Dokumen tersebut membahas pentingnya memiliki prosedur yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan pengadaan untuk menghindari resiko. Dokumen juga menjelaskan perlunya menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan yang mencakup seluruh tahapan mulai perencanaan, pelaksanaan pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak hingga pembayaran, serta membentuk tim untuk menyusun SOP dan melakukan s
Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Bagian 1 (Materi 2)
Pengadaan Harus Sesuai SOP
1. Khalid Mustafa
Ketua dan Pendiri Pusat Pengkajian Pengadaan Indonesia (P3I)
Pengurus DPP Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI)
2. Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus
dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk
meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan
Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang
menjadi korban.
Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,
maka pasien dapat meninggal atau cacat.
Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai
dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa
dan materi.
Pengadaan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari
masyarakat, terkena sanksi hukum, barang/jasa tidak sesuai
kebutuhan) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.
3.
4. Lupa mengikuti prosedur baku (Perpres dan
Perka LKPP)
Perbuatan melawan hukum
Penyalahgunaan wewenang
Kegiatan tidak terdokumentasi
Tidak dapat mempertanggungjawabkan
keputusan/kebijakan
Dokumen tidak standar
Pekerjaan berulang/tumpang tindih
5. PBJ merupakan kegiatan berulang yang
seharusnya dapat dibakukan
Mengurangi kesalahan prosedur
Mengurangi kesalahan dokumentasi
Mempermudah pejabat baru untuk
melaksanakan/melanjutkan pekerjaan
Mempermudah Audit
6.
7. • Tidak ada Pedoman Perencanaan
yang baku untuk memisahkan N dan
W
• Tidak ada kaitan data aset dan
penghapusan dengan perencanaan
• Tidak ada alur yang jelas tentang
target dan waktu penyusunan
perencanaan
• Tidak ada reward and punishment
yang jelas
• Tidak sinkron antara perencanaan dan
penganggaran khususnya terhadap
aturan Pengadaan
• RUP tidak disusun oleh PA/KPA
8. • Anggaran tidak berdasarkan kepada
perencanaan awal
• Penyesuaian anggaran tidak
memperhatikan kebutuhan dan posisi
pengadaan
• Anggaran ditetapkan bukan pada awal
tahun anggaran
• Anggaran perubahan tidak
memperhatikan perencanaan dan
kebutuhan waktu pelaksanaan
• Terjadi kesalahan pada jenis belanja
9. • Penyusunan Spek. Teknis dan HPS
tidak didasarkan pada perencanaan
dan tidak didokumentasikan
• Tidak ada rancangan kontrak
• Penyusunan Rencana Pelaksanaan
Pemilihan tidak sesuai
• Pelaksanaan Pemilihan tidak sesuai
• Pelaksanaan pekerjaan tidak
dikendalikan
• Serah terima pekerjaan tidak
berdasarkan kontrak dan kondisi
pekerjaan
• Dokumen pencairan tidak sinkron
dengan dokumen pengadaan
11. Ruang Lingkup SOP
Seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi; atau
Berdasarkan Eselon/Satuan Kerja
Organisasi Pelaksana
Kesiapan dan Kaitan dengan Organisasi lain (Perencanaan,
Keuangan, Hukum dan Organisasi, Kepegawaian, dll)
Pengguna Anggaran, Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat
Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan, dan Panitia
Penerima Hasil Pekerjaan
Unit Layanan Pengadaan
Dasar Hukum
12. SOP
SOP Rencana Umum
Pengadaan
Identifikasi Kebutuhan,
Penyusunan KAK dan RAB,
Penetapan Organisasi Pengadaan
Pembahasan Kegiatan dan
Anggaran
Penyusunan dan Pengumuman
RUP
Kaji Ulang RUP
SOP Rencana Pelaksanaan
Pengadaan
Penyusunan Spesifikasi Teknis
Penyusunan Harga Perkiraan
Sendiri
Penyusunan Rancangan Kontrak
Permintaan Pemilihan Penyedia
13. SOP
SOP Rencana Pemilihan
Penyedia
Kaji Ulang RPP
Penyusunan Dokumen
Pengadaan
SOP Swakelola
Swakelola oleh
Penanggung Jawab
Anggaran
Swakelola oleh Instansi
Pemerintah Lain
Swakelola oleh Kelompok
Masyarakat
14. SOP
SOP Pemilihan Penyedia
Pengadaan Langsung
Menggunakan Bukti Pembelian
(dibawah 10 Juta)
Pengadaan Langsung
Menggunakan Kuitansi (dibawah
50 Juta)
Pengadaan Langsung
Menggunakan SPK (dibawah 200
Juta)
Penunjukan Langsung Tidak
Darurat
Pelelangan Umum
Pascakualifikasi
Pelelangan Umum Prakualifikasi
Seleksi Umum Badan Usaha
Seleksi Umum Perorangan
15. SOP
SOP Pemilihan Penyedia
Pelelangan Sederhana/Pemilihan
Langsung
Sayembara/Kontes
Lelang Gagal
Sanggahan dan Sanggahan
Banding
Pengaduan
Somasi dan Permasalahan
Hukum PBJ
SOP Pelaksanaan Kontrak dan
Serah Terima
SPPBJ
Penandandatanganan Surat
Perjanjian (Kontrak)/SPK
Penerbitan SPMK/Surat Pesanan
16. SOP
SOP Pelaksanaan Kontrak dan
Serah Terima
Pengendalian Kontrak Pengadaan
Barang/Jasa Lainnya/Jasa
Konsultansi
Pengendalian Kontrak Pekerjaan
Konstruksi
Adendum Kontrak
Pemeriksaan dan Serah Terima
Pekerjaan
SOP Pembayaran Pekerjaan
Penagihan
Pembuatan Berita Acara
Pembayaran
Penerbitan SPM dan SP2D
Pembayaran Pada Akhir Tahun
Anggaran
17. Menetapkan Organisasi Penanggung Jawab Penyusun SOP
Membentuk Tim Penyusun dengan persyaratan:
Wajib memahami setiap tahapan pekerjaan
Terdiri atas unsur perencanaan, pengadaan, keuangan, dan
pengawasan
Studi Banding ke Insitusi Lain yang sudah mapan dalam
menerapkan SOP (Contoh: KPK)
Koordinasi dan Komunikasi dengan LKPP
Sosialisasi
Monitoring dan Evaluasi
Review/Perbaikan SOP (minimal setahun sekali)