Мы начинаем серию советов по повышению личной продуктивности. Сегодня - управление затратами времени.

1. 100 инструментов повышения продуктивности (часть 1)
Крис Бейли, май 2014.
К концу Года Продуктивности, я осознал, что статьи, которые я написал за время
эксперимента, можно разделить на 3 категории, посвященные трем важным ресурсам
продуктивности: времени, энергии и вниманию.
Считается, что управление своим временем – залог повышения продуктивности, но в
действительности все три ресурса являются жизненно необходимыми в деле повышения
качества и количества ежедневной работы. Именно поэтому я разработал целый комплект
тактик и приемов, которые помогают усовершенствовать навыки управления всеми ресурсами.
Разработанные инструменты я называю «лайфхаками», но для простоты изложения мы
будем называть их Приемами.
Для лучшего восприятия информации 100 приемов разделены на несколько частей, в
каждой из которых мы будем знакомить вас с инструментами, помогающими управлять
одним из ресурсов.
Сегодня мы представляем первую часть, посвященную управлению затратами
Времени.
«Время, потраченное с удовольствием,
не считается потраченным».
Джон Леннон

2. Приемы управления временем
A. Как найти больше времени
1. Запланируйте сжатые сроки для важных задач. Звучит неочевидно, но тут все дело в
практике. Когда ваш лимит времени существенно ограничен, особенно, если задача –
важная, вы усилием воли заставляете себя работать быстрее. Вы тратите энергию, но
выигрываете время.
2. Хватит смотреть ТВ. Среднестатистический человек тратит 13.6 лет своей жизни на
просмотр телевизора. Это время вы можете потратить на что-то полезное.
3. Ведите дневник затрат времени. Когда вы отслеживаете, сколько времени занимает каждая
задача, вы видите, сколько времени вы тратите впустую. Этот прием поможет снизить
лишние затраты времени, вы сможете понять, чем лучше заняться в первую очередь.
4. Скажите «нет» отвлекающим факторам. Лучший способ найти время – это отказаться от
отвлекающих непродуктивных активностей. Приложите усилия, чтобы не браться за
бессмысленные и бесполезные задачи и не уделять время всяческой ерунде.
5. Помните, что «идеальное – враг хорошего». Рабочий стол никогда не будет на 100%
чистым, что-то в любом случае будет валяться без дела. Помните, когда нужно
остановиться, особенно с второстепенными делами.
6. Введите правило «Субботника». Соберите все ваши бытовые и мелкие задачи (готовка,
уборка, стирка, поливание цветов и прочее) – и отведите для этого 1 день недели. Так вы
сможете освободить время для более важных и интересных задач.
7. Работайте не более 35 часов в неделю. Множество исследований продуктивности и
креативности показывают, что оптимальное число рабочих часов в неделю – 35. Вы сможете
продуктивно работать дольше указанного числа часов только в краткосрочной перспективе.

3. 8. Сократите всю переписку до 5 предложений или меньше. Сделайте в своей подписи
заметку с тем же советом для коллег. С помощью этого приема вы сможете с легкостью
прорваться сквозь электронную почту, а большинство людей вряд ли станут возражать
против получения коротких писем без лишней воды.
9. Приручите свой электронный ящик с помощью специальных приложений. Например, с
помощью Email Game (если вы работаете с Gmail). Существует масса приложений, которые
позволят сделать процесс разбора почты приятым и простым.
10. Используйте Unroll.me (или аналог). Если у вас аккаунт на Gmail, Yahoo или Outlook.com
используйте сервис Unroll.me, чтобы упорядочить все подписки и рассылки в один
ежедневный дайджест. Очень рекомендую.
11. Прекращайте собирать письма в отдельные папки. Пользоваться поиском по ящику
намного быстрее, чем рыться в папках.
12. Научитесь слепой печати. Средняя скорость печати – около 40 слов в минуту. Слепая печать
может увеличить темп до 60-80 слов в минуту, что быстрее на 50-100%. Вы быстро найдете,
чем заняться в появившееся время.
13. Следите за временными затратами на компьютере с помощью RescueTime (есть
бесплатные версии для MAC, Windows, Android). Вы удивитесь, когда увидите, сколько
времени вы тратите и на что.
14. Откладывайте большую часть своего дохода. Этот лайфхак позволит вам сэкономить годы
жизни, которые вы потратите, зарабатывая на «красивую жизнь». Полезнее работать
меньше и рано возвращаться домой.

4. B. Как тратить время на правильные задачи
15. Определите задачи с наибольшей отдачей. Сделайте список всех своих ежедневных задач
и зон ответственности, а затем спросите себя: если бы вы могли заниматься только тремя
делами из всего списка, какие задачи вы бы выбрали? Потом сделайте так, чтобы 80-90%
вашего времени тратились на задачи такого типа.
16. Тратьте на полезные дела тот минимум времени, который считаете безболезненным. Этот
прием помогает развивать хорошие привычки. Вы спрашиваете себя, например, «Смогу ли я
медитировать 15 минут в день?» Нет, это слишком много и слишком скучно. «Тогда, может
быть, 10 минут?» Нет, много. «Ладно, как насчет пяти минут?» Ну, от пяти минут никто не
умрет. Пусть будет пять минут. Дело в шляпе!
17. Беритесь за важные, но не срочные задачи. Каждый день выполняйте хотя бы 1 задачу,
важную, но не супер-срочную. Так вы сможете продвигаться к своим целям без
необходимости постоянно тушить «горящие задачи».
18. Используйте технику «Pomodoro». Эта техника – прием из арсенала тайм-менеджмента.
Основная идея – разделите все свое рабочее время на блоки по 25 минут. Работайте в
течение этого срока, а потом делайте 5-минутные перерывы. Очень эффективная техника.
19. Создайте список дел для прокрастинации. Список полезных дел с высокой отдачей на
случай внезапного приступа прокрастинации позволит вам оставаться продуктивными в то
время как ваш мозг пожелает заниматься чем угодно, только не тем, что надо.
20. Пользуйтесь правилом «Двух минут». Это правило сформулировано в книге Дэвида Аллена
«Getting Things Done» и заключается оно в следующем: когда вы знаете, что выполнение
задачи потребует меньше 2х минут, просто сделайте её прямо сейчас, а не откладывайте на
потом, не вносите в список задач и тому подобное.
21. Планируйте свое свободное время. Этот совет может показаться ненужным или
бесполезным, но поверьте, привнесение логики и четкой структуры в свободное время
позволит вам почувствовать стать позитивнее и мотивированнее.

5. 22. Научитесь правильно определять следующее занятие. Для этого держите в голове 4 вещи:
в какой вы ситуации (на работе, дома, на даче), как много у вас времени, как много у вас
сил и чем бы вы больше всего хотели заниматься.
23. Сознательно следите за тратами времени. Постоянно напоминайте себе задаваться
вопросом: «А на то ли я трачу свое время? (силы, внимание)». Например, я просто поставил
себе напоминание с этим вопросом в телефон на каждый час.
24. Запланируйте время на полное «отключение» от работы. Когда вы вне работы, вы
подсознательно продолжаете размышлять о своих задачах, но вместе с этим можете
заниматься другими вещами.
25. Больше времени занимайтесь планированием. Каждая минута планирования экономит 5
минут реализации. Если вы все время только работаете и никогда не смотрите на ситуацию
со стороны, эффективность и осмысленность вашей работы понижается.
26. Научитесь понимать, что люди имеют в виду, когда говорят «У меня нет на это времени».
Когда кто-то произносит эту фразу, это не всегда заявление о количестве свободного
времени, но зачастую – это еще и мнение о важности этой задачи для конкретного
человека.
27. Сделайте паузу перед тем как отправлять важные письма/сообщения. Несколько минут
перед отправкой помогут вашему мозгу собраться с мыслями и лучше, полнее, креативнее
и полезнее выразить то, что вы хотите сказать. Конца света не случиться, если вы немного
подождете, но качество коммуникации повысится радикально.