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3.
登入Google帳戶 1 登⼊入 1. 進⼊入「Google」⾸首⾴頁,右上⾓角尚未顯⽰示你的帳號申請姓名。 2.輸⼊入申請好之「電⼦子郵件」以及「密碼」。 註:如果電⼦子郵件為Gmail則可不⽤用輸⼊入「@gmail.com」 3 -2-
4.
建立線上「試算表」 雲端硬碟的主畫⾯面介紹 1.「建⽴立」按鈕:建⽴立⽂文件、簡報、試算表、表單、繪圖等等⽂文件 2.「上載」按鈕:上傳現有之Word、Excel、Power point等格式交由Google 代為轉檔成線上⽂文件,但表格,排版可能會有許多誤差。 3. 搜尋列:搜尋功能,Google三本柱(我亂講的,其他兩個我覺得是Gmail 跟Adsense)之⼀一,好好運⽤用,事半功倍,沒在⽤用.....我也不能強迫你⽤用XD 4.
「排序依據」按鈕:根據「上次修改時間」來檢視所有與我分享及⾃自⼰己擁 有的⽂文件列表。 5. 「設定」按鈕:調整「顯⽰示密度」到⾃自⼰己喜歡的設定。 6.星號標記:標記常⽤用⽂文件或者當做備忘錄使⽤用。 7.本⼈人擁有:完全掌握⽂文件權限控管。 8.所有項⺫⽬目:亂七⼋八糟的⽂文件。 9.⽂文件集(資料夾):職務交接時的好幫⼿手,快速修改⼤大量⽂文件權限。 10.與我共⽤用的⽂文件集:不在⾃自⼰己掌控的⽂文件集,但可以檢視或修改⽂文件集內 的所有⽂文件。 -3-
5.
建立試算表 線上試算表的主畫⾯面介紹 1. 建⽴立表單:點選「建⽴立」後將會出現所有可 以建⽴立的⽂文件類型。 2. 點選「試算表」:開始建⽴立⼀一份試算表。 1 3.
點選「無標題的試算表」更改試算表名稱 2 4. 新增「欄位標題」:A1「諮詢編號」、 B1「學員編號」、C1「姓名」、D1「⾝身分證 字號」、E1「E-mail」...等等。 5.拖曳「凍結條」,設定凍結欄位:有兩條可 以控制橫的或者直的凍結欄位。 5 3 4 -4-
6.
設定「篩選器」 1 2 1.選取橫的第⼀一欄 2.開啟篩選器:點選「資料」選單內再點選「篩選器」 3.Boom,做完了! -5-
7.
文件共用 1 1.取得⽂文件的⽅方式:⾃自⼰己 建之後分享給同事、要求同 事分享已經完成的⽂文件給你 2 2.在「新增使⽤用者」欄位 內輸⼊入遇共⽤用之⼈人的gmail信 箱 帳 ⼾戶
, 對 ⽅方 就 可 以 在 其 Google雲端硬碟內看到此試 算表。 3.今天各位的練習檔案不 會成為正式的會員資料,我 們期待每位同仁都具備上線查閱⽂文件資料的能⼒力與概念。 -6-
8.
Mail Merge HD信件批次發送程式 2 1.開啟網址
http://tinyurl.com/puncarmailmerge 或 http://www.labnol.org/internet/personalized-mail-merge-in-gmail/20981/ 2. 點選「this spreadsheet」 -7-
9.
建立「副本」與「授權存取」 1.點 選 上
⼀一 ⾴頁 的 This spreadsheet 後,點選「是,建 ⽴立副本」 2.點 選 「 M a i l M e r g e 」 內 的 「Start Mail 1 Merge」 2 3 4 3. 點選「確定」 4. 點選「授與存取權」 -8-
10.
在Gmail中建構寄送郵件樣本 1 2 1. 進⼊入Gmail主畫⾯面,點選「撰寫」 2. 在郵件內⽂文或者標題中運⽤用
$%First Name% 作為控制碼,將樣本信件準 備好,包含放⼊入附件檔案等 3.「不要」按傳送,就這樣把信件儲存在草稿夾內。 -9-
11.
正式使用Start Mail Merge 2 1 1.預設有三欄可以⽤用作取代之⽤用: First
Name、Executive Name以及Meeting Date,為了避免出問題,我不建 議更改這些預設的名稱,就在寫mail的時候使⽤用控制碼$%First Name%、 $%Execute Name%、 $%Meeting Date%撰寫即可在後續的郵件中⾃自動代換。 另外Email Address則需填⼊入收件者的信箱,另外Mail Merge Status則是會顯⽰示 3 寄送狀況。 2.輸⼊入完相關資料也準備 好寄件樣本後,即可按下 Start Mail Merge。 3.在寄送前我們需選擇使 ⽤用的信件樣本,另外可以⾃自 定寄件者姓名,另外最下⾯面 則是勾選是否寄送密件副本 給⾃自⼰己備份。 - 10 -
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