Slides die ik gebruikte voor de workshop "praktische tips voor informatiebeheer" op de studiedag "Wat kan KIM (kennis- en informatiemanagement) voor je organisatie betekenen?" op donderdag 16 Oktober 2014. Organisatie: De Ambrassade, Forum voor Amateurkunsten en Socius
1. Praktische tips voor informatiebeheer
Studiedag KIM (Forum Amateurkunsten, de Ambrassade en Socius)
16 oktober 2014
Jan.vanhee@arteveldehs.be
jkvanhee@gmail.com
@jkvanhee
Be.linkedin.com/in/janvanhee
7. 16/10/2014 Informatiebeheer 7 binnen organisaties - Jan Van Hee
“De beschikbare informatie verdubbeltom de 72 dagen.”
Guus Pijpers
8. Leren en talentontwikkeling?
Kenniscreatie en kennisuitwisseling?
Innovatie en voortrekkersrol?
Veerkracht en flexibiliteit?
Efficiënte werkprocessen?
Immateriële duurzaamheid?
De organisatie als expertisecentrum?
…
16/10/2014 Informatiebeheer 8 binnen organisaties - Jan Van Hee
Voor organisaties?
9. Kennisintensieveorganisatie:
•30-60 % van de tijdspenderenwe aaninformatiezoeken(kenniswerkers)
•60 % van de tijdzijnwe bezigmet het behandelenvan documenten(kantoorwerkers)
•80 % van de informatieis nietgestructureerd
•20 % van de informatieis opgeslagenin eeninformatiesysteem
•3 uur/dag mailenwe
•1 000 000 woorden/week lezenwe (managers)
(bron: Information Usage Behavior : theory and practice / GuusPijpers. -Academic service, 2006.)
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Uitgangspunten
10. •Stijgend belang informatie in het arbeidsproces
•Nieuwe technologischediensten
•De toenemende complexiteiten onzekerheid in de dienstenmarkt
•Adaptiefvermogen is een cruciale factor voor het succes van de organisatie
(Donald A. Marchand en Forest W. Horton)
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Stijgendbelangvan informatieen kennisin de organisatie: factoren
11. •e-mail overload
•geen bescherming van braindrain
•heel wat informatie is niet duurzaam opgeslagen
•geen duidelijk beeld wie voor welk soort informatie verantwoordelijk is
•onzekerheid over correctheid van de informatie
•redundantie in opslag van informatie (versiebeheer)
•groei van kenniseilanden
•parallelle systemen (black boxes)
•archiveren
•calamiteiten
•...
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Aandachtspunten
13. Strategisch en duurzaam
Redundant en open
Resilienten flexibel
16/10/2014 Informatiebeheer 13 binnen organisaties - Jan Van Hee
Persoonlijke visie op informatiebeheer
14. Organisatie en beleid
Cognitie en competenties
Informatie en content
Systemen en technologie
16/10/2014 Informatiebeheer 14 binnen organisaties - Jan Van Hee
Factoren informatiebeheer
16. “De meest voorkomende fout in het ontwerp van organisatiesis dat men de besluitvorming volledig centraliseert. Helaas leidt dit in complexe situaties tot “information overload”. Mensen onder aan de hiërarchie met de benodigde kennis moeten uiteindelijk de beslissing overlaten aan managers aan de top die geen idee hebben van de werkelijke situatie.”
Henry Mintzberg
16/10/2014 Informatiebeheer 16 binnen organisaties - Jan Van Hee
Organisatiestructuur en informatiemanagement
17. Informatie-overdaad
Informatie-moeheid
Informatie-competenties
Bounded rationality
Intellectueleen mentalebeperkingenomalleoptiestebekijken.
Hidden flows of strategy
Verwaandheid
Kuddegeest
...
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Uitdaging: cognitie
19. Informatie-vaardigheden:
(Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins)
Aanvoelen, opsporenen vaststellenvan informatie
Verwerking, toegangen analyse
Organisatie
Onderhoud
Verzamelen
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
20. Informatie-attitudes :
(Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins)
Proactiviteit
Delen
Transparantie
Beheer
Formaliteit
Integriteit
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
21. TIPS :
Stop op tijdmet zoeken
Kenniszit bijmensen
Leg netwerkenbloot
Kritischekwaliteitsreflex
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
22. Informatie-imperfecties
incomplete informatie
asymmetrischeinformatie
Cfr. : lemons and peaches (George A. Akerlof)
Bewustvalseinformatie
Hoaxen
Informatie-overload
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Uitdaging : informatie-intrinsiek
28. Wat :
•online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata en beschikken over versiebeheer. Andere functionaliteiten : fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.
Voorbeelden :
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Samenwerkingssoftware
Lotus notes
29. Wat :
•Een wiki is een (web)toepassing, waarmee documenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt.
•Ideaal om samen documenten te maken, als leerplatform of voor kennisbeheer binnen een organisatie.
Voorbeelden :
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Kennisbeheer : wiki-software
30. Wat :
•een repository waarin metadata van documenten en vaak ook de documenten zelf worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de metadata (auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status, ...). Zo'n database bezit een uitgebreid workflow-en rechtenbeheer (lezen en schrijven).
Voorbeelden :
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Documentmanagementsysteem (DMS)
31. Wat :
•meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet en intranet kunnen publiceren
Voorbeelden :
•Open source verovert hier de markt :
•Info en demo : http://www.opensourcecms.com/
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Content Management Systeem (CMS)
32. Wat :
•Klantrelatiebeheer
•optimaliseren van alle contacten met de klant
•Geavanceerd adressenbeheer
Voorbeelden :
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Customer relationship management (CRM)
33. Wat :
•ondersteuning van (vrijwel) alle processenbinnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen : financiële administratie, hrm, projectmanagement, toegangsrechten of voorraadbeheer.
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Enterprise resource planning (ERP)
34. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Informatiesystemen : samenvatting
Geschikt voor :
swsw
Wiki's
DMS
CMS
CRM
ERP
Delen agenda's, taken, documenten, ...
Samen aan documenten werken
Workflow en rechten beheersen
Geavanceerd adressenbeheer
Documenten archiveren en voorzien van meta-data
Web-content beheren
Boekhouding en budgetteren
HRM
Projectmanagement
35. 1.“Technological utopianism” : het ideedattechnologiealleszal/kanoplossen;
2.De overtuigingskrachtvan de IT-verkopers;
3.Het verwaarlozenvan de menselijkekantvan informatie;
4.Managers hebbengeenenkelbenulvan informatiemanagement;
5.IT alsstatussymbool.
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Obsessie voor IT en verwaarlozing van de informatie (gebaseerd op T.H. Davenport)
36. Lack of Clear Business Justification
Large IT Projects Fail because they are too ‘Large’
Lack of Skilled Emotional Maturity
Lackof Change Management
Lackof Proper Governance
(bron: http://futureofcio.blogspot.be/)
16/10/2014 Informatiebeheer 36 binnen organisaties - Jan Van Hee
Waarom IT-projecten mislukken
37. •Systemen:
•Confectieof op maat
•Kwetsbaarheid(de paradox van het perfectesysteem)
•Levenscyclus
•Tijdsversnelling
•ROI
•Overbudgetteren(tekleineROI)
•Productiviteits-paradox (geenrelatietussenIT-investeringenen de performantievan de organisatie)
•Wet van verminderdemeeropbrengst
•Nietaangepastaande noden
•Gadget
•...
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Uitdagingen : technologie
38. Systemen:
Beschikbaarheid: aandachtvoorde toegankelijkheid, bereikbaarheiden de uitwisselbaarheid
Performantie: gebruiksvriendelijkheid, maaktgeenfouten, vermijdtonnodigehandelingen, ...
Capaciteit: kanhet verwachtedebietaan
Veiligheid: beschermingtegenoneigenlijkgebruik, calamiteiten, verouderingvan de drager, ...
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
39. Open-ended(onbeperkt uitbreidbaar)
Flexibiliteit in vervanging van onderdelen
Toekomstvast(“futureproof”)
Geen vendor-lockin
Transparant
Performant
Optimale ondersteuning
Verbeteren van de beheersbaarheid
Innovatief ???
16/10/2014 Informatiebeheer 39 binnen organisaties - Jan Van Hee
Informatie-infrastructuur: vereisten
40. Menselijke factoren :
•De betrokkenheid en invloed van de gebruiker
•De ondersteuning van het management
•De complexiteit en het risico van de implementatie
•De begeleiding van de implementatie
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
IT-projecten : kritische succesfactoren
41. Technischefactoren:
Functionaliteit, vertrouwdheid, eenvoud, bedieningsgemak, inwerktijd, ...
Open standaard?
Integreerbaar?
Mogelijkheidtot kwaliteitscontroleop de content
Dekthet eenreëlebehoefte, watis de intrinsiekemeerwaarde: gadgetgehaltevs. problemsolvend
Trendgevoeligof tijdloos
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
IT-projecten: kritischesuccesfactoren
42. Contextuelefactoren
Systeemsucces
Gebruikers- georiënteerde
factoren
Steun van het management
Kwaliteit van de werkgroep
Faciliteiten
Attitude
Vaardigheden
Intrinsieke kwaliteit
Ervaren gebruiksvriendelijkheid
Gebruikerstevredenheid
Mate van gebruik
Gebaseerdop :Information Systems Success: Dimensions and Determinants / Rajiv Sabherwal, AnandJeyarajen Charles Chowa. -SintLouis : University of Missouri, 2004. -nietgepubliceerdeworkingpaper. -Terugtevindenop : http://www.devsmith.umd.edu/dit/news/pdf/MetaSEM2004Presented2004.pdf
Factoren tot succesvolle implementatie
45. ●synchroniseren
●veilige opslag
●met meerdere mensen samen werken
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Laat sociale media voor jou werken
47. •de participatie en het groepsgevoel van de medewerkers verhogen
•Stimuleren van kennisdelen
•Communicatie tussen verschillende hiërarchische 'lagen'
•Structureren en binnen de perken houden van informatiestromen. Het is een ideaal virtueel prikbord.
•Ideale introductie voor nieuwe medewerkers om zowel de werkprocessen als cultuur van een organisatie te leren kennen.
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Interne blog
51. •Wie heeft welke opleiding/bijscholing gevolgd ? (Bijv. Navragen of een bepaalde bijscholing interessant is om zelf te volgen)
•Wie onderhoudt de contacten met een bepaalde dienst/persoon ? (Bijv. Wie doet de aankopen bij een bepaald bedrijf)
•Wie kan er mij helpen bij het oplossen van een bepaald probleem ? (Bijv. Het vervangen van de toner in het kopieerapparaat)
•Wie kan ik aanspreken voor het beantwoorden van een informatievraag ? (Bijv. Een klant heeft een vraag die ik zelf niet kan beantwoorden)
•Wat zijn de interesseprofielen van de medewerkers ? (Bijv. Wie moet ik aanspreken om een projectgroep te vormen)
•Wie heeft welke “outside-the-box”-kennis ? (Bijv. Voor een feestje hebben we een pianist nodig)
•Wie spreekt welke taal ? (Bijv. een buitenlandse delegatie komt op bezoek, wie geeft de rondleiding)
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Kennistelefoonboek of -gids
53. Studie van Softwatch(gemiddelden):
48 minuten/dag op Office
68% van de tijd gaat naar Outlook
17% Excel
29% heeft Word of Excel nooit gebruikt
Vaak enkel kijken
http://www.smartbiz.be/smartbusiness/155397/reeel-gebruik-office-in-bedrijven-ligt- laag/?utm_source=sm_sbs_weekly&utm_medium=newsletter&utm_term=20140507&utm_content=0_art_list&utm_campaign=weekly
16/10/2014 Informatiebeheer 53 binnen organisaties - Jan Van Hee
Reëel gebruik Office in bedrijven ligt laag
54. Gemiddelde kenniswerker: spendeert 2à3u/dag aan mail
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Enkele cijfers
Project growth of email volumeEmails sent per daySource: The Radical Group Inc., “Email Statistics Report 2009-2013″, 2009
55. •Plan wanneer je je mail checkt en beperk het in tijd.
•Clean-desk in je mailbox => onmiddellijk archiveren, omzetten in taken en agenda-items of verwijderen.
•Maak mappen aan naar analogie van je documentmappen
•Stop de werkdag met een quasi lege mailbox.
•5 minutenregel
•Gebruik geen leesbevestiging en geen email-alert
•Maak slim gebruik van je smartphone
•Maak verzendlijsten of groepen
•Maak filters
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Timemanagement
56. ▪Gebruik je mail niet als een DMS
▪Criteria:
▪Nuttig: informatie die niet sneller ergens anders gevonden kan worden
▪Noodzakelijk: mail met contractuele of wettelijke waarde
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Bewaren van mail
57. C-schijf
Gedeelde map
Intranet
Extranet
Cloud en sociale media
16/10/2014 Informatiebeheer 57 binnen organisaties - Jan Van Hee
Interne digitale informatie staat op …
58. Overal zelfde klassement
Onderscheid tussen archief en documentatie
Versiebeheer
Strakke afspraken naamgeving
Klassement weerspiegelt taken en activiteiten
Snelkoppelingenipvdubbelklasseren
E-mail klasserenin centralemappenstructuur
Hyperlink in plaatsvan bijlagenbije-mail
Scan veelgebruiktepapierendocumentenin
16/10/2014 Informatiebeheer 58 binnen organisaties - Jan Van Hee
Documentbeheer
59. •Slechtséénmaalopslaan(dubbelsen onnodigeversiesvermijden) (welback-uppen!)
•Gestructureerdopslaan(terugvindbaarheidbevorderen)
•Centraalopslaan(informatie-eilandenvermijden)
•Opslaanin open formaten(bijv. PDF/A)
•Makkelijkdoorstromen
•Eindverantwoordelijkeop technischen inhoudelijkvlak
•Recovery!
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Performantie: enkeleaandachtspunten
63. *
Security & toegang
rechtenstructuur
geentoegang:
Bedrijfsgevoelig
Privacy
Wettelijkerestricities
leesrechten
lezen& schrijven
admin
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
64. *
Rolinformatiemanager:
1.kennismappenstructuur& richtlijnen(aanspreekpunt)
2.aanmaak/wijzigingvan hoofdmappen
1.hoofdmappen(3 niveaus) wordenenkeldoor informatiebeheerderaangemaakt
2.medewerkerskunnensubmappenvoornieuwedossiers aanmaken
3.begeleiding‘digitaleschoonmaak’
4.intro aannieuwemedewerkersbinnendienst
5.aanvraagtoegangsrechten
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
65. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Tot slot : waaromkennismanagement= 4 E's
Kennis-en informatie
management
Efficiëntie (meer effect met minder middelen)
Effectiviteit (beantwoorden aan de (nieuwe) rollen van de organisatie)
Economy (zuinigheid)
Enthousiasme