Globaalit megatrendit, tietotyön murros, uudet työtavat, monitilaratkaisut, toimistosta kohtauspaikka, kestävä kehitys, monialainen suunnittelu, työympäristöjohtaminen. Case Google, Tekes, Design Factory, Network Oasis. Päivi Hietanen 2011

1. 04/05/2011
Esityksessä on 3 keskeistä teemaa
-työympäristöihin vaikuttavat tekijät ja murros tänään
-millaisia tiloja tänään pitäisi rakentaa, jotta ne vastaavat huomisen
haasteisiin?
-miten tulevaisuuden työympäristöt tulisi suunnitella?
1

2. 04/05/2011
Globaalit megatrendit
-tulevaisuustutkijoiden mukaan on tunnistettavissa 5 globaalia
megatrendiä
-nämä ja niistä johtuvat lukuisat muut tekijät ja ilmiöt vaikuttavat
työympäristöihin sekä yksityisellä että julkisella sektorilla
2

3. 04/05/2011
Teknologiamurros
-kenties eniten työympäristöihin vaikuttaa teknologiamurros – uudet
teknologiat muuttavat työtapoja, viestintää ja tiedonhallintaa
-tieto ja työ on hajautunut virtuaalisiin verkkoihin: työskentelemme
virtuaalitiimeissä, sosiaalinen media valtaa alaa
-uudet teknologiat muuttavat myös valtion virastojen asiakaspalvelua –
sähköiset palvelut kansalaisille yleistyvät (esim. verohallinto), ja asiakkaita
palvellaan monikanavaisesti
-mobiiliteknologia on vapauttanut työn ajasta ja paikasta, työ on tullut
myös kotiin
-virtuaalitilasta on tullut oleellinen osa arkea ja vapaa-aikaa
3

4. 04/05/2011
Teknologiamurros on synnyttänyt ja mahdollistanut uusia työn muotoja
-etätyö = työantajan kanssa sovittu työ varsinaisen työpaikan ulkopuolella
-etätyön muotoja ovat kotona tehtävä etätyö, liikkuva etätyö ja työskentely
etätyökeskuksissa. Suomi on tässä Euroopan kärkimaita, etätyö on
seitsenkertaistunut vv. 1990 -2008. Etätyötä teki v. 2009 15 % kaikista
palkansaajista. Yleisintä etätyö oli - hiukan yllättäen - valtiosektorilla, jossa
etätyöntekijöitä oli palkansaajista joka viides
-liikkuva työ tapahtuu päätyöpaikan ja kodin ulkopuolella, kuten
liikematkoilla, kenttätyössä tai asiakkaiden tiloissa - liikkuvaa työtä tekee jo
66% palkansaajista
-monipaikkainen työ on uusin käsite: työskentely tapahtuu monissa eri
paikoissa päätyöpaikan ulkopuolella, virtuaalivälineiden avulla
-monipaikkaisesti kertoo työskentelevänsä jo 40 % palkansaajista
-liikkuvaan ja monipaikkaiseen työhön liittyy käsite työn ”kolmannet
paikat”: näitä ovat kahvilat, hotellit, lentokentät, puistot, kulkuvälineet –
koko julkisesta kaupunkitilasta on tullut työnteon näyttämö
-dWork-tutkimushankkeen mukaan tietotyöläinen tekee työtä jopa 30
fyysisessä paikassa
-liikkuvassa ja etätyössä korostuu itsensä johtaminen työssä
jaksamiseksi ja työn ja muun elämän yhteensovittamiseksi
4

5. 04/05/2011
Tietotyön käsite
-tietoyhteiskunnassa tuotamme tavaroiden ja hyödykkeiden sijasta tietoa
-tietotyö tarkoittaa asiantuntijoiden tekemää vaativaa käsitteellistä työtä,
jossa tietoa tuottamalla, jalostamalla ja yhdistelemällä synnytetään
monimutkaisia aineettomia ja aineellisia tuotoksia
-tietotyölle on ominaista ”moniajo”, moniprojekti- ja monitiimiympäristöt
sekä kompleksisuus: vaativat asiakokonaisuudet edellyttävät monialaista
yhteistyötä yli rajojen
-osaamista haetaan myös verkostoista (verkostojohtaminen)
-ProWork-tutkimushankkeen mukaan puolet tietotyöstä on yksilö-, puolet
ryhmätyötä – tietotyö sisältää siis sekä rutiinitehtäviä että innovointia
5

6. 04/05/2011
Työympäristö
-tietotyötä tehdään erilaisissa ”moodeissa”
-tyypillistä on, että työpäivä koostuu erilaisista vaiheista, joista yhä
harvempi vietetään oman pulpetin ääressä
-työympäristöllä ei ole yksiselitteistä määritelmää markkinoilla
-työympäristö muodostuu kaikista niistä fyysisistä, virtuaalisista ja
sosiaalisista tiloista ja paikoista, joissa työtä tehdään, työympäristö on
tilojen ja paikkojen mosaiikki. Työympäristöön liittyvät myös
kokemukselliset tekijät, kuten asiakaskokemus ja tilan elämyksellisyys
6

7. 04/05/2011
Mitä tietotyön murroksessa tapahtuu tiloille?
-työpisteiden käyttöasteet laskevat – ne ovat mittausten mukaan
keskimäärin enää noin 40% sekä yksityisellä että julkisella sektorilla - niin
virastoissa, ministeriöissä, tutkimuslaitoksissa kuin yliopistoissakin
-käyttöasteella tarkoitetaan sitä aikaa, jonka tila on työpäivän 8 tunnista
käytössä
-tapahtunutta murrosta ei ole vielä kaikissa organisaatioissa tunnistettu,
saatikka että liikkuvaa ja monipaikkaista työtä osattaisiin tietoisesti tukea
7

8. 04/05/2011
- kiinteistöt kuluttavat 30% primaarienergiasta ja tuottavat 40% Suomen
C02-päästöistä
- toimitilat muodostavat vain 10% tietotyöorganisaation kiinteistä
kuluista, mutta niiden ilmastovaikutus on merkittävä: tilat voivat
aiheuttaa jopa 70 % organisaation ilmastovaikutuksesta
8

9. 04/05/2011
Mistä organisaation hiilijalanjälki muodostuu? => Tilat, matkustaminen,
paperin ja laitteiden kulutus
-esim. Tekesillä suurin hiilikuorma muodostuu mittauksen mukaan
mannertenvälisistä lennoista
-joka sektorilla voidaan parantaa: ratkaisuja video- ja virtuaalineuvottelut,
etätyön ja monipaikkaisen työn tukeminen, sijainti ja julkinen liikenne,
tilojen energiatehokkuus, tilatehokkuus
- yksi keskeinen kysymys on paljonko tilaa tarvitaan
9

10. 04/05/2011
Demografiamuutos
-eläköityminen tyhjentää virastoja, tuhansia työpaikkoja katoaa
työmarkkinoilta, työikäisen väestön määrä vähenee 17 000 hengellä
vuodessa
-tilatarve valtiolla pienenee eläköitymisen myötä helposti jopa 500 000 m2,
ja kilpailu osaajista kasvaa
-työelämässä on yhtäaikaisesti 4 sukupolvea, joiden odotukset, tarpeet ja
kyvyt ovat erilaiset
-millaisia tiloja tänään tulisi suunnitella, jotta kaikkien sukupolvien tarpeet
tulevat huomioiduksi?
- uudet tulijat ovat joka tapauksessa diginatiiveja – mitä heistä tiedetään?
10

11. 04/05/2011
11

12. 04/05/2011
Millaisia tiloja tänään pitää suunnitella, jotta ne vastaavat tämän päivän ja
huomisen haasteisiin?
12

13. 04/05/2011
-työympäristömurroksen 1. vaihe on käynnissä
-puhtaasti yksilötyön tarpeisiin rakennetut, hierarkiaa tukevat koppikonttorit
ja tilakulttuurit ovat väistymässä: ne eivät tue uusia työnteon tapoja,
kohtaamisia ja yhteistyötä
13

14. 04/05/2011
-hallimaiset avotilat eivät tue uutta työtä nekään – monimuotoinen ja
monipaikkainen tietotyö tarvitsee tuekseen tilojen kirjon
-yleistymässä ovat sekä yksityisellä että julkisella sektorilla
monitilaratkaisut, joissa tarjotaan tiloja tietotyön eri vaiheisiin
-suunnittelun pohjana on toiminnan luonne ja työprofiilit – ei status ja
hierarkia
-monitilaratkaisujen etuja ovat joustavuus muutoksissa, avoimuus,
parantunut tiedonkulku ja vuorovaikutus - muutoksen läpivieneet asiakkaat
eivät palaisi vanhaan
-monitila-ajattelu on uusi käsite - yksilöllä on käytettävissään koko kerros
14

15. 04/05/2011
-kun liikkuvuus lisääntyy, mobiiliratkaisut yleistyvät: kaikki eivät enää
tarvitse omaa työpistettä
-kun yksilötyön voi tehdä missä vain, tulee työpaikasta kohtauspaikka,
jonne tullaan tapaamaan kollegoita ja innovoimaan
-siten päätoimipaikan rooli muuttuu: siitä tulee yrityksen brändin rakentaja
ja ilmentymä ja alusta innovaatioille, yhteisöllisyydelle ja
yhteenkuuluvuudelle
-työympäristömurroksen seuraava vaihe on se, että monipaikkaista työtä
tukemaan rakennetaan tietoisesti monipaikkaisia työympäristöjä, paikkojen
verkkoja, joita virtuaalitila yhdistää, ja joita johdetaan – työ tehdään siellä
missä se on mielekkäintä
15

16. 04/05/2011
Uudet teemat tulevat
-elämystaloudessa imagon ja brändien merkitys kasvaa
-myös tilan tulisi tukea haluttua imagoa
-valtaosa tämän päivän yrityksistä asuu anonyymeissä,
mitäänsanomattomissa tiloissa – jokainen tila kuitenkin viestii
organisaatiosta, ja tämä viesti voi olla sattumanvarainen tai tietoisesti
rakennettu
-entä millainen on ”tv:stä tuttu valtion virasto”? – tätä imagoa olisi varaa
kirkastaa
-työympäristöt suunnitellaankin tukemaan organisaation arvoja ja
tavoitemielikuvaa - tila tukee työnantajakilpailukykyä ja uusrekrytointia,
asiakaskokemus nousee keskiöön
-elämystaloudessa innovaatiot ovat kilpailuetu – myös luovia
ryhmätyöprosesseja tukevat konseptit yleistyvät
16

17. 04/05/2011
Työvoima ikääntyy
-millainen tila tukee fyysistä, henkistä, sosiaalista hyvinvointia?
-työhyvinvointi on muutakin kuin hyvä työtuoli, ergonomia tai toimiva
työterveyshuolto – tila voi tukea erilaisia mielentiloja ja työvaiheita ,
kohtaamisia, oppimista ja hiljaisen tiedon siirtymistä sekä liikkumista -
työpaikoille tulee liikkumaan aktivoivia elementtejä
-eräässä virastossa sairaspoissaolot vähenivät mittavan peruskorjauksen
ja tilamuutoksen jälkeen, mikä on tilan merkitys tässä?
-hyvinvointi ja terveys on ollut teemana esim. hyvinvointirakentamisessa ja
terveydenhuollossa, se pitäisi nyt ottaa teemaksi kaikkien työympäristöjen
suunnittelussa
-tämä on alue, jolla tarvitaan lisää tutkimusta
17

18. 04/05/2011
Työympäristöön liittyvät myös virtuaalitilat ja virtuaaliset kohtaamiset
-fyysiset ja virtuaaliset tilat yhdistyvät: kohtaamisia siirtyy 3D -
virtuaalimaailmoihin, joihin liitytään omilta koneilta, mistä vain esim.
avatarina
-virtuaalikokoukset kollegoiden välillä yleistyvät, päätteeltä nähdään
kollegan läsnäolo ja työmoodi
-kuka suunnittelee ja brändää nämä virtuaalitilat – olisiko tässä
liiketoimintamahdollisuuksia arkkitehdeille ja designereille?
-entä rakennetaanko valtiolle kohta oma saari Second Lifeen?
-tai: ketkä tarjoavat tilapalveluja virtuaalimaailmoissa?
18

19. 04/05/2011
Ilmastonmuutos
-rakentamisen normiohjaus kiristyy, energiatehokas ja kestävä
rakentaminen yleistyy
-Euroopassa uudisrakennukset tuottavat jo enemmän energiaa kuin
kuluttavat ja myyvät ylimääräistä sähköä verkkoon
-suurin haaste on kuitenkin olemassa oleva rakennuskanta
-ennen kuin uutta rakennetaan, käytetään olemassa oleva tila paremmin,
ja vanhoihin kuoriin syntyy uusia tilakonsepteja
-työympäristö nähdään yhteisenä resurssina, ja hiilijälkeä aletaan johtaa
19

20. 04/05/2011
Hiili on tullut myös kaavoitukseen, ja kaupungit mittaavat hiilijälkensä
-vähähiiliset kaupunginosat ja ekologinen elämäntapa yleistyy – oleellista
on toimintojen sekoittaminen
-asuinalueille syntyy toimistohotelleja, videoneuvottelupalveluja,
etätyökeskuksia
-viime aikoina on Suomessa nähty moniammatillisten suunnittelukilpailujen
nousu: esimerkkejä Low2No, Sitran hiiletön kaupunkikortteli Jätkäsaareen,
Riihimäen Peltosaari, Sipoo
-ratkaistavat kysymykset ovat yhä kompleksisempia – esim. Low2No ei
etsinyt suunnitteluratkaisua vaan suunnittelustrategiaa, mittareita ja
moniosaajatiimiä hiilettömän kaupunkikorttelin suunnitteluun ja
toteutukseen
20

21. 04/05/2011
Esimerkkejä innovatiivisista ympäristöistä
-Google on yksi halutuimpia työnantajia tällä hetkellä: rekrytointitilanteessa
jopa 75 000 työhakemusta viikossa
-globaali toimija, voittanut Paras Työpaikka- kilpailun USAssa ja briteissä
-Googlen markkina-arvo on 190 miljardia dollaria (vrt. Nokia 26 MRD,
Apple 250 miljardia dollaria)
-Googlen tavoitteena on palkata parhaat osaajat ja antaa näille
mahdollisuus luoda jotain ennennäkemätöntä
-työympäristöstrategia: arvoja monikulttuurisuus, monimuotoiset ja
luovuutta tukevat tilat, koiria, lapsia ja laavalamppuja, hierontatuoleja,
biljardipöytiä ja liikuntamahdollisuuksia, ilmainen luomu-/lähiruoka,
päivähoitopalvelut…
-tiimit sisustavat tilansa itse
-20% sääntö: päivän viikosta saa tehdä ”omiaan”, esim. pelata ja
verkottua
-Google lahjoitti työntekijöilleen polkupyörät edistääkseen työhyvinvointia
ja ympäristöarvoja
-Googlen mukaan ideat syntyvät missä vain – siten kiinnityspintoja ja
tussitauluja on joka puolella
-ihminen on visuaalinen olento – tarvitaankin elementtejä, jotka tekevät
aineettoman tietotyön ideat ja aikaansaannokset näkyviksi
21

22. 04/05/2011
-kotimainen Network oasis on toimistohotellikonsepti Joensuun
tiedepuistossa, 1200 m2: tilasta maksetaan käytön mukaan
-on monitila – erihenkisiä tiloja eri työmoodeihin, kokouksiin,
verkottumiseen, juhliin; saleja, eriluonteisia kokoustiloja, vetäytymistiloja,
olohuone, keittiö, sauna, myös lepo/yöpyminen mahdollista
-jokaisen tilan taustalla on tarina
-filosofia; serendipity (”onnekkaat kohtaamiset ja sattumat”),
monimuotoisuus, verkottuminen
-tukena GLOW-yhteisötyökalu: softa, joka verkottaa työntekijöitä (”skill ja
will”)
-tavoitteena laajentuminen globaaliksi
22

23. 04/05/2011
-esimerkki korkeakoulupuolelta; yksi Aallon kolmesta Factorystä
Otaniemessä, perustettu 2008
-työ- ja oppimisympäristö, jossa opiskelijat, tutkijat, opettajat ja yritykset
saman katon alla
-Design Factoryn tavoite on luoda intohimoista, opiskelijakeskeistä
oppimiskulttuuria Aaltoon ja tukea tuotekehitystä, ruokkia innovaatioita ja
poikkitieteellistä yhteistyötä - open innovation policy
-joustava monitila – erihenkisiä tiloja eri työmoodeihin, 3000 m2, avoinna
24/7
-opetus- ja tiimitiloja, protopajoja, yritystiloja, tapahtumakeidas, Design
Factory vuokraa protopajoja ja muita tilojaan myös erilaisiin tilaisuuksiin
-virtuaaliyhteydet ja –projektit eri puolille maailmaa
-tila on käyttäjien itsensä suunnittelema ja toteuttama, moniosaajatiimin
yhteiskehittelyn tulos
23

24. 04/05/2011
-monilla globaaleilla teknologiayrityksillä on jo työympäristökonseptit
(Nokia, HP, Microsoft), joilla ohjataan kaikkien toimipisteiden suunnittelua,
toimintamallia ja käyttöä, myös ympäristöasiat mukana
-ajattelutapa on tullut nyt myös valtiolle – kehitetään
työympäristökonsepteja monistettavaksi koko toimipisteverkkoon
-esimerkkinä Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu: yhteiskehittelymallilla
luotiin toiminnallisesti, visuaalisesti, tilarakenteeltaan ja
asiakaskokemukseltaan yhtenäinen toimipisteverkko
-kokemuksia kerättiin pilotista ja konsepti toteutettiin 36 toimipisteeseen eri
puolella Suomea
24

25. 04/05/2011
Suurinta tiikerinloikkaa valtiolla työympäristöratkaisuissa on ottamassa
Tekes
-Tekesin tavoitteena edelläkävijyys ja monikanavainen asiakaspalvelu
-v. 2010 toteutettiin osallistava monialainen kehitysprojekti:
poikkitieteellisissä työpajoissa teemoina asiakaspalvelu, sisäiset prosessit,
HR ja yhteiskuntavastuu sekä monipaikkainen työ, kestävä kehitys, eri
työntekijäsukupolvien tarpeet
-henkilöstökyselyn mukaan valtaosa haluaa tehdä liikkuvaa työtä, 8% on
jo valmis monipaikkaiseen työhön ilman omaa nimettyä työpistettä
-henkilöstön aamukahvit ja johdon pitämä blogi olivat tärkeä osa projektin
viestintää
25

26. 04/05/2011
Tekesissä tunnistettiin 3 työprofiilia, joille määriteltiin erilaiset
työympäristöratkaisut
26

27. 04/05/2011
Liikkuvaa ja monipaikkaista työtä tekevillä on jaetut työpisteet ; erityisesti
verkottujilla panostettava ICT-tarpeisiin, työssä jaksamiseen,
yhteenkuuluvuuden tunteeseen ja johtamiseen
27

28. 04/05/2011
-Tekesin tilankäyttö tehostuu ratkaisun myötä tuhansia neliöitä ja
toimitilojen aiheuttama hiilikuorma pienenee merkittävästi
-llmastotalkoissa energiatehokas rakentaminen ei kuitenkaan yksin riitä, ja
keskustelun painopiste onkin nyt liikaa teknisissä ratkaisuissa– aivan
oleellista on myös se, millaista tilaa rakennetaan ja miten tilaa käytetään
-kestävin työympäristö syntyy sekä parantamalla kiinteistön
ympäristösuoriutumista että luomalla älykkäitä, hyvinvointia tukevia
tilakonsepteja
28

29. 04/05/2011
-Tekes-projektissa luotiin myös malli työympäristön johtamiseksi – se
tarkoittaa HR-, ICT- ja tilahallinnon yhteistyön johtamista työhyvinvointia ja
tuottavuutta tukevien ratkaisujen kehittämiseksi
-Tekesissä perustettiin ”WPM-tiimi”, jonka toimeenpanovastuu on talous-
/hallintojohtajalla
-poikkitieteellinen foorumi kehittää ja raportoi johtoryhmälle, laatii
vuosisuunnitelman
-tunnistettiin kehittämiskohteet ja määriteltiin työympäristöjohtamisen
mittarit teemoina tilat, ympäristö, asiakas, prosessit, henkilöstö, ICT, ja
palvelut
Mikä näille projektiesimerkeille on yhteistä? monimuotoisuus, visuaalisuus,
yhteiskehittely, kokonaisvaltainen panostus työntekijän hyvinvointiin ,
virtuaalitilat – ja vahva visio
29

30. 04/05/2011
30

31. 04/05/2011
Työympäristöjä ei suunnittele mikään yksittäinen ammattikunta
- monialainen lähestymistapa edellyttää moniosaamista ja
moniammatillisia tiimejä
- projektinjohtajaksi tarvitaan integraattori, jolla on riittävä ymmärrys
kaikista osa-alueista – samanlainen henkilö tarvitaan myös asiakkaan
puolelta
-mikä on arkkitehdin rooli kuvassa? tiimin jäsen vai vetäjä?
-Suomeen on syntynyt työympäristökehittämisen osaamisalue ja ala on
kasvanut ja kehittynyt viime vuosina, mutta akateemista oppituolia ei vielä
ole
31

32. 04/05/2011
Työympäristökehittämisessä osallistava suunnittelu oleellista
-asiakkaiden ja henkilöstön osallistaminen ja voimauttaminen
työympäristömuutoksessa: yhteiskehittely, artefaktit ja yhteiset
merkityssisällöt, tarinat ja organisaation historia tuodaan näkyväksi
-crowdsourcing, sosiaalinen media yleistyy tiedonkeruun ja kehittämisen
välineenä - esim. kansalaiset kommentoivat suunnittelukilpailuja
-myös kaupungeissa havaittavissa uudenlaisen yhteisöllisyyden nousua–
esimerkkejä Peltosaaren Parlamentti ja Herttoniemen ruokarinki
(asukkaille oma pelto ja personal farmer)
32

33. 04/05/2011
Valtiolla monipaikkaisen työn ja tilamuutosten esteitä ovat tietoturva,
lainsäädäntö (esim. tiedonhallinta/arkistointi), kellokortit, ICT,
matkustuspolitiikka..
-suurin haaste ovat kuitenkin asenteet: ei niinkään uuden luominen mutta
vanhasta luopuminen ja totutusta poisoppiminen
-muutoksen tueksi tarvitaan mitattua dataa työympäristöistä,
työympäristötutkimusta, osallistavaa suunnittelua, viestintää työtapojen
murroksesta ja tilojen merkityksestä, jota ei ole vielä laajasti ymmärretty
-työtavat ovat murroksessa ja kilpailu osaajista kiristyy: jos tilat nyt
rakennetaan tukemaan eilisen työtapoja, saatetaan tehdä hallaa
tulevaisuuden kilpailukyvylle
- työelämässä käynnissä oleva sukupolvenvaihdos pitäisikin nähdä
mahdollisuutena uudistaa tilakulttuuria - kestävästi
33

34. 04/05/2011
34