Ppt-presentation från Acandos temadag 20081111 - Strategisk IT; Project Portfolio Management och Enterprise Architecture realiserar förändringar. Talare: Åsa Lindström och Magnus Dahlbäck, Acando

1. Inledning
Åsa Magnus
Lindström Dahlbäck
Vad har EA och PPM gemensamt?
Vilken nytta kan uppnås genom att “förena” EA och PPM?
Hur förenar vi EA och PPM?
Hur ser det ut på företag idag (EA, PPM och EA/PPM)?
1 © Acando AB 2008-11-13

2. Agenda
● Vad har EA och PPM för gemensamma mål?
● Vad är EA?
● Vad är PPM?
● Hur förenar vi EA och PPM?
2 © Acando AB 2008-11-13

3. VI HAR MÅL MED HUSET...
Ett större hus!
Ökat marknadsvärde!
Minskad driftskostnad!
KONCERNARKITEKTUR
VI BEHÖVER ANPASSA HUSET TILL FRAMTIDENS BEHOV..
Hur ser det ut
Hur är VA-stammarna dragna? idag, hur ska det
Vilket material är innerväggarna gjorda av? se ut i morgon och
Hur stort är huset?Vilka väggar är bärande?
hur genomför vi
Får vi bygga balkong? Vilket vädersträck står huset?
I
förändringarna?
Vilka färger är fasaderna på våra grannars hus målade i?
PPM
VI HAR PLANERADE FÖRÄNDRINGAR FÖR HUSET...
Bygga balkong
Ökar en ny balkong marknadsvärdet? Vilka investeringar
Byta VA-stammar Har vi råd med nya VA-stammar? ska vi göra och
Måla om fasad Har vi tid att måla själv?
Vem ska göra vad? varför just dessa?
Nya köksluckor Är det viktigare med en balkong än ett sovrum?
Nya golv Vad gör vi om de nya golven blir försenade?
© Acando AB

4. Vilka är våra intressenter och vad är deras mål?
Företagsledning
Linjechef quot;Koll på lägetquot;, bättre kontroll och riskhantering
“Rätt beslut”, medvetna beslut baserade på korrekt fakta
Systemägare
Uppfylla strategiska mål
Projekt-
portföljägare
Ökad affärsnytta, effektivare verksamhet och IT
Arkitekt Effektivare planering och genomförande av projekt
Projektledare
Projektmedlem
Arkitektur och projektportföljhantering har samma mål
Olika intressenterna ser olika aspekter av målen
11/13/2008
4 © Acando AB
|

5. Intressenterna ställer frågor utifrån sitt perspektiv
Följer våra Hur stödjer IT På vilka grunder Hur är fördelas
satsningar vår mina mål och prioriterar vi mellan budgeten mellan
strategi? strategier? projekt? processerna?
Företagsledning Projektport-
Vilket följägare
Hur är Följer projekten Är vi på väg mot
kompetensbehov arkitektur- vår önskade
beläggningen, nu
finns? regelverket? målbild?
och framåt?
Linjechef Arkitekt
Vilka projekt Pågår andra
Hur är fördel- Hur prioriterat
påverkar mina projekt som rör
ningen utveckling är mitt projekt?
system? samma objekt?
och förvaltning?
Systemägare Projektledare & projektdeltagare
Tillsammans svarar arkitekturen och projektportföljen på dessa viktiga
verksamhetsfrågor
5
© Acando AB

6. Samspel mellan verksamhet och IT
VERKSAMHET
Lagkrav
Målbild och nuläge
IT-förbättringar
Verksamhetsförbättringar
Målbild
Strategi
IT ARKITEKTUR
Målbild och nuläge
© Acando AB 6

7. Agenda
● Vad har EA och PPM för gemensamma mål?
● Vad är EA?
● Vad är PPM?
● Hur förenar vi EA och PPM?
7 © Acando AB 2008-11-13

8. Huset som saknade en arkitekturstyrning
Winchester Mystery House
Varje rum är ritat individuellt utan hänsyn till huset i övrigt.
Arkitekt saknades.
8 © Acando AB

9. Ett tydligt nuläge och målbild för arkitekturen
Vi behöver en
gemensam
…som både IT och bild…
verksamheten
förstår..
Verksamhet – processer, organisation
Information – begrepp, … som också
informationsmodeller
Teknik – applikationskartor och visar vad vi vill
infrastrukturkomponenter uppnå…
© Acando AB

10. Vad krävs för effektiv arkitekturstyrning?
VAD HUR
Arkitekturramverk Modell
(Målbilder, stadsplaner, etc.) (Styrning, processer, roller, etc.)
Effektiv arkitekturstyrning
10 © Acando AB

11. Vad är Verksamhets- och IT arkitektur?
Organisation
Organisation
Affärs
Information Affärs
processer Information
Verksamhet-
? & IT arkitektur
Arkitektur
processer
Applikationer
Infrastruktur Applikationer Infrastruktur
Organisation
Affärsprocesser
Stadsplan Stadsplan Stadsplan
Information
Nuläge Målbild Vision
Applikationer
Infrastruktur
Verksamhets- och IT arkitektur är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera
relationer och gränssnitt mellan organisationens olika områden och därigenom
öka effektiviten och flexibiliteten. En effektiv arkitekturstyrning kräver en
styrningsmodell, en process och ett arkitekturramverk.
11 © Acando AB 2008-11-13 Title of presentation

12. Syftet avgör hur arkitekturen beskrivs
Övergripande beskrivning av
staden, dess byggnader och dess
infrastruktur
Myndigheter, byggherrar, allmänheten
Beskrivning av byggnaden i
förhållande till sin omgivning
Byggherrar, konstruktörer, köpare
Detaljering av byggnad,
exempelvis väggar och dörrar
Entreprenörer, köpare
12 © Acando AB

13. Omfattning av stadsplaner
Ett verksamhetsområde
eller funktion
Områden med specifika
ansvar, tex säkerhet
Verksamhet
Omfattning Information Ej av gemensamt
för en vy intresse
Teknik, Applikationer
Teknik, Infrastruktur
Omfattning för ett
verksamhetsområde
13 © Acando AB 2008-11-13

14. Vad är effektiv arkitekturstyrning
En
sammanhållande
struktur för modell
och
arkitekturramverk
VAD HUR
Arkitekturramverk Modell
(Målbilder, stadsplaner, etc.) (Styrning, processer, roller, etc.)
Effektiv arkitekturstyrning
14 © Acando AB

15. Principer och standarder är verktyg för effektiv
styrning mot målbilden för verksamhet och IT
VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR
Lagkrav
Målbild och principer och standarder påverkar val av projekt och hur
IT-förbättringar
projekten realiseras
Verksamhetsförbättringar
Målbild
Strategi
Nuläge används som beslutsunderlag och nuläget förändras kontinuerligt
VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR
© Acando AB 15

16. Agenda
● Vad har EA och PPM för gemensamma mål?
● Vad är EA?
● Vad är PPM?
● Hur förenar vi EA och PPM?
16 © Acando AB 2008-11-13

17. Effektiv projektportföljhantering handlar i grund och botten
om en sak
Nyttja verksamhetens tillgängliga resurser (ekonomiska och mänskliga) på
ett sätt som resulterar i största möjliga önskad nytta för verksamheten och
uppfyllnad av dess mål.
© Acando AB

18. Projektportföljen utgör länken mellan strategi och projekt
● Vilket är det viktigaste verktyget för en organisation för att realisera sin strategi? Projekt!
● Projektportföljhantering är processen som på övergripande nivå hanterar den samling projekt
som verksamheten investerar i för att uppnå önskad nytta och mål.
Strategi Projektportfölj-
och behov ?
hantering
Projekt
© Acando AB

19. En väl fungerande hantering av projektportföljen ger tydliga vinster
Ökad affärsnytta
● Projekturval som maximerar den totala nyttan
● Medvetenhet om affärsvärdet av pågående projekt
● Resultatet i linje med övergripande affärsstrategi
Bättre beslutsmöjligheter
● Underlättar taktisk och strategisk planering och prioritering
● Ger tydlig översiktsbild över pågående projekt för högre beslutsfattare
Högre effektivitet
● Realism i organisationens planeringsprocesser
● Optimal fördelning och allokering av resurser till alla projekt
● Medvetenhet om projektproblem innan kriser uppstår
Bättre riskhantering och kontroll
● Regelbunden och enhetlig rapportering, uppföljning och granskning
© Acando AB

20. Undersökningar har visat att mognaden skiljer sig mellan
olika områden
● Portfolio governance
● Project selection and prioritization
● Portfolio communication
● Portfolio performance management
● Portfolio resource management
● Project opportunity assessment
© Acando AB

21. Saknad av, eller otillräcklig, projektportföljhantering kan
påvisas ur följande symptom
● Ofta svårt att hitta lämpliga resurser för nya projekt
● Försenade projekt på grund av underbemannade projekt
● Projekt som vid avslut faktiskt inte bidragit till något strategiskt mål
● Konkurrens, istället för samarbete, mellan avdelningar vid finansiering och
bemanning av projekt
● Projekt startar med tydligt sponsorskap och support, som dock ofta avtar
över tid
● Oönskade överlapp och beroenden mellan projekt upptäcks sent
● Med mera…
© Acando AB

22. Nyckelkomponenter för lyckad projektportföljhantering
● Enhetliga styrmodeller och principer
● Centraliserad organisation
● Tydlig process, i samklang med styrning, mål och mätningar
● Anpassat IT-stöd som stödjer organisation, ramverk och process
© Acando AB

23. För att möjliggöra bra styrning av projektportföljen måste
vi reda ut ett antal nyckelfrågor
• Hur sker urval och prioritering av • Vilken styrinformation krävs för
projekt? projektförslag?
Prioriterings- Besluts-
• Vilka parametrar ska prioriteringen • Vilka portföljrapporter är nödvändiga?
baseras på? modell underlag • Hur sker kvalitetssäkring av
• Vad är syftet/målet har beslutsunderlag?
prioriteringen?
• Hur sker planering av projekt och • Hur kan vi utvärdera effekten av
linjeaktiviteter? portföljen?
Planerings- Uppföljnings-
• Vid vilka tidpunkter bör portföljen • Följs alla projekt upp på samma sätt?
planeras? modell modell • På hur lång sikt ska projekten följas
• Hur många portföljer ska vi ha? upp?
• Hur sker bemanningen av projekt • När och hur ofta ska projekten
och linjeaktiviteter? avrapportera status?
Bemannings- Projekt-
• Vem fattar beslut om • Vilken information ska ingå i
resursallokering? modell rapportering rapporteringen?
• På vilka grunder bör resurser • Ska alla projekt rapportera enligt
omprioriteras? samma modell?
© Acando AB

24. Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen
Ledning
Produktägare Processägare
Projektportföljhantering Projektråd
samordningsstrategi, Kunder
styrning & uppföljning
Styrgrupper
Linjeorganisation Projekt
(resurstillgång) (resursbehov)
© Acando AB

25. Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen
Ledning
Produktägare Processägare
Prioritering / omprioritering av projekt
Lösning av bemanningstvister
Projektportföljhantering av projekt / intensifierade kvalitetssäkringsåtgärder
Granskningar Projektråd
Start av nya projekt samordningsstrategi, Kunder
styrning & uppföljning
Utse projektledare till nya projekt
Utse styrgrupp / styrgruppsmedlemmar till nya projekt
Avbryta pågående projekt
Styrgrupper
Linjeorganisation Projekt
(resurstillgång) (resursbehov)
© Acando AB

26. Processen beskriver det årliga och löpande arbetet med
projektportföljen
Behov av att
starta nytt projekt • Status på
• Aktuella projektportföljen
projektrapporter • Övriga beslutsunderlag
Uppdatera
Initiering av
projektportfölj-
nya projekt
status
• Underlag för
projektinitiering
Rapportering
från pågående
Projektbeslut
projekt
Samla in och Fatta beslut
gå igenom rörande
projektrapporter projektportföljen
• Projekt- • Beslut
rapporter
© Acando AB

27. Mycket information och många beroenden
PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR
? ? ? ? ? ?
ORGANISATIONS-
BESKRIVNING KOMPETENSER
PROCESS- RESURS-
BESKRIVNINGAR KALENDRAR
ROLL- TIDRAPPORTER
BESKRIVNINGAR
RESURSER
APPLIKATIONER
RISKER BEHOV OCH IDÉER
PORTFÖLJER PROGRAM
SCOPEÄNDR. VERKSAMHETS-
PLANER
PROJEKT
TJÄNSTER
STATUSRAPPORTER BEMANNINGS- STRATEGIER OCH MÅL
PROFILER
BUDGETAR
© Acando AB

28. Ett IT-stöd möjliggör en gemensam bild
PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR
PROJEKTHANTERING BEHOVS- OCH ÄRENDEHANTERING
PROGRAMHANTERING TIDRAPPORTERING
PORTFÖLJSTYRNING IT-STÖD EKONOMI
RESURSPLANERING DASHBOARD OCH RAPPORTER
© Acando AB

29. Agenda
● Vad har EA och PPM för gemensamma mål?
● Vad är EA?
● Vad är PPM?
● Hur förenar vi EA och PPM?
29 © Acando AB 2008-11-13

30. Hur PPM och EA kommer in under den strategiska planeringen?
BUSINESS IT BUSINESS
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
PROJECTS AND LINE ACTIVITIES
STRATEGISK PLANERING STRATEGISK PLANERING
ENTERPRISE ARCHITECTURE
© Acando AB

31. Hur PPM och EA kommer in under IT-utvecklingen?
BUSINESS IT
TACTICAL/OPERATIONAL LINE ACTIVITIES
DEMANDS DEMAND
AGAINST IT
STRATEGIC PROPOSALS PROJECTS
DEMAND
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT
Lead to changes in...
BUSINESS NEEDS
PROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT TIME MANAGEMENT
ENTERPRISE ARCHITECTURE
EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT
CITYPLAN TECHNOLOGY ROADMAP
NEW/CHANGED
IT SERVICES PROCESSES
INFORMATION
APPLICATIONS
INFRASTRUTURE
© Acando AB

32. Fyra viktiga gränssnitt där PPM och EA möts
Identifiera gemensamma frågor/beslut och definiera forum
Tydliggöra beslutsmandat
Styrmodell
Hur beaktas en beslutad roadmap i prioriteringsarbetet
Hur påverkar resultatet av arkitekturgranskningen projekten
Säkerställ samarbete mellan roller genom
Organisation Forum – ev. nya och att säkerställa närvaro på befintliga forum
& Roller Kontaktvägar – vilka roller pratar med varandra
Dokumentera i organisationsbilder och RACI
Följande processer bör trigga/triggas av varandra
Strategi och planering
Processer
Portföljstyrningsprocessen respektive arkitekturgranskning
Se över behovet och ta hänsyn till varandras behov
Tydliggöra vilket IT-stöd som används till vad och vem som är
IT-stöd
master
Integration information och processer (strategiskt och operativt)
32 © Acando AB

33. Växelverkan mellan EA och PPM
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT
PROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT TIME MANAGEMENT
PPM stödjer EA
EA stödjer PPM • Genom att identifiera vilka projekt
• Förståelse för vilken arkitektur som pågår/planeras – EA får
portföljens scenarion resulterar i möjlighet att påverka –
• Minskad risk för konflikter och Arkitekturen går i rätt riktning
beroenden identifieras enklare • Triggar och säkerställer
• Lägre risktagande arkitekturgranskningar
ENTERPRISE ARCHITECTURE
EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT
CITYPLAN TECHNOLOGY ROADMAP
33 © Acando AB 2008-11-13

34. Sammanfattning
● EA och PPM är nödvändiga för att bedriva en effektiv IT-verksamhet
● EA och PPM realiserar var för sig förändringar
● Tillsammans uppnås förändringarna snabbare och med färre problem
längs vägen
● Dra nytta av växelverkan mellan EA och PPM genom att tydliggöra:
Beslutsmandat i gemensamma frågor och beslutsforum
Relationer mellan processer
Till vad och när respektive IT-stöd används
34 © Acando AB 2008-11-13

35. 35 © Acando AB 2008-11-13