Min kurs om digital organisation

1. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
1

2. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Digital Organisation
2
PETER ÖDLING 29 APRIL 2013 – STOCKHOLM

3. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Innehåll
• Att förvalta en hemsida
• Något har hänt!
• Vilka krav ställer detta på vår organisation?
• Framtiden är här – och vad gör vi åt den?
• IT goes Digital
3

4. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
4

5. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Sid 5
Den klassiska modellen
Servers, databases
CM Platforms (EpiServer, WebSphere etc)
Templates, functions, web services
-
Graphic identity, communication policy
Organisation:
= Kommunikation
= IT
Internet Extranet Intranet
InfomasterWebmasterSystemägareWebb.-
redaktör

6. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Roller och ansvar i den klassiska modellen
6
Systemnivå
Konceptnivå
Redaktörsnivå
• Äger plattformen och relaterade system
• Ownership of platform and related systems
• Ansvarig för förvaltning och uppdatering
• Äger webbplatsens kommunikativa koncept och övergripande
användarupplevelse
• Innehållsansvarig (redaktör och chefredaktör)
• Skriva och publicera text och bild
• Underhålla och uppdatera text och bild
Adekvataarbetsprocesser

7. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Exempel på klassisk intranätorganisation
Sid 7
Text&BildText&Bild
Funktioner och tjänsterFunktioner och tjänster
Drift / IT miljöDrift / IT miljö
EPiServerEPiServer
Andra
intranät
Andra
intranät
Redaktionellt InnehållRedaktionellt Innehåll
IntranätsägarskapIntranätsägarskap
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Innehållsansvarig
funktionsområde Z
Innehållsansvarig
funktionsområde Z
Innehållsansvarig
funktionsområde Y
Innehållsansvarig
funktionsområde Y
HuvudredaktörHuvudredaktör
IntranätsansvarigIntranätsansvarig
Teknisk förvaltareTeknisk förvaltareUtbildningsansvarigUtbildningsansvarig
Innehållsansvarig
funktionsområde Q
Innehållsansvarig
funktionsområde Q
Tillhör publiceringsorganisationen

8. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Beskrivning av roller
Sid 8
Tillhör publiceringsorganisationen
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Redaktör
Informationsägare
funktionsområde Z
Informationsägare
funktionsområde Z
HuvudredaktörHuvudredaktör
IntranätsansvarigIntranätsansvarig
Teknisk förvaltareTeknisk förvaltare
Informationsägare
funktionsområde Q
Informationsägare
funktionsområde Q
UtbildningsansvarigUtbildningsansvarig
Informationsägare
funktionsområde Y
Informationsägare
funktionsområde Y
Redaktör:
•Skapar innehåll
•Matar in i EPiServer
•Anger sökord
•Anger hur länge informationen ska
vara tillgänglig
•Rapporterar till huvudredaktören
•Ingår i redaktionsrådet
Utbildningsansvarig:
•Användarstöd till redaktörer och
informationsägare
•Håller utbildningar i verktyg och
koncept
•Bildhantering
•Rapporterar till huvudredaktör
och intranätsansvarig
•Ingår i redaktionsrådet
Huvudredaktör:
•Äger innehållsstrategin
•Arbetar utifrån förvaltningsplanen
•Ansvarig för det redaktionella
arbetet, övergripande struktur,
presentation och startsida
•Rapporterar till chefen för Brand &
Communications
•Leder redaktionsrådet
Informationsägare:
•Lämnar information till redaktören
•Ansvarig för innehållet på sidorna
Roller för att säkra upp
verksamhetsmässig styrning

9. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Webbredaktörens dagliga utmaning:
Hur hantera besvärliga människor?
Webbredaktörens dagliga utmaning:
Hur hantera besvärliga människor?
Redaktionsråd
»Sammankallar och leder: Huvudredaktör
»Deltagare: Redaktörer och utbildningsansvarig
»Frekvens: 4 ggr/år
»Uppdrag:
• Erfarenhetsutbyte
• Diskutera frågor avseende gemensamt innehåll och funktioner
• Identifiera krav och önskemål hos redaktörer avseende
struktur, gemensamt innehåll samt gemensamma
tjänster/funktioner.
Redaktionsråd
»Sammankallar och leder: Huvudredaktör
»Deltagare: Redaktörer och utbildningsansvarig
»Frekvens: 4 ggr/år
»Uppdrag:
• Erfarenhetsutbyte
• Diskutera frågor avseende gemensamt innehåll och funktioner
• Identifiera krav och önskemål hos redaktörer avseende
struktur, gemensamt innehåll samt gemensamma
tjänster/funktioner.

10. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Webben som vi känner till den?
Egen Webbplats
KampanjwebbNyhetsbrev
Banner
RSS
Egna bloggar
Sökord
Bloggar
Wikipedia
Community
Widgets
Podcasting
On-line video
Sociala nätverk
Kataloger
Forum
Foto/musik/videodelning
Mikrobloggar
Skapa innehållSökmotorer

11. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Men var finns konversationen och påverkan?
Egen Webbplats
Kampanjwebb
Nyhetsbrev
Banner
Sökord
RSS
Bloggar
Wikipedia
Community
Egna bloggar
Widgets
Podcasting
On-line video
Sociala nätverk
Kataloger
Forum
Foto/musik/videodelning
Mikrobloggar
Skapa innehållSökmotorer

12. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Koppling mellan egna webbplatsen och övriga
internet blir viktig
Sökord
Bloggar
Wikipedia
Community
Widgets
Podcasting
On-line video
Sociala nätverk
Kataloger
Forum
Foto/musik/videodelning
Mikrobloggar
Skapa innehåll
Egen Webbplats
KampanjwebbNyhetsbrev
Banner
RSS
Egna bloggar
Sökmotorer

13. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Något har hänt!
13

14. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Just nu händer
det något:

15. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
- 1994 1994 - 2008 2008 -
Filer Sidor Strömmar
Foldrar Nätet Moln(et)
Skrivbord Länkar Taggar
Öppenhet
Användarbehov

16. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Data & kommunikation
som vi känner den:
Server
VPN
Inloggning
Delning och samarbete i
molnet
”Molnet” –
öppet eller
inloggat

17. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Livet efter PC:n?
May 2, 2013
17

18. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION

19. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION

20. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Personalisering - Mina verktyg och min information
Konsumentprodukter och
–tjänster är överlägsna de
som arbetsgivaren
erbjuder:
•Billiga eller gratis
•Lättanvända
•Inlärningen ökar kontinuerligt
genom användning
Exempel: Vcom 3D iPod/iPhone tolkstöd används av
US Armed Forces i Sudan och Afghanistan

21. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Innehåll och funktion flyter ihop
2 May 2013
21
• Situationsbaserad
försäljning kräver
att innehåll och
funktion utvecklas
samtidigt
• Kunder använder
olika plattformar i
olika hög
utsträckning på
olika marknader
vilket kräver
anpassning
• Situationsbaserad
försäljning kräver
att innehåll och
funktion utvecklas
samtidigt
• Kunder använder
olika plattformar i
olika hög
utsträckning på
olika marknader
vilket kräver
anpassning

22. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Nätverkande ökar nyttan
222, 2013
McKinsey Quarterly, 2011 Number 2

23. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
”Jag tar reda på” istället för ”Jag vet inte”
May 2, 2013
23
McKinsey Quarterly, 2011 Number 2

24. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Förr
Företaget
Företagets
budskap
Nu
Företaget
Kund-
budskap
Kund-
budskap
Kund-
budskap
Målgruppens död

25. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Några grundprinciper för Digital
Governance – och några exempel
2 May 2013
25

26. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Grundprincip 1:
Den digitala organisationens roller
Sid 26
SupportSupport RedaktionRedaktion
Management/
Riktlinjer
Management/
Riktlinjer
UtvecklingUtveckling

27. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Grundprincip 2:
Digitala processer
Sid 27
Digitala resurserDigitala resurser
Affärs- & verksamhetsresurserAffärs- & verksamhetsresurser
ManagementManagement
Linjeprocess – Redaktion, Support
Projektprocess – Affärsutveckling
Rapport
&
Analys
Rapport
&
Analys
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Användarnytta
och försäljning
Organisatorisk nytta &
kostnadseffektivitet

28. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Projektorganisationen
28
Styrgrupp
Referens-
grupp
Projektledare
Projekt-
grupp
Styrgruppen fattar beslut om
projektstart, projektavslut,
inriktning och budget
Projektledaren är föredragande i
styrgruppen och presenterar
projektets framdrift och underlag
för projektbeslut
Projektgruppen utför aktiviteter
enligt plan
Referensgruppen har
expertkunskaper inom de
områden som projektet är
tillsatt att lösa
Användar-
Grupp
Användargruppen har behov
inom de områden som
projektet är tillsatt att lösa

29. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Grundprincip 3:
Övergripande digitalt ansvar
Sid 29
Webbplatsen ägs av
den digitala
organisationen
Alla nivåer av
funktioner och
innehåll ingår i
ansvaret
InnehållInnehåll
ApplikationerApplikationer
IT-miljöIT-miljö
Plattformar/CMSPlattformar/CMS

30. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
10 digital management concerns
May 2, 2013
30
Digital Guiding PrinciplesDigital Guiding Principles
Formalization of AuthorityFormalization of Authority
Digital Governance FrameworkDigital Governance Framework
Digital PolicyDigital Policy
Digital StandardsDigital Standards
Digital Program ManagementDigital Program Management
Digital Product ManagementDigital Product Management
Digital Business MetricsDigital Business Metrics
Digital UsabilityDigital Usability
Digital AnalyticsDigital Analytics
Executives
Senior Management
Organizationally-savvy Senior
Management
Online Experts
Digitally Savvy Managers
Online Experts
Online Experts
Business Analysts

31. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Några olika infallsvinklar…
31

32. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Ansatser för att skapa funktioner och innehåll
Styrd ansats
Fördelar: kontrollerad, korrekt info
Nackdelar: ”hör” inte användarna,
envägskommunikation
Dynamisk ansats
Fördelar: Flexibel, ”wisdom of the masses”,
användarstyrd utveckling
Nackdelar: kontroll, exakthet, infoöverflöd
Kräver volym, måste släppa kontrollen, måste ha
rätt kultur
Redaktörer,
Administratörer
Aktiva användare

33. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Vad man vill uppnå definierar arbetssätt och styrning:
Sid 33
Styrd ansats
Dynamisk ansats
Arbetsverktyg Nyheter
Vad förväntar sig
användarna? Vilken
roll ska tjänsten
spela?
Vad förväntar sig
användarna? Vilken
roll ska tjänsten
spela?
Blogg
Tidning
Verksamhets-system
Community

34. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Organising social media in large enterprises
Corporate:
Corporate Social
Media Manager
Corporate:
Corporate Social
Media Manager
EmployeesEmployees
DK, SE, etc:
Social Media
Manager
DK, SE, etc:
Social Media
Manager
• Creator and owner of policies and guidelines
• Educating employees
• Develops, procures, and uses tools for social media
• Listening to and communicating with target groups
• Social Media-responsibility in own local organisation
• Responsible for acting in accordance with Corporate Social Media
Guidelines in own organisation – and adopting them to local
conditions
• Listening to and communicating with target groups
• Listening and communicating in
accordance to guidelines from Social
Media Manager
• Responsible for following Corporate
Social Media Guidelines

35. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Internet Banking - det traditionella synsättet
Gemensam användarupplevelse –
navigering, terminologi, look-and-feel
Extern webb Internetbanken
Guida användaren
genom ömsesidig
länkning
• Snabb uppdatering
• Aktuell
• Möjlighet till kreativ
varumärkesprofilering
• Ej personaliserad
• Långsam uppdatering
• Personaliserad
• Stor trafikvolym
• Snäva grafiska ramar

36. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
”Energibolagets” erbjudande-
paketering för användarnytta
•Info i realtid är den avgörande nyttan
•Ansvarig säljare ansvarar för alla kundtransaktioner och support – all
information går tillbaks till säljaren
•Säljaren ansvarar för behörigheten
•Säljaren kan i realtid se vilka kunder som är inne för tillfället
•Nyttobaserat värde – säljaren ansvarar för tjänstens prissättning – i relation till
hur viktig affären och kunden är
•Lika många olika paketeringar och priser som det finns kunder
”Ett nyhetsbrev kan ha väldigt olika värde för
olika kunder – bra att ha för en kund, medan
det för en annan är värt miljoner”

37. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Det moderna intranätet
Title of presentation >View>Header and FooterSid 37
Gemensam startsida
Sök, adressbok,
koncernnyheter
Affärsområdets permanenta
information
Semi-strukturerad
information.
Grupp, team,
projektsajter,
workspaces.
Användarprofil.
Blogg. Inlägg i
sociala flöden.
Verksamhetsstyrd taxonomi.
Ansvariga inom respektive
affärsområde
Verksamhetsstyrd taxonomi.
Ansvariga inom respektive
affärsområde
AdHoc ägande/ansvar
med inbyggt stöd för
livscykel och
versionshantering
AdHoc ägande/ansvar
med inbyggt stöd för
livscykel och
versionshantering
Den enskilde
användarens
ansvar
Den enskilde
användarens
ansvar
Organisation Innehåll

38. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Att styra med värderingar:
• Beskriva företagets förväntningar,
• Skapa trygghet och ge kraft till medarbetare,
• Beskriva varför det är så viktigt att lösa kundens problem i sociala
medier,
• Vägleda medarbetare hur man ska agera i sociala och digitala medier
Sid 38
Ju fler decentraliserade kundkontakter ett företag har,
desto viktigare blir den sociala mediepolicyn

39. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Öppenhet:
Sid 39

40. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Moderering:
Sid 40

41. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Värdeskapande:
Sid 41

42. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
IT goes Digital?
42

43. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Hur mycket IT kan man stoppa in i en
bil innan den upphör att vara en bil?
43

44. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
44
Är det dom här killarna som ska bestämma?

45. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
45
Vad ska IT-
avdelningen göra i
framtiden?

46. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Digitizing the Organisation:
2 May 2013
46
Gartner Symposium, Nov 2012
Overall
Corporate
Targets
• Growth
• Cost
Reduction
The Solution:
•Innovate
•Acting fast (agile methods)
•Close to the consumer
+
-
Companies* spending
86% of IT budget on
driving revenues by
digitizing increased
revenues by 7%
Companies** spending
20% of IT budget on
driving revenues by
digitizing decreased
revenues by 7% *= 500 companies
**= 1500 companies

47. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
The Lesson according to Gartner
1. It is all about Technology, not IT. Digitizing the business creates a
new role – 25% of all companies will have a ”Chief Digital Officer”
<3 years
2. Combine different technologies in order to reinforce company
performance and business model
3. Connect growth and costs by following consumer experiences
4. Act on mobile strategies
5. Get rid of organisational imbalances regarding processes, systems
and IT
2 May 2013
47
Gartner Symposium, Nov 2012

48. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Förvaltningsobjektet möter den nya världen
Sid 48
InnehållInnehåll
ApplikationerApplikationer
IT-miljöIT-miljö
Plattformar/CMSPlattformar/CMS
Nya roller och kompetenser:
•Digital kundinsikt
•Digital erbjudandeutveckling
•Digital omvärldsbevakning & -analys
•Digital Business Metrics
•Content Marketing
•SEO/SEM
•Earned Media
•Usability - UX
•Agilt metodstöd

49. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
Den digitala miljön?
Sid 49
ContentContent
ApplicationsApplications
IT EnvironmentIT Environment
Platforms/CMSPlatforms/CMS
Web SitesWeb Sites
ContentContent
ApplicationsApplications
IT EnvironmentIT Environment
Platforms/CMSPlatforms/CMS
Web SitesWeb Sites
ContentContent
ApplicationsApplications
IT EnvironmentIT Environment
Platforms/CMSPlatforms/CMS
Extranet/IntranetExtranet/IntranetDigital Marketing
Support
Digital Marketing
Support
Social Media
SEO/SEM
Digital Comm. Expertise
Digital Business Metrics
Usability
Platform/dev. Mgmt.
Digital Business Dev.
Content Marketing
Affärslogiken och kundernas
behov bestämmer var vi gör
skärningarna och lägger
tyngdpunkten
Affärslogiken och kundernas
behov bestämmer var vi gör
skärningarna och lägger
tyngdpunkten

50. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
…och ligger till grund för den organisations-
modell vi väljer:
50

51. BERGHS SCHOOL OF COMMUNICATION
51
Thank you!
Sincerely yours/Peter Ödling | @PeterOdling
+46730605500 | peter.odling@alenio.se
&
berghs.se, 08-57 550 00 | info@berghs.se |
@Berghs | facebook.com/berghssoc | berghs.se