SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 8
Descargar para leer sin conexión
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Verwerken van sollicitatiebrieven met in acht name van de AVG
Veel organisatie verwerven nieuwe medewerkers via LinkedIn, vacature sites of gewoon nog via een
advertentie in vakblad of krant.
Je e-mailt je c.v naar de organisatie en vervolgens wacht je af wanneer er een reactie komt. Hoe kan
je vervolgens het verdere proces eenvoudig automatiseren met Office 365 en Flow? Het rond mailen
van een c.v. brengt in het kader van de AVG grote problemen met zich mee. Er is namelijk het recht
van de sollicitant dat de c.v. na 4 weken verwijderd wordt tenzij de sollicitant toestemming geeft dat
de c.v. bewaart mag worden voor een mogelijk andere functie, hier staat een termijn voor van 1 jaar.
De c.v. mag dan ook niet meer in de mailbox zitten of als bijlage aan een agenda afspraak in Outlook!
Mocht de sollicitant hebben aangeven dat de c.v. nog een jaar bewaard mag worden maar deze
alsnog besluiten na 4 maanden een verzoek in te dienen dat deze verwijderd moet worden dan moet
je hier alsnog aan voldoen. Ook heeft de sollicitant het recht om te weten wie allemaal toegang heeft
gehad tot zijn c.v.
Dit is een voorbeeld hoe je dit kunt oplossen met Office 365:
De eerst stap is het creëren van een Document bibliotheek op SharePoint. Doe dit niet op OneDrive
deze is namelijk verbonden aan een persoon. Het fictieve bedrijf heet Peoplecentric en de SharePoint
omgeving is softlake.sharepoint.com
Maak een folder met de naam CV, hier worden de CV’s in
opgeslagen. Open deze folder en ken de rechten toe aan de
juiste medewerkers. Bij voorkeur “Can view”
Dit kunnen b.v. de medewerkers zijn van HR-afdeling. Voeg hier niet de medewerker(s) toe die het
sollicitatiegesprek gaan voeren.
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Je kunt vervolgens alerts toekennen:
De volgende stap is het maken van een gedeelde mailbox. De sollicitant moet de cv naar een
gedeelde inbox emaillen en niet naar een persoonlijk emailadres. In dit voorbeeld heb ik de gedeelde
mailbox CV@peoplecentric.nl aangemaakt.
Pas de “automatic replies” aan zodat de afzender automatisch een antwoord krijgt.
Het kan ongeveer 5 tot 10 minuten duren voordat de mailbox
actief is.
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
We gaan nu de Flow maken die de CV als email bijlage automatisch opslaat in de folder CV op de
SharePoint.
Open de website https://flow.microsoft.com en login met je Office 365 account. Lukt dit niet dan
moet je aan de administrator vragen of Flow voor jou aangezet kan worden.
Klik op + Create from blank
Klik op Create from blank
Geef de Flow een naam, b.v. CVFLOW
Klik op Office 365 Outlook
Kies voor de mogelijkheid “When a new email arrives in a
shared mailbox”
Mailbox Adress = cv@peoplecentric.nl
Has Attachments = Yes
Include Attachments =Yes
Klik op + New step
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op Add an action
Type “Create file” in het
zoekvenster
Klik op “SharePoint –
Create file”
Klik op het dropdown pijltje
bij *Site Address en
selecteer je SharePoint
omgeving. In dit voorbeeld
softlake.sharepoint.com
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Selecteer bij *Folder Path
“Shared Documents”
En vervolgens kies je CV. Dat
is de folder die eerder is
aangemaakt
Bij *File Name selecteer je
het veld “Name”
Type bij *File Content in het
zoekvenster content en
vervolgens op See more
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Selecteer Content
Je kunt nu ook nog wat extra zaken
toevoegen zoals emailadres afzender
en ontvangt datum en tijdstip
Je kunt vervolgens nog allerlei acties
toevoegen. In dit voorbeeld houden we
eenvoudig en slaan we de Flow op
Klik op Save flow
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op Update flow.
Wacht vervolgens een paar minuten en maak een email. Stuur vanaf je Live.nl, Gmail of Apple mail
een email naar CV@Peoplecentric.nl (niet dit adres gebruiken maar je eigen shared mailbox alias)
met een bijlage.
Open je SharePoint folder en na 2 – 3 minuten verschijnt de cv
Je kunt nu ook weer
een Flow maken wat
er vervolgens moet
gebeuren.
De sollicitant heeft inmiddels
automatisch een email ontvangen
We gaan de CV delen met de medewerker die het Interview heeft met de sollicitant. Dit doen we niet
als attachment aan een email bericht want we willen immers dat de CV niet in de inbox of als bijlage
in de agenda van de interviewer komt.
Open een nieuwe afspraak in de Outlook agenda en nodig de Interviewer uit. Maak de afspraak
“prive” en voeg de link naar de CV toe
Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt
afgewezen.
Klik op de folder CV en selecteer het juiste document.
Selecteer koppeling delen, de CV blijft op de SharePoint staan en de link wordt toegevoegd aan de
afspraak.
Verander de rechten naar Geadresseerden kunnen weergeven
Je kunt de oplossing verder automatiseren door er nog een aantal Flows aan toe te voegen.
Veel succes met je Flow
Hans van der Meer

Más contenido relacionado

Destacado

5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Applitools
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at WorkGetSmarter
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...DevGAMM Conference
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationErica Santiago
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellSaba Software
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageSimplilearn
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...Palo Alto Software
 
9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free VacationWeekdone.com
 
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from Prince
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from PrinceI Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from Prince
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from PrinceEmpowered Presentations
 

Destacado (20)

5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work
 
ChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slidesChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slides
 
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike RoutesMore than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
 
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
 
Barbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy PresentationBarbie - Brand Strategy Presentation
Barbie - Brand Strategy Presentation
 
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them wellGood Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
Good Stuff Happens in 1:1 Meetings: Why you need them and how to do them well
 
Introduction to C Programming Language
Introduction to C Programming LanguageIntroduction to C Programming Language
Introduction to C Programming Language
 
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
The Pixar Way: 37 Quotes on Developing and Maintaining a Creative Company (fr...
 
9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation9 Tips for a Work-free Vacation
9 Tips for a Work-free Vacation
 
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from Prince
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from PrinceI Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from Prince
I Rock Therefore I Am. 20 Legendary Quotes from Prince
 

Verwerken van sollicitatiebrieven met in acht name van de AVG

  • 1. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Verwerken van sollicitatiebrieven met in acht name van de AVG Veel organisatie verwerven nieuwe medewerkers via LinkedIn, vacature sites of gewoon nog via een advertentie in vakblad of krant. Je e-mailt je c.v naar de organisatie en vervolgens wacht je af wanneer er een reactie komt. Hoe kan je vervolgens het verdere proces eenvoudig automatiseren met Office 365 en Flow? Het rond mailen van een c.v. brengt in het kader van de AVG grote problemen met zich mee. Er is namelijk het recht van de sollicitant dat de c.v. na 4 weken verwijderd wordt tenzij de sollicitant toestemming geeft dat de c.v. bewaart mag worden voor een mogelijk andere functie, hier staat een termijn voor van 1 jaar. De c.v. mag dan ook niet meer in de mailbox zitten of als bijlage aan een agenda afspraak in Outlook! Mocht de sollicitant hebben aangeven dat de c.v. nog een jaar bewaard mag worden maar deze alsnog besluiten na 4 maanden een verzoek in te dienen dat deze verwijderd moet worden dan moet je hier alsnog aan voldoen. Ook heeft de sollicitant het recht om te weten wie allemaal toegang heeft gehad tot zijn c.v. Dit is een voorbeeld hoe je dit kunt oplossen met Office 365: De eerst stap is het creëren van een Document bibliotheek op SharePoint. Doe dit niet op OneDrive deze is namelijk verbonden aan een persoon. Het fictieve bedrijf heet Peoplecentric en de SharePoint omgeving is softlake.sharepoint.com Maak een folder met de naam CV, hier worden de CV’s in opgeslagen. Open deze folder en ken de rechten toe aan de juiste medewerkers. Bij voorkeur “Can view” Dit kunnen b.v. de medewerkers zijn van HR-afdeling. Voeg hier niet de medewerker(s) toe die het sollicitatiegesprek gaan voeren.
  • 2. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Je kunt vervolgens alerts toekennen: De volgende stap is het maken van een gedeelde mailbox. De sollicitant moet de cv naar een gedeelde inbox emaillen en niet naar een persoonlijk emailadres. In dit voorbeeld heb ik de gedeelde mailbox CV@peoplecentric.nl aangemaakt. Pas de “automatic replies” aan zodat de afzender automatisch een antwoord krijgt. Het kan ongeveer 5 tot 10 minuten duren voordat de mailbox actief is.
  • 3. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. We gaan nu de Flow maken die de CV als email bijlage automatisch opslaat in de folder CV op de SharePoint. Open de website https://flow.microsoft.com en login met je Office 365 account. Lukt dit niet dan moet je aan de administrator vragen of Flow voor jou aangezet kan worden. Klik op + Create from blank Klik op Create from blank Geef de Flow een naam, b.v. CVFLOW Klik op Office 365 Outlook Kies voor de mogelijkheid “When a new email arrives in a shared mailbox” Mailbox Adress = cv@peoplecentric.nl Has Attachments = Yes Include Attachments =Yes Klik op + New step
  • 4. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Klik op Add an action Type “Create file” in het zoekvenster Klik op “SharePoint – Create file” Klik op het dropdown pijltje bij *Site Address en selecteer je SharePoint omgeving. In dit voorbeeld softlake.sharepoint.com
  • 5. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Selecteer bij *Folder Path “Shared Documents” En vervolgens kies je CV. Dat is de folder die eerder is aangemaakt Bij *File Name selecteer je het veld “Name” Type bij *File Content in het zoekvenster content en vervolgens op See more
  • 6. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Selecteer Content Je kunt nu ook nog wat extra zaken toevoegen zoals emailadres afzender en ontvangt datum en tijdstip Je kunt vervolgens nog allerlei acties toevoegen. In dit voorbeeld houden we eenvoudig en slaan we de Flow op Klik op Save flow
  • 7. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Klik op Update flow. Wacht vervolgens een paar minuten en maak een email. Stuur vanaf je Live.nl, Gmail of Apple mail een email naar CV@Peoplecentric.nl (niet dit adres gebruiken maar je eigen shared mailbox alias) met een bijlage. Open je SharePoint folder en na 2 – 3 minuten verschijnt de cv Je kunt nu ook weer een Flow maken wat er vervolgens moet gebeuren. De sollicitant heeft inmiddels automatisch een email ontvangen We gaan de CV delen met de medewerker die het Interview heeft met de sollicitant. Dit doen we niet als attachment aan een email bericht want we willen immers dat de CV niet in de inbox of als bijlage in de agenda van de interviewer komt. Open een nieuwe afspraak in de Outlook agenda en nodig de Interviewer uit. Maak de afspraak “prive” en voeg de link naar de CV toe
  • 8. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend en elke aansprakelijkheid wordt afgewezen. Klik op de folder CV en selecteer het juiste document. Selecteer koppeling delen, de CV blijft op de SharePoint staan en de link wordt toegevoegd aan de afspraak. Verander de rechten naar Geadresseerden kunnen weergeven Je kunt de oplossing verder automatiseren door er nog een aantal Flows aan toe te voegen. Veel succes met je Flow Hans van der Meer