常はカメラはON（移動中の人はカメラOFF）
・ギャラリービュー（全員の顔が見える状態）推奨
・発言しないときはマイクをミュートにする
・チャットの使用可否
・発言のタイミング（自由or挙手）
などを決めておくといいでしょう。

9. D:画像の表示（ギャラリービュー） 8
・相手の顔が見えているほうが、一体感がうまれるので
カメラはONにして、ギャラリービュー（全員の顔が映る状態）を推奨します
・顔が見えることで、だれが話したそうかが伝わります

10. E:議事録 9
・Web会議は、全員が参加できないことがよくあります。
欠席した人は、どのような会話がなされたかを伝える必要がありますが、
「結果」だけの議事録では、「雰囲気」が伝わりません。
「雰囲気」が伝わらないと、数回欠席が続くと、参加する意欲が低下します。
なので、発言時の語尾や雰囲気を伝えるように記載することをお勧めします。
・また、通常の会議と異なり、顔を表示していると、「見えるように書く」ことができません。
なので、時々議論を振り返りながら、内容を確認するといいでしょう。

11. F:欠席者へのフォロー 10
・欠席者は、もともとは参加を楽しみにしていたのに、どうしても都合がつかずに
断念する、というケースが多いです。
・欠席者が継続的に参加できるように、議事録を作成し
それを速やかにシェアすることが重要です
・各回で、前回の欠席者がいる場合は、前回の内容を振り返るといいでしょう。

12. まとめ 11
・Web会議は、便利ですが、いくつか注意をしないと、継続的に参加することが
難しくなります。
・多くの参加者が均等に快適に話せるように、配慮することがファシリテーターに
求められます。
・参加者も欠席者も含め、楽しく参加し続けられるように
全員がお互いに配慮してすすめましょう。

13. Webミーティングにおけるファシリテーションのコツ
2017年 10月21日
浅井大輔
End