如何利用 Use Cases、狀態圖等工具做需求與業務分析

1. WWW 新生訓練
校內系統開發與分析
黃瑞安 2017

2. 如果你接了某個單位的案子，首先需達成需求共識
在開始寫程式之前，首先需要先要與對方開會討論達成需求規格的共識，直到有足夠
的信心了，就可以開始進行開發。
與對方討論的過程之中有下面這些工具或許可以幫助你們達成共識：
1. User Stories
2. User Scenarios
3. Use Cases
4. …
當然也不一定要用這些工具，也還有更多工具可以用，只要能達到共識就可以
以下用體育室場地借用系統的範例來介紹，可以如何做系統分析，以便達成共識。

3. 體育室的場地借用系統

4. 體育室的要求
1. 申請單要可以上傳多個企劃書
2. 使用者要可以看到他們提交的申請書狀態
3. 一個申請單中借用多個場地
4. 使用者再提交前要可以預覽申請單
5. 使用者要可以更方便的選取欲借用的場地
6. 主管要可以選擇是否上報上級主管審核
7. 審核時要可以看到申請單以及申請人的詳細資料
8. 體育室主管要能夠知道其他主管收到審核通知信了沒有，否則要打電話通知
9. 系統要能接上申請單的虛擬帳戶處理繳費
10. …
通常就是面對這樣雜亂的需求，要怎麼整理他們然後達成共識呢？

5. 使用者分析
第一個要做的分析通常就是先找出有哪些使用者會用這個系統，以及他們為什麼要
用這個系統。這樣子接下來的分析才會比較容易進行。
這個系統會有哪些使用者呢？
1. 學生、教職員
2. 各部門主管
3. 體育室管理員
這些使用者為什麼要用這個系統？
1. 學生、教職員需要租借體育室場地
2. 各部門主管需要來審核他們學生或職員的申請
3. 體育室管理員需要觀察申請的進度，必要時可以介入

6. User Stories
User Story 通常是條列式的陳述，表達使用者的身份、他能做得事情以及其原因
學生、教職員
1. 可以檢視哪些場地什麼時候可以借用
2. 可以以系所、部門名義提交場地借用申請
3. 可以查看他提出的申請單的進度
4. 可以取消場地申請
5. 可以申請退費
各部門主管
1. 可以查看哪些申請單需要他審核
2. 可以審核申請單
體育室管理員
1. 可以查看所有申請單
2. 可以取消進行中申請單

7. User Scenarios
Scenario 通常是表達使用者的使用情境
學生、教職員
1. 學生因為下個月要辦活動，需要跟體育室借用場地，所以進入場地借用系統查看
該時段場地是否可以借用，發現可借用後提交了申請。
2. 學生收到了信件通知說審核已經通過了，並依照信件中的連結進入系統取得繳
費信息。
3. 學生在繳完費的數小時後，收到通知繳費已成功，並依照信件中的連結進入系統
取得收據。
各部門主管
1. 主管收到信件說有借用申請需要審核，並依照信件中的連結進入系統審核
體育室管理員
1. 體育室管理員每天查看所有申請單進度時，發現有些主管一直沒有去審核申請
單，所以想打電話通知這些主管。
2. 管理員發現有些申請單因某些原因不能通過，故直接取消申請單。

8. Use Cases
Use Case 則是使用者使操作的詳細步驟
以學生提交借用申請單為例
1. 學生點擊 “場地借用” 按鈕，進入申請單填寫頁面
2. 填寫姓名、單位、電話、Email 以及活動基本資料
3. 點擊 “上傳計畫書” 按鈕，上傳多份計畫書
4. 勾選欲借用的場地
5. 選擇欲借用的時間範圍
6. 勾選其他場地
7. 選擇欲借用的時間範圍
8. 按 “下一步” 按鈕
9. 透過出現的申請表預覽，檢查是否有資料填錯，並確認金額是否正確
10. 按下 “送出”，畫面顯示申請單已成功建立，正在等待審核
11. 按下 “申請單狀態”，檢視剛剛提交的詳細資料與申請狀態

9. 流程圖
也可以試著畫畫流程圖，
這樣可以幫助思考一些細節
-> 場地借用流程圖

10. 狀態轉移
狀態轉移圖也是很好用工具
一樣也可以釐清細節
-> 申請書狀態轉移圖

11. 狀態轉移
狀態轉移圖也是很好用工具
一樣也可以釐清細節
-> 寄信通知狀態轉移

12. 狀態轉移
狀態轉移圖也是很好用工具
一樣也可以釐清細節
-> 場地時間狀態轉移

13. UI Mockup 或 Prototype
在整個流程與狀態都有比較詳細的了解之後
就可以試著間單做做看 UI Mockup 或 Prototype

14. 還有一些小細節
1. 如果系統上線後一個月，流程卻要改變怎麼辦？正在跑的申請書怎麼辦？
2. 是否需要紀錄狀態轉變？是否需要快照？
3. …
留到下次新生訓練囉，下次會繼續講資料表規劃～