Presentazione dell'area di conoscenza n. 10 - Gestione degli Stakeholders - PMBOK Versione 5

1. Gestione degli stakeholderGestione degli stakeholder
di progettodi progetto
PMBOK®
5th Edition
PMI ®
, CAPM ®
, PMP®
, PMBOK®
, OPM3®
sono marchi registrati di
proprietà esclusiva di Project Management Institute Inc.

2. PMBOK ®
5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it
 Nella versione 5 del PMBOK®
rappresenta un’area di conoscenza a sé stante
(nella versione 4 del PMBOK®
i processi erano integrati nella gestione della
comunicazione di progetto)
 Comprende i processi necessari ad identificare, pianificare, gestire e
controllare il commitment dal parte degli stakeholders coinvolti in un progetto
 Costituisce un’area di conoscenza particolarmente critica in tutte quelle
situazioni in cui il ruolo politico delle parti coinvolte può influenzare in modo
determinante le sorti del progetto
 E’ responsabilità del PM contribuire ad identificare gli stakeholders,
analizzarne le aspettative, il ruolo, il potere ed individuare le strategie di
gestione più opportune
Gestione degli stakeholders di
progetto

3. PMBOK ®
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Processi di gestione degli
stakeholders di progetto
 La gestione degli stakeholder di progetto prevede i
seguenti processi:
 Identificare gli stakeholders: individuare tutte le persone o
organizzazioni impattati dal progetto e documentare le informazioni
rilevanti rispetto ai loro interessi, coinvolgimento e impatto sul
successo del progetto.
 Pianificare la gestione degli stakeholders: analizzarne i
ruoli, il potere e l’impatto al fine di individuare le strategie di
gestione
 Gestire il coinvolgimento degli stakeholders: comunicare e
lavorare con gli stakeholder per raggiungere le esigenze e
occuparsi dei problemi quando capitano.
 Controllare il coinvolgimento degli stakeholders:
monitorarne in corso d’opera il livello di adesione agli obiettivi e
all’operatività del progetto nonché il consenso rispetto
all’andamento dei lavori adeguando le strategie alle esigenze che
emergono

5. PMBOK ®
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Identificare gli StakeholderIdentificare gli Stakeholder
 Il processo identifica tutte le persone o le organizzazioni impattati dal progetto.
 È critico per il progetto identificarli presto nel progetto ed analizzare i loro livelli
di interesse, aspettative, importanza ed influenza. Può essere sviluppata una
strategia per approcciare ogni stakeholder e determinare il livello ed il tempo
del coinvolgimento per massimizzare le influenze positive e mitigare gli impatti
negativi. La valutazione e la strategia conseguente dovrebbero essere riviste
durante l’esecuzione per adeguarle alle potenziali modifiche.
 La maggior parte dei progetti hanno un grande numero di stakeholder. Dato
che il PM ad poco tempo e deve usarlo con efficienza, questi stakeholder
dovrebbero essere classificati secondo i loro interessi, influenza e
coinvolgimento nel progetto. Per permettere al PM di focalizzarsi sulle
relazione necessari per assicurare il successo del progetto.

6. PMBOK ®
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Input per identificare gliInput per identificare gli
StakeholderStakeholder
 Project Charter: fornisce informazioni sulle parti interne ed esterne
coinvolte nel progetto od impattate (clienti, sponsor, membri del team,
gruppi e dipartimenti coinvolti e altre persone od organizzazioni)
 Documenti di approvvigionamento: se il progetto è il risultato di una
attività di approvvigionamento o si basa su un contratto, le parti di questo
contratto sono degli stakeholder chiave. Anche i fornitori vanno
considerati.
 Fattori ambientali aziendali:
 cultura dell’organizzazione o della società,
 standard governativi o di settore
 Asset dei processi organizzativi:
 Modelli di registro degli stakeholder
 Lesson Learned di progetti precedenti
 Registri degli stakeholder di precedenti progetti

7. PMBOK ®
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Strumenti e tecniche perStrumenti e tecniche per
identificare gli Stakeholderidentificare gli Stakeholder
 Analisi degli stakeholder: raccolta sistematica e analisi quantitativa e
qualitativa per determinare quali interessi dovrebbero essere inseriti nel
progetto. Identifica gli interessi, le aspettative e l’influenza degli stakeholder e
li relaziona allo scopo del progetto. Aiuta ad identificare le relazioni che
possono far leva sulla costruzione di coalizioni e potenziali partnership per
aumentare le chance di successo. L’analisi generalmente è strutturata in:
 Fase 1: identificazione degli stakeholder
 Fase 2: identificazione dell’impatto e classificazione
 Fase 3: valutazione delle reazioni
 Parere degli esperti: per assicurare un’ampia identificazione ed
elencazione degli stakeholder, il giudizio e l’esperienza dovrebbe essere
richiesto da gruppi ed individui con specifica formazione e conoscenza.

8. Griglia degli stakeholderGriglia degli stakeholder

9. PMBOK ®
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Output per identificare gliOutput per identificare gli
StakeholderStakeholder
 Registro degli stakeholder:
è il principale output e contiene
tutti i dettagli correlati con gli
stakeholder identificati, tra cui:
 Informazioni di
identificazione: nome, posizione
organizzativa, locazione, ruolo nel
progetto, informazioni di contatto:
 Informazioni di valutazione:
requisiti principali, maggiori
aspettative, influenza potenziale nel
progetto, fase del ciclo di vita con
maggior interesse;
 Classificazione:
interno/esterno,
sostenitore/neutrale/avverso, etc.

10. PMBOK ®
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Pag. 10
Pianificare la gestionePianificare la gestione
degli stakeholderdegli stakeholder
 Definizione del percorso metodologico seguito per definire, validare e
controllare l’ambito
 Definizione dei ruoli coinvolti nel piano di gestione dell’ambito
 Definizione degli approcci migliori per gestire il consenso e la
collaborazione da parte dei vari stakeholders

11. PMBOK ®
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Pag. 11
Input per pianificare laInput per pianificare la
gestione degli stakeholdergestione degli stakeholder
 Registro degli stakeholders
(contenuto nel Piano di
Project Management)
 Fattori ambientali aziendali
 Asset dei processi
organizzativi

12. PMBOK ®
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Pag. 12
Strumenti e tecniche per pianificareStrumenti e tecniche per pianificare
la gestione degli stakeholderla gestione degli stakeholder
 Parere di esperti : possono suggerire approcci innovativi oppure
soluzioni in situazioni critiche o in cui non esistono esperienze
pregresse.
 Riunioni di lavoro

13. PMBOK ®
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Pag. 13
Output di pianificare la gestioneOutput di pianificare la gestione
degli stakeholderdegli stakeholder
 Piano di gestione degli stakehoders (strategia di gestione
degli stakeholder): definisce un approccio per aumentare il
supporto e minimizzare l’impatto negativo degli stakeholder lungo
l’intero ciclo di vita del progetto. Include:
 Stakeholder chiave che possono significativamente impattare il progetto;
 Livello di partecipazione nel progetto desiderato per ogni stakeholder identificato;
 Gruppi di stakeholder e il loro management.

14. PMBOK ®
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Gestire il coinvolgimentoGestire il coinvolgimento
degli stakeholderdegli stakeholder
 Processo per comunicare e lavorare con gli stakeholder di progetto
per soddisfarne i requisiti ed la risoluzione di problemi.
 Comprende attività di comunicazione dirette verso gli stakeholder per
influenzare le loro aspettative, indirizzare gli interessi e risolvere i
problemi.
 Incrementa la possibilità che il progetto non risulti deviato rispetto al
programma prestabilito a causa di problemi non risolti con gli
stakeholder, migliora la capacità delle persone di operare
sinergicamente e limita le interruzioni nel corso dello svolgimento del
progetto.
 Il PM è in genere il responsabile per la gestione del coinvolgimento
degli stakeholder.

15. PMBOK ®
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Input di gestire il coinvolgimentogestire il coinvolgimento
degli stakeholderdegli stakeholder
 Registro degli stakeholder
 Strategia di gestione degli stakeholder: la comprensione
delle mete e degli obiettivi degli stakeholder viene usata per
determinare una strategia per gestire le loro aspettative.
 Piano di Project Management: contiene il piano di gestione
della comunicazione ed il piano di gestione degli stakeholders.
 Registro delle questioni: documenta e traccia la risoluzione
di problemi.
 Registro delle modifiche: documenta le modifica che
accadono durante il progetto.
 Asset dei processi organizzativi.

16. PMBOK ®
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Strumenti e tecniche per gestiregestire
il coinvolgimento degliil coinvolgimento degli
stakeholderstakeholder
 Metodi di comunicazione: identificati per ciascun stakeholder all’interno
del piano di gestione della comunicazione sono utilizzati per la gestione degli
stakeholder.
 Competenze interpersonali:
 Costruire fiducia
 Risoluzione dei conflitti
 Ascolto attivo
 Superrare la resistenza al cambiamento
 Competenze di gestione
 Capacità di presentazione
 Negoziazione
 Scrittura
 Parlare in pubblico

17. PMBOK ®
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Output di gestire il coinvolgimentogestire il coinvolgimento
degli stakeholderdegli stakeholder
 Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi :
 Cause delle questioni
 Ragioni delle azioni correttive scelte
 Lesson learned
 Richieste di modifica: al prodotto del progetto, anche azioni
correttive e preventive.
 Aggiornamenti al piano di Project Management: modifiche al
piano di comunicazione.
 Aggiornamenti ai documenti di progetto:
 Strategia di gestione degli stakeholder
 Registro degli stakeholder
 Registro delle questioni

18. PMBOK ®
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Controllare il coinvolgimentoControllare il coinvolgimento
degli stakeholderdegli stakeholder
 Processo di verifica del consenso e coinvolgimento degli stakeholders
 Comprende attività di comunicazione dirette verso gli stakeholders
 Incrementa la possibilità che il progetto non risulti deviato rispetto al
programma prestabilito a causa di problemi non risolti con gli
stakeholders
 Il PM è in genere il responsabile del controllo del coinvolgimento degli
stakeholders

19. PMBOK ®
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Input di controllare ilil
coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder
 Piano di Project Management: contiene la strategia di
gestione degli stakeholders ed il registro degli stakeholders
 Registro delle questioni: documenta e traccia la
risoluzione di problemi.
 Dati sulle prestazioni di progetto
 Documenti di progetto.

20. PMBOK ®
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Strumenti e tecniche per controllare ilcontrollare il
coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder
 Parere di esperti
 Tecniche di analisi
degli stakeholders
 Sistema Informativo
di Project
Management
 Riunioni

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Output di controllare ilcontrollare il
coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder
 Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi :
 Cause delle questioni
 Ragioni delle azioni correttive scelte
 Lesson learned
 Richieste di modifica: al prodotto del progetto, anche azioni
correttive e preventive.
 Informazioni sulle prestazioni
 Aggiornamenti al piano di Project Management: modifiche al
piano di comunicazione.
 Aggiornamenti ai documenti di progetto:
 Strategia di gestione degli stakeholder
 Registro degli stakeholder
 Registro delle questioni

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Gestione degli stakeholder eGestione degli stakeholder e
Comunicazione di ProgettoComunicazione di Progetto

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