1. 聯合勸募
數 位 應 ⽤用 輔 導 計 畫
數 位 應⽤用 基礎課程
G oo g le 試 算表整合信件發送
主 辦 單 位 ： 中 華社 會福利聯合勸募協會
執 ⾏行 單 位 ： 社 團法 ⼈人臺灣數位⽂文化協會

2. 前言
Google應⽤用服務
課程的⺫⽬目標
Google應⽤用服務(Google APP)為
藉由簡單的介⾯面介紹以及操作，讓
知名搜尋引擎公司Google⾕谷歌所提供
各位了解Google雲端硬碟當中的試算
之免費網路應⽤用程式，提供多種服
表操作，並整合網友開發之Gmail⼤大
務，包括信箱(Gmail)、即時通訊
量信件寄送程式，我們將會運⽤用肯納
(Gtalk)、視訊會議(Hangout)、
的會員資料表作為範例，讓各位實際
Google⾏行事曆等服務。
的練習發送準確的會員電⼦子信件。
本講義的學習⺫⽬目標：
登⼊入Google帳號與雲端硬碟
線上試算表設計會員資料表
多重篩選找出⺫⽬目標會員信箱
Mail Merge HD程式操作
Gmail介⾯面基礎操作
Google服務的優勢
設計批次發送會員電⼦子信
我們選⽤用Google的服務來進⾏行操
作 是 因 為 其 可 擴 充 之 彈 性 ， 運 ⽤用
Google App Script可在既有的服務中
運⽤用程式進⾏行整合，以本講義來說我
們練習運⽤用Google雲端硬碟建構線上
版的(Excel)試算表，再整合具有
Script的試算表與Gmail進⾏行⼤大量發
信。
-1-
容易遇到的問題
1. 信件合併的時候名稱合併失敗
2.沒有設定⽇日後練習⺫⽬目標導致今天
學的都忘光

3. 登入Google帳戶
1
登⼊入
1. 進⼊入「Google」⾸首⾴頁，右上⾓角尚未顯⽰示你的帳號申請姓名。
2.輸⼊入申請好之「電⼦子郵件」以及「密碼」。
註：如果電⼦子郵件為Gmail則可不⽤用輸⼊入「@gmail.com」
3
-2-

4. 建立線上「試算表」
雲端硬碟的主畫⾯面介紹
1.「建⽴立」按鈕：建⽴立⽂文件、簡報、試算表、表單、繪圖等等⽂文件
2.「上載」按鈕：上傳現有之Word、Excel、Power point等格式交由Google
代為轉檔成線上⽂文件，但表格，排版可能會有許多誤差。
3. 搜尋列：搜尋功能，Google三本柱（我亂講的，其他兩個我覺得是Gmail
跟Adsense）之⼀一，好好運⽤用，事半功倍，沒在⽤用.....我也不能強迫你⽤用XD
4. 「排序依據」按鈕：根據「上次修改時間」來檢視所有與我分享及⾃自⼰己擁
有的⽂文件列表。
5. 「設定」按鈕：調整「顯⽰示密度」到⾃自⼰己喜歡的設定。
6.星號標記：標記常⽤用⽂文件或者當做備忘錄使⽤用。
7.本⼈人擁有：完全掌握⽂文件權限控管。
8.所有項⺫⽬目：亂七⼋八糟的⽂文件。
9.⽂文件集（資料夾）：職務交接時的好幫⼿手，快速修改⼤大量⽂文件權限。
10.與我共⽤用的⽂文件集：不在⾃自⼰己掌控的⽂文件集，但可以檢視或修改⽂文件集內
的所有⽂文件。
-3-

5. 建立試算表
線上試算表的主畫⾯面介紹
1. 建⽴立表單：點選「建⽴立」後將會出現所有可
以建⽴立的⽂文件類型。
2. 點選「試算表」：開始建⽴立⼀一份試算表。
1
3. 點選「無標題的試算表」更改試算表名稱
2
4. 新增「欄位標題」：A1「諮詢編號」、
B1「學員編號」、C1「姓名」、D1「⾝身分證
字號」、E1「E-mail」...等等。
5.拖曳「凍結條」，設定凍結欄位：有兩條可
以控制橫的或者直的凍結欄位。
5
3
4
-4-

6. 設定「篩選器」
1
2
1.選取橫的第⼀一欄
2.開啟篩選器：點選「資料」選單內再點選「篩選器」
3.Boom，做完了！
-5-

7. 文件共用
1
1.取得⽂文件的⽅方式：⾃自⼰己
建之後分享給同事、要求同
事分享已經完成的⽂文件給你
2
2.在「新增使⽤用者」欄位
內輸⼊入遇共⽤用之⼈人的gmail信
箱 帳 ⼾戶 ， 對 ⽅方 就 可 以 在 其
Google雲端硬碟內看到此試
算表。
3.今天各位的練習檔案不
會成為正式的會員資料，我
們期待每位同仁都具備上線查閱⽂文件資料的能⼒力與概念。
-6-

8. Mail Merge HD信件批次發送程式
2
1.開啟網址 http://tinyurl.com/puncarmailmerge 或
http://www.labnol.org/internet/personalized-mail-merge-in-gmail/20981/
2. 點選「this spreadsheet」
-7-

9. 建立「副本」與「授權存取」
1.點 選 上 ⼀一 ⾴頁 的
This spreadsheet
後，點選「是，建
⽴立副本」
2.點 選 「 M a i l
M e r g e 」 內 的
「Start
Mail
1
Merge」
2
3
4
3. 點選「確定」
4. 點選「授與存取權」
-8-

10. 在Gmail中建構寄送郵件樣本
1
2
1. 進⼊入Gmail主畫⾯面，點選「撰寫」
2. 在郵件內⽂文或者標題中運⽤用 $%First Name% 作為控制碼，將樣本信件準
備好，包含放⼊入附件檔案等
3.「不要」按傳送，就這樣把信件儲存在草稿夾內。
-9-

11. 正式使用Start Mail Merge
2
1
1.預設有三欄可以⽤用作取代之⽤用：
First Name、Executive Name以及Meeting Date，為了避免出問題，我不建
議更改這些預設的名稱，就在寫mail的時候使⽤用控制碼$%First Name%、
$%Execute Name%、 $%Meeting Date%撰寫即可在後續的郵件中⾃自動代換。
另外Email Address則需填⼊入收件者的信箱，另外Mail Merge Status則是會顯⽰示
3
寄送狀況。
2.輸⼊入完相關資料也準備
好寄件樣本後，即可按下
Start Mail Merge。
3.在寄送前我們需選擇使
⽤用的信件樣本，另外可以⾃自
定寄件者姓名，另外最下⾯面
則是勾選是否寄送密件副本
給⾃自⼰己備份。
- 10 -