Über Jahre gewachsene Massen an Content auf zig Servern sind das Ergebnis der ersten Generation von Intranets. Die Aufgabe, ein Intranet auf einen modernen technischen Stand zu bringen scheitert oft genug an einem unüberschaubaren Contentberg, den es abzutragen gilt und am Widerstand der Contentowner, die es zur Mitarbeit zu überzeugen gilt. Der Vortrag befasst sich mit diesen beiden Problemen und wie sie praktisch in den Griff zu bekommen sind.

2. Wie man aus
37 Intranets
eines macht…
Jens Scholz
IA-Konferenz, Hamburg
16.05.2009
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3. WTF
Die Aufgabe
Was schon schief gelaufen ist
Die kritischen Faktoren
Das Vorgehen
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4. Die Aufgabe
Wir haben da ein Problem…
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5. 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 5

6. Die Aufgabe
Ein Intranet
für alle HR-
Themen
Reduzierung der Seiten von 10.000 auf ca. 2.000
Komplett neue Struktur nicht nach Anbieter sondern nach Nutzersicht
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7. Was schon schief gelaufen ist
Es gibt jede Menge Gründe…
Konzeptionelle Probleme sind
Kapitulation vor der Masse des Contents
Widerstand der Content-Owner
Wettlauf gegen die Zeit wird verloren
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8. Die kritischen Faktoren
Überblick behalten
Fachseite integrieren
Keine Zeit verlieren
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9. Das Vorgehen – Überblick behalten
Listen
Listen
Checklisten
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10. Das Vorgehen – Überblick behalten
Alte Welt: Sitemap mit kurzer Beschreibung des Inhalts und des Inhalttyps
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11. Das Vorgehen – Überblick behalten
Arbeitsergebnisse: Jeden Schritt dokumentieren
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12. Das Vorgehen – Überblick behalten
Contentmatrixen als zentrale Arbeitsgrundlage
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13. Das Vorgehen – Fachseite integrieren
Mit der Tür ins Haus: Der Fragebogen
Der 1. Workshop
Helfen, richtige Entscheidungen zu treffen
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14. Das Vorgehen – Helfen, Entscheidungen zu treffen
Fachlichkeiten klären: Die Struktur vorgeben
Themenorientiert arbeiten: Content bleibt unberührt
Kein Zurück: Abnahmerunden bei jedem Schritt
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15. Ist-Analyse Intranets Anforderungsworkshops Konsolidierung
der Workshops
Content bestimmen, der Nutzergruppen und
übernommen wird Nutzeranlässe
Events definieren, für bestimmen den Aufbau
die der Content relevant Aller Content wird in den
Inhalte katalogisieren ist Aufbau einsortiert
HR-Intranet
1 … Zielgruppe Event Inhalt
2 Arbeitszeit Mitarbeiter … …
MA FK Exp. Über HR
2.1 Altersteilzeit Beendigung …
2.1.1 Inhalt 1 Altersteilzeit
… Beendigung
2.1.2 Inhalt 2 Inhalt 1
2.1.3 Inhalt 3 Inhalt 2
… Altersteilzeit
3 … Inhalt 3
Inhalt 1 Inhalt 2
Contentliste Neue Contentliste Struktur- und Navigationskonzept
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16. 1 2 3 4
Review der Neustrukturierung Konsolidieren HR-Intranet
bestehenden Inhalte und Anforderungs- der Workshop- Styleguide
(Ist-Analyse) definition Ergebnisse Erstellung
Struktur- und
Navigationskonzept
5 6 7 8
Inhalts- Inhalts- Qualitätssicherung
Content Load
vorbereitung erstellung und Go Live!
Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen
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17. Der Anforderungs-Workshop
Der Fragebogen-Trick:
Ein wenig Druck am Anfang
Das Card-Sorting:
Generalentscheidungen statt Detaildiskussionen
Die Priorisierung:
Muss, soll, kann, braucht nicht
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18. Der Fragebogen
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19. Der Fragebogen
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20. Der Fragebogen
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21. 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 21

22. Das Card-Sorting
Ziel: Neustrukturierung der Inhalte in eine Navigation,
die die Nutzersicht widerspiegelt
Methode Card Sorting:
Inhalte auf Karten werden durch möglichst einfache Filter in Cluster vorsortiert
Cluster werden in Themen und Unterthemen unterteilt, die eine vorläufige Navigation ergeben
Wichtig: Intuitiv und schnell antworten!
Cluster 1 Cluster 2
Name 1 Name 2 Name 3
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23. Das Card-Sorting
Runde 1
Wir finden heraus, welche Inhalte den Zielgruppen
zugeordnet werden können:
Mitarbeiter
Vorgesetzte
HR-Spezialisten
Wir finden heraus, welche Inhalte keinen Bezug
zu einem Mitarbeiteranlass haben
nach Informationen über HR
Wir sortieren veraltete Informationen aus
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24. Das Card-Sorting
Runde 2:
Die im Card-Sorting strukturierten Inhalte werden bewertet
1. Priorisierung mit Noten 1-4:
1 = „Muss“
2 = „Soll“
3 = „Kann“
4 = „Braucht nicht“
2. Identifikation von Lücken:
= „Bei dieser Seite sind die Inhalte (derzeit) nicht vollständig“
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25. 1 2 3 4
Review der Neustrukturierung Konsolidieren HR-Intranet
bestehenden Inhalte und Anforderungs- der Workshop- Styleguide
(Ist-Analyse) definition Ergebnisse Erstellung
Struktur- und
Navigationskonzept
5 6 7 8
Inhalts- Inhalts- Qualitätssicherung
Content Load
vorbereitung erstellung und Go Live!
Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen
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26. Ergebnisse der
Inhaltsvorbereitung Inhaltserstellung
Anforderungsworkshops
Struktur-
Anforderungs- Content- baum
listen listen
Content
HR-Intranet Styleguide Matrix
Noch Schreiben
Quellen
Externe Dokumente
Intranet
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27. Inhaltsvorbereitung Inhaltserstellung Content Load
Texte DOC
DOC DOC
DOC DOC
DOC
Struktur-
baum
Grafiken / GIF
GIF GIF
GIF GIF
GIF
Filme
Download-
Content Dokumente
Eingabe der Inhalte
Matrix in das CMS
Prüfung Qualität
Vollständigkeit
Aktualität
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28. Keine Angst vorm Streichen
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29. Keine Angst vorm Streichen
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30. 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 30

31. Vielen Dank! Fragen?
Jens Scholz
Senior Concept Developer
LBi Germany AG
Hansaring 97
50670 Köln
Tel: +49 (0)221. 168 89 192
Fax: +49 (0)221. 168 89 193
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