Presentación del tema 1

1. Tema I: Concepto, principios y normas
archivísticas
UNIVERSIDADPRIVADABOLIVIANA
UPB
Procesos de Gestión Documental y
Administración de Archivos
Programa Virtual:

2. Procesos de Gestión Documental
• Conjunto de normas administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por la entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación para administrar el flujo de
documentos externos e internos que forman parte de los procesos de
negocio de una institución publica o privada.

4. ¿QUE ES UN DOCUMENTO?
• Información registrada, cualquiera sea su
forma, tipo o el medio utilizado.
Es todo mecanismo utilizado por los seres
humanos para fijar la memoria (actos,
acciones, pensamientos, creaciones).

5. ¿QUE ES UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO?
Todo escrito, grabado o material audiovisual
que contiene información sobre actividades
realizadas por la institución que lo produce, en
cumplimiento de las funciones que le
corresponde desempeña

6. Requerimientos del documento
Copia de documentos

7. ARCHIVO
•
Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, ó como fuentes
de la historia.

8. Diferencia entre concepto de Gestión
documental y Archivo
GESTION
DOCUMENTAL
• Conjunto de actividades administrativas
y técnicas para el control de un modo
eficiente y sistemático de la creación,
recepción, mantenimiento, utilización y
la disposición de los documentos
físicos y digitales.
ARCHIVO
Edificio o local donde se conservan los
documentos ordenados y clasificados que
produce una institución, personalidad, etc.,
en el ejercicio de sus funciones y/o
actividades.

9. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Para la administración, la gestión y el control.
Para los ciudadanos
Para la ciencia, la investigación y la cultura

10. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION
• El de las oficinas productoras
de documentos. En el que se
reúnen los documentos en
tramite, en busca de soluciones
a los asuntos iniciados, sometida
a continua utilización y consulta
administrativa por
la mismas oficina u otras que
la soliciten.
ARCHIVO CENTRAL
• Unidad administrativa donde se
agrupan documentos
transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su
tramite, siguen siendo vigentes y
objeto de consulta por las
propias oficinas y los
particulares en
general
ARCHIVO
HISTORICO
• Aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo
central o del archivo de
gestión, que por decisión del
correspondiente Comité de
Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el
valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la
cultura

11. VALOR DOCUMENTAL

12. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIOS
ARCHIVISTICOS:
ORDEN ORIGINAL
ORDEN PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA

13. NORMAS INTERNACIONALES
ARCHIVISTICAS
ISAD-G

14. ISAD -G
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y cultura
Área de condiciones de acceso y
utilización
Área de documentación asociada
Área de notas
Área de control de la descripción
General International Standard Archival Description (Norma Internacional
General de Descripción Archivística) consta de 7 áreas y 26 elementos

15. NORMAS DE CALIDAD ISO
BASADO EN PRINCIPIOS
ENFOQUE
AL CLIENTE
LIDERSAZGO
COMPROMIS
O DE LAS
PERSDONAS
ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
MEJORAS
TOMA DE
DECISIONES
BASADOS EN
EVIDENCIAS
GESTIÓN DE
LAS
RELACIONES

16. NORMAS
NACIONALES
BOLIVIA

17. JERARQUIA DE LA NORMATIVA EN
BOLIVIA (art. 410)
Constitución Política del estado
Leyes y los tratados internacionales
Normas Departamentales, regionales y
municipales
Decretos Supremos
Normas de carácter administrativo

18. CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO
ART.21,6
Art. 24
Art. 99
Los bolivianos y bolivianas tienen el derecho de acceder a la
información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva
Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o
colectiva, sea oral o escrita, y a la obtención de respuesta formal y
pronta. Para el ejercicio de este derecho no se exigirá más requisito
que la identificación del peticionario
El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable e
imprescriptible. Los recursos que generen se regularán por ley, para atender
prioritariamente a su conservación, preservación y promoción. II. El Estado
garantizará el registro, protección, restauración, revitalización, enriquecimiento,
promoción y difusión de su patrimonio cultural. III. La riqueza (…) histórica
documental (…) es patrimonio cultural del pueblo boliviano

19. ART. 106
ART.112
Art. 113
Art. 130
Los delitos cometidos por servidores públicos que atenten contra el
patrimonio del Estado y causen grave daño económico, son
imprescriptibles y no admiten régimen de inmunidad
I. La vulneración de los derechos concede a las víctimas el
derecho a la indemnización, reparación y resarcimiento de daños y
perjuicios en forma oportuna.
II. En caso de que el Estado sea condenado a la reparación
patrimonial de daños y perjuicios, deberá interponer la acción de
repetición contra la autoridad o servidor público responsable de la
acción u omisión que provocó el daño
…Conocer, objetar, eliminar o rectificar datos personales en
bancos de datos registrados por cualquier medio, físico,
electrónico, magnético o informático...
El Estado garantiza el derecho a la comunicación y al
derecho a la información

20. ART.213
Art. 232
Art. 233
La Contraloría General del Estado es la institución técnica que ejerce
la función de control de la administración de las entidades públicas y
de aquéllas en las que el Estado tenga participación o interés
económico. La Contraloría está facultada para determinar indicios de
responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal; tiene autonomía
funcional, financiera, administrativa y organizativa.
La Administración Pública se rige por los principios de legitimidad,
legalidad, imparcialidad, publicidad, compromiso e interés social,
ética, transparencia, igualdad, competencia, eficiencia, calidad,
calidez, honestidad, responsabilidad y resultados.
Son servidoras y servidores públicos las personas que desempeñan
funciones públicas. Las servidoras y los servidores públicos forman parte
de la carrera administrativa, excepto aquellas personas que desempeñen
cargos electivos, las designadas y los designados, y quienes ejerzan
funciones de libre nombramiento.

21. ART.237
Art. 242
Son obligaciones para el ejercicio de la función pública:
1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la
función pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley regulará el
manejo de los archivos y las condiciones de destrucción de los documentos
públicos.
2. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no podrán ser
comunicadas incluso después de haber cesado en las funciones. El
procedimiento de calificación de la información reservada estará previsto en la
ley.
La participación y el control social implica, además de las previsiones establecidas en la
Constitución y la ley.
4. Generar un manejo transparente de la información y del uso de los recursos en todos
los espacios de la gestión pública. La información solicitada por el control social no podrá
denegarse, y será entregada de manera completa, veraz, adecuada y oportuna.
6. Conocer y pronunciarse sobre los informes de gestión de los órganos y funciones del
Estado

22. ART.1
Art. 38
LEY 1178 Ley de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), 20 de
julio de 1990
• Los profesionales y demás servidores públicos son
responsables por los informes y documentos que
suscriban.
• Regula sistemas de administración y Control gubernamental de los
recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de
Planificación e Inversión Pública con el objeto de: …b)Disponer de
información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de
los informes y estados financieros. c)Lograr que todo servidor público
sin distinción de jerarquía, asuma responsabilidad por sus actos
rindiendo cuenta de los recursos públicos que le fueron confiados, y de
la forma y resultados de su aplicación.

23. LEY 2341 Ley de Procedimiento Administrativo, 25 de abril de 2002
ART.16
Art. 17
Art. 18
k) A acceder a registros y archivos administrativos en la forma establecida por
ley; l) A ser tratados con dignidad, respeto e igualdad y sin discriminación; y, m)
a exigir responsabilidad en el ejercicio de las funciones.
I. La Administración Pública está obligada a dictar resolución expresa en
todos los procedimientos, cualquiera que sea su forma de iniciación
I. Las personas tienen derecho a acceder a los archivos, registros públicos y
a los documentos que obren en poder de la Administración Pública, así
como a obtener certificados o copias legalizadas de tales documentos
cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora, en imagen u
otras, o el tipo de soporte material en que figuren.

24. ART.22
Art. 23
Art. 24
(Registros) Las entidades públicas llevarán un registro general en el
que se hará constar todo escrito o comunicación que se haya
presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa. También
se anotarán en el mismo registro las salidas de los escritos y
comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.
(Formación de Expedientes) Se deberá formar expediente de
todas las actuaciones administrativas relativas a una misma solicitud
o procedimiento. Los escritos, documentos, informes u otros que
formen parte de un expediente, deberán estar debida y
correlativamente foliados.
(Desglose) El desglose de documentos deberá ser solicitado por
escrito, debiendo la autoridad administrativa o el servidor público
proceder al mismo en el plazo máximo de tres (3) días, dejando copia
de ellos en el expediente.

25. ART.4
Art.
154
Art.
225
Principios…Transparencia. Es la práctica y manejo visible de los recursos del
Estado por las servidoras y servidores públicos, así como personas naturales y
jurídicas, nacionales o extranjeras que presten servicios o comprometan recursos
del Estado
(Incumplimiento de Deberes). La servidora o el servidor público que ilegalmente
omitiere, rehusare hacer o retardare un acto propio de sus funciones, será
sancionado con privación de libertad de uno a cuatro años. La pena será
agravada en un tercio, cuando el delito ocasione daño económico al Estado.
(Infidencia Económica). La servidora o el servidor público o el que en razón de su
cargo o funciones se hallare en posesión de datos o noticias que deba guardar en
reserva, relativos a la política económica y los revelare, será sancionado con
privación de libertad de uno a cuatro años.
Incurrirá en la misma sanción, agravada en un tercio, la servidora o el servidor
público o el que en las condiciones anteriores usare o revelare dichos datos o
noticias en beneficio propio o de terceros.

26. Ley 366, DEL LIBRO Y LA LECTURA “OSCAR ALFARO”
(Coordinación) El Sistema Plurinacional de Archivos y Bibliotecas, promoverá la articulación,
coordinación y cooperación mutua de los archivos públicos y privados, y de las bibliotecas
públicas y privadas, organizados bajo subsistemas, para poder articular planes, programas y
proyectos y contar con un registro nacional administrativo de los archivos y bibliotecas señalados
que lo integra
ART.17
Art. 18
(Componentes del Sistema Plurinacional de Archivos y Bibliotecas) El Sistema Plurinacional
de Archivos y Bibliotecas está conformado por:
El Subsistema de Archivos;
El Subsistema de Bibliotecas.
(Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia) El Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia, en su rol de
asegurar la conservación del patrimonio archivístico y de preservar y organizar la producción intelectual y el
patrimonio bibliográfico, podrá:
a.Sugerir normas y procedimientos técnicos al Sistema Nacional de Archivos y Bibliotecas para mejorar la
conservación, organización, servicio y difusión del patrimonio documental, bibliográfico y archivístico del
Estado Plurinacional de Bolivia;
b.Coordinar acciones con las entidades e instituciones públicas y privadas bajo las cuales funcionen las
bibliotecas y archivos que forman parte del Sistema Plurinacional de Archivos y Bibliotecas;
c.Promover la sistematización, conservación, control y preservación de los recursos archivísticos y
bibliotecológicos como fuente de información y patrimonio cultural;
d.Constituirse en un espacio de encuentro, participación y concertación de diferentes actores vinculados al
sector de los archivos y las bibliotecas.

27. (Subsistema de archivos)
I.El Subsistema de Archivos es el conjunto articulado de los archivos institucionales encargados de la gestión
documental y el tratamiento, conservación, difusión y salvaguarda del patrimonio archivístico del Estado
Plurinacional de Bolivia.
II.El Subsistema de Archivos está conformado por:
I. Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia;
II. Archivos de los Órganos del Estado;
III. Archivos de colegios de profesionales, academias y fundaciones científicas y culturales;
IV. Archivos eclesiásticos;
V. Colecciones privadas que se adhieran;
VI. Archivos departamentales, regionales y municipales.
III.A efectos de conservación clasificada y ordenada del patrimonio archivístico del Estado Plurinacional de
Bolivia, las instancias establecidas en los incisos b) al e) del Parágrafo anterior, deberán remitir la
documentación archivada con una antigüedad igual o mayor a treinta y cinco (35) años, al Archivo y
Biblioteca Nacionales de Bolivia.
IV.Las instancias señaladas en el inciso f) del Parágrafo II del presente Artículo, podrán coordinar la remisión
de su documentación archivada con el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia.
ART.22
Art.24
(Archivos de las entidades públicas) Todas las entidades públicas del nivel central del
Estado, de acuerdo a su disponibilidad financiera, procurarán contar con un archivo
institucional con el objeto de resguardar la documentación institucional inactiva.

28. Decreto Supremo Nº 23934, 23 de diciembre de
1994
• https://www.lexivox.org/norms/BO-RE-DS23934.xhtml
REGLAMENTO COMÚN DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE
COMUNICACIÓN DE LOS MINISTERIOS
(RCP) Análisis in extenso

29. RESUMEN NORMATIVO EN LAS FASES DE LA ARCHIVISTICA
BOLIVIANA

30. PRINCIPIOS
• Copias legalizadas (testimonios)
• Certificaciones
• Copias simples
• Copias microfílmicas o fotografías
(digitalización)
• Fuerza probatoria del documento
auténtico y el testimonio
• Fuerza probatoria de las copias
microfílmicas o fotografías
SERVICIO FEDATARIO
CPE art. 106, Código civil art. 1311 LEY
2341
• Neutralidad
• Legalidad
• Rogación
• Inmediación
• Responsables del servicio fedatario
• Autoridad competente.
• Custodios de la documentación

31. Muchas Gracias por su atención