Applicazione del documento informatico nella pubblica amministrazione

1. La gestione informatica dei
documenti e degli archivi

2. Differenza tra “dato” e
“informazione”
 Dato = rappresentazione originaria e non
interpretata di un fenomeno.
 Informazione = dato (o insieme di dati) che
è stato sottoposto a un processo che lo ha
reso significativo per il destinatario, e
realmente importante per il suo processo
decisionale presente e futuro; ha ragione di
esistere solo se prodotta per essere
destinata a qualcuno per qualche scopo.

3. Cosa sono i Sistemi
Informativi
 Un sistema informativo può essere definito
come un insieme di elementi interconnessi
che raccolgono, ricercano, elaborano,
memorizzano e distribuiscono (dati per
trasformarli in informazioni) per supportare le
attività decisionali e di controllo di
un’azienda.

4. Sistema Informativo
Dati Procedure
Mezzi Persone
E’ un sistema: non è importante solo il singolo pezzo.

5. L’impiego dell’ITC nella pubblica
amministrazione
 e­government (governo elettronico);
 Utilizzo dell’ITC, associato al cambiamento
organizzativo, nella pubblica amministrazione;
 e­procurement (approvvigionamenti on line);
 Tecnologie, procedure e organizzazione che
consentono di acquisire beni e servizi in modalità
“on line”;
 e­commerce (commercio elettronico);
 (B2A) transazioni per via telematica tra imprese e
pubblica amministrazione;

6. E-government 1/2
Piano d’azione italiano (2000):
 Dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di
accedere per via telematica ai servizi e alle
informazioni delle pubbliche amministrazioni;
 Evitare che i cittadini siano costretti a trasmettere
più volte, ad amministrazioni diverse, i dati che li
riguardano;
 Promuovere l’integrazione tra i servizi di
amministrazioni diverse.
Livello minimo: disponibilità su internet delle
informazioni sui procedimenti amministrativi.

7. E-government 2/2
Quattro possibili livelli di interazione on line tra utenza
e pubblica amministrazione:
 Informativo. Disponibilità on line delle
informazioni necessarie per avviare la procedura
che porta all’erogazione di un servizio;
 Download modulistica. Possibilità di scaricare on
line i moduli necessari ad avviare la procedura che
porta all’erogazione del servizio;
 Inoltro istanze. Oltre a scaricare la modulistica,
avviare on line la procedura che porta
all’erogazione del servizio;
 Esecuzione della transazione compresi
l’eventuale pagamento e la consegna.

8. La gestione informatica
documentale
 Il protocollo informatico;
 La firma digitale;
 La posta elettronica certificata
 Certifica l'invio e la ricezione;
 Può essere usata sia da PA che da privati;
 Presso il CNIPA c'è un elenco dei gestori;
 I messaggi (busta + ricevute) devono essere firmati
dal certificatore;
 PEC = Raccomandata AR

10. Costi del documento cartaceo
 Costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL
 Costi diretti e indiretti
 Preparazione, trasmissione, classificazione,
conservazione
 80% costi di personale
 Archivisti e protocollisti, camminatori e autisti,
personale di segreteria, operatori di sportello
 20% costi diretti
 Gestione locali, costi di spedizione, materiali

11. Il protocollo
informatico
“Se una cosa non è registrata nei nostri
schedari vuol dire che non esiste”
L’archivista degli Archivi Jedi
(Star wars II. L’attacco dei cloni, 2002)

12. Il protocollo
E' un servizio obbligatorio per la PA;
Ha il compito di registrare i documenti in entrata e
in uscita;
Ogni documento, numerato, assegnato ad una
determinata categoria e classe viene inserito in un
fascicolo che garantisce l'organizzazione
dell'archivio corrente.

13. Cos’è il protocollo informatico
 Sottosistema informativo (con un insieme di
regole archivistiche) per la gestione
informatica (tramite un SW che rispetti quelle
regole) del protocollo e dei flussi
documentali.

14. La registrazione di protocollo
 La registrazione di protocollo fissa il momento di ingresso di un
documento nell’archivio dell’ente.
 E’ un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da
una PA.
 Informazioni minime da registrare:
 Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
 La data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
 I dati identificativi del mittente o del destinatario, registrati in
forma non modificabile;
 L’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
 L’impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica.

15. Servizi Timbro
Apertura
o datario
Postale
Posta in arrivo
Fax Timbro
datario D
Corrispondenza
in entrata
Fax
D Timbro Rilascio
Accettazione
datario ricevuta
Documenti consegnati
Utente a mano
D
Ricevuta di accettazione
Ricezione dei documenti cartacei

16. OK
Verifica Classificazione
MSG D
firma e Protocollazione
messaggio
e­mail Non OK Documento
istituzionale ricevuto
Valutazione
SI Errore NO
Procedura
MSG Trasmissione D
Predefinita
e­mail Notifica di
Documento
certificata eccezione
ricevuto
Ricezione dei documenti informatici

17. Registrazione e
D Classificazione Scansione
Segnatura di
e assegnazione (opzionale)
protocollo
Documenti
da registrare
Titolario Inoltro agli
di archivio uffici
Documenti
registrati e
classificati D
Classificazione e protocollazione

18. NO Apertura
D Valutazione Pratica
in corso fascicolo
Documento
SI
Seleziona F
fascicolo
Fascicolo
Inserimento
Documento
D
Assegnazione
Istruttore F
Fascicolazione dei documenti

19. D Classificazione e
Produzione
protocollazione
Documento da
spedire
Fascicolazione
Documenti cartacei Documenti informatici
Affrancatura e MSG Messaggio
Spedizione
e­mail
certificat
a
Spedizione dei documenti

20. Il documento
informatico

21. Cos’è un documento?
 È una cosa materiale;
 Sulla quale sono impressi, in modo stabile,
dei segni rappresentativi di un fatto, una
realtà;
 Di cui si vuole serbare memoria.
 Deve essere leggibile e comprensibile
(proprio perché viene prodotto per avere
memoria di atti o fatti);
 Deve avere efficacia probatoria.

22. Elementi costitutivi un documento
Il documento è una cosa artificiale, prodotta dall’uomo con un
processo formativo che richiede tempo e può comprendere più
fasi e coinvolgere più soggetti.
 L’autore è l’individuo o l’ente responsabile del contenuto
intellettuale del documento;
 Lo scrittore è colui che materialmente redige il testo e quindi è
responsabile dell’articolazione del contenuto;
 Il sottoscrittore è la persona fisica che se ne assume la
paternità e ne sancisce l’autenticità, eventualmente
rappresentando un organo pubblico, un’impresa o un’altra
persona giuridica.
Un documento è autentico quando è integro, riconducibile con
certezza al suo autore, originale o conforme all’originale.
Un documento deve sempre essere localizzato cioè prodotto in un
determinato luogo e in una data certa.

23. Il documento informatico
quattro pilastri:
 protocollo informatico,
 firma digitale,
 posta elettronica certificata,
 archiviazione.
Il documento informatico è al centro dell’intero
impianto normativo del Codice della PA digitale.
Non si può avere una PA veramente “digitale” senza
che la la formazione, trasmissione e conservazione
della documentazione amministrativa sia realizzata
interamente in forma elettronica.

24. I quattro pilastri del
procedimento informatizzato

25. La firma digitale 1/2
 Argomento complesso e controverso.
 Due tipi di sottoscrizione:
 Firma elettronica: è la forma più “leggera”, equivalente a tante
pratiche di autenticazione già adottate in rete, come la semplice
password, il PIN, il riconoscimento biometrico (iride, impronta
digitale), lo stesso invio di posta elettronica. Quindi senza una
certificazione accreditata.
 Firma digitale: La firma digitale vera e propria (o firma
elettronica qualificata) ha invece l’efficacia della “scrittura
privata”. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile
al titolare, salvo che sia data prova contraria. Pertanto essa
serve a conferire piena efficacia ai documenti informatici ed alle
loro copie, secondo le prescrizioni del codice civile sulle copie
degli atti. Le copie così sottoscritte sostituiscono anzi gli originali,
ad ogni effetto di legge, e così è possibile rinunciare
completamente a tutte le forme di validazione che sono legate
alla carta: firma autografa, sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi di qualsiasi genere.

26. La firma digitale 2/2
La firma digitale è strettamente personale, e deve riferirsi in
maniera univoca ad una sola persona, la quale deve custodirne il
dispositivo con diligenza, per evitare furti, smarrimenti o anche
solo danneggiamenti. Per la sua generazione, serve un
“certificato qualificato”, il quale viene fornito da un certificatore
accreditato presso il CNIPA. Concretamente, questa tecnologia
si basa su un sistema di cifratura a doppia chiave, costituito da
una chiave privata ­ custodita all’interno di una carta dotata di
microchip, assieme ai dati del titolare ­ e da una chiave
pubblica, liberamente accessibile. Nel momento in cui c’è una
trasmissione di documenti, mittente e destinatario possono
verificare l’identità reciproca, grazie all’utilizzo delle rispettive
chiavi, poiché lo scambio riesce solo se si combinano chiave
pubblica e chiave privata di ciascuno.

27. Firma autografa e firma
digitale
Firma autografa Firma digitale
Riconducibile al soggetto direttamente Riconducibile al soggetto solo
attraverso il possesso di un segreto
Legata al documento attraverso il Legata indissolubilmente al contenuto
supporto fisico del documento
Verifica diretta e soggettiva (attraverso Verifica indiretta e oggettiva (tramite
il campione) una terza parte fidata)
Facilmente falsificabile, ma il falso è Non falsificabile senza conoscere il
riconoscibile segreto, ma falso irriconoscibile
Deve essere autentica per impedire il Ripudio impossibile
ripudio

28. L’evoluzione normativa:
dal Regio Decreto ….
Al Codice dell’Amministrazione digitale

29. La Normativa
 Regio decreto 1 gennaio 1806
venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia:
“Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di
qualunque ufficio:
Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e
l’evasione di ogni affare;
Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine
tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”.
“Sono inoltre persuaso che ciascun viceprefetto, conoscerà quanto l’osservanza delle presenti
istruzioni debba riuscire opportuna e vantaggiosa per rendere più celere e, insieme, più ordinata
l’evasione degli affari”
“Dovrà quindi essere loro cura di esaminare tutto il protocollo e l’indice per riconoscere che non
siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”
 Regio decreto 25 gennaio 1900
Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle
Amministrazioni Centrali

30. Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15)
Atti e documenti digitali
“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai
privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con
strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di
.
legge ”

31. Dal Testo unico …
Il DPR 445/2000 stabilisce che
dal 1° gennaio 2004
tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi
informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti
amministrativi

32. dalla Delibera n. 11/2004 …
 Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici,
anche sottoscritti ( … ) avviene mediante memorizzazione su
supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei
documenti o su una evidenza informatica contenente una o più
impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

33. … al Codice dell'amministrazione digitale
Ambito di applicazione
 Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)
 I privati
 I gestori di servizi pubblici

34. … al Codice dell'amministrazione digitale
Diritti dei cittadini
 Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
 Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
 Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
 Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e­mail (art.
6)
 Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art.
7)
 Diritto alla partecipazione (art. 8)
 Diritto a trovare on­line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati
(art. 58)

35. … al Codice dell'amministrazione digitale
Strumenti della PA digitale
 La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)
 La firma digitale (art. 21)
 I siti Internet della PA (artt. 56 ­57)
 Le carte elettroniche (art. 67)

36. … al Codice dell'amministrazione digitale
Strumenti della PA digitale
 I documenti informatici:
 La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)
 Formazione di documenti informatici (art. 40)
 Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)
 Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche
amministrazioni (art. 42)
 Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)
 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art.
44)
 La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)

37. La gestione documentale

38. La Gestione Documentale
La gestione documentale comprende l'insieme delle
attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e
reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema
di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata
mediante sistemi informativi autorizzati

39. La Gestione Documentale
Il protocollo informatico e la gestione documentale
rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento
degli obiettivi prefissati dal legislatore
Infatti debbono consentire la gestione del documento dal
momento in cui questo si origina al momento in cui viene
distrutto
“Ciclo di Vita del documento”

40. Ciclo di vita del documento
Gestione del Gestione del
documento fascicolo
Sistema di protocollo e gestione documentale Sottofascicoli,
Conservazione dossier
Correlazione
Gestione
documenti, fascicoli
del procedimento
e procedimenti

41. Ciclo di vita del documento
 Archivio corrente: raccolta di tutta la documentazione a supporto
corrente
delle attività correnti.
 Archivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più
Archivio di deposito
utilizzati per la gestione corrente delle attività, ma mantengono la
propria rilevanza a fini legali, giuridici ed operativi per l’arco
temporale definito dal massimario di selezione e scarto.
 Archivio storico: raccolta di documenti conservati in funzione del
storico
proprio valore storico e che, pur avendo esaurito la rilevanza
giuridica o amministrativa risultano o sono ipotizzati utili come
possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile
patrimonio informativo e, in alcuni casi, un bene culturale per
l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.

42. Ciclo di Vita del documento
La gestione archivistica : Titolario di
Classificazione
 Una buona gestione documentale si basa su un titolario di
classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le
regole di trattamento e conservazione della tipologia di
documenti rappresentati
 Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in
collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici
locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti
pubblici
 Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione
documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione
che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la
problematica di conservazione e riporta i titolari citati

43. Ciclo di vita del documento
Archiviazione sostitutiva
 ai sensi della delibera CNIPA n. 11 del 19
febbraio 2004
 Ai sensi delle norme sulla conservazione dei
documenti emanate dal Dipartimenti degli
archivi dei Beni Culturali
I documenti registrati, all’atto del protocollo,
possono essere riversati su supporto non
riscrivibile