rangkuman dari buku kimiz dalkir yang berjudul knowledge management in theory and practice bab role of organization culture

1. The Role Of Organizational Culture
 Lingkungan budaya organisasi akan memainkan peran penting dalam menentukan apa
yang akan terjadi dengan knowledge management terhadap organisasi.
 Berdasarkan literatur antropologi, budaya mengacu pada nilai, kepercayaan dan codes
of practice yang mendasari sebuah organisasi yang didalamnya terdapat image, dan
hal yang membuat berbeda dari komunitas lainnya.Sedangkan organisasi adalah satu-satunya
konstituen elemen dari masyarakat dimana orang maksud ke dalam sebuah
komunitas dan membawa budaya mereka bersama mereka tetapo ada kemungkinan
organisasi memiliki budayanya sendiri.
 Budaya memiliki beberapa aspek inti seperti aspek elemen evaluasi yang didalamnya
termasuk ekspetasi sosial dan standar dari nilai dan kepercayaan yang orang pegang
dan yang mempersatukan kelompok.
 Budaya terdiri dari sekumpulan material element atau artifak yang didalamnya tidak
hanya tanda dan simbol yang dikenali sebagai milik sebuah organisasi tetapi juga
event, behavior dan orang yang menjadi sebuah budaya. Tingkatan medium bagi
sebuah budaya adalah interaksi sosial dimana mereka menggunakan bahasa yang
sama dalam mengekspresikan budaya organisasi yang biasanya berupa jargon.
 Menurut Sathe (1985) budaya organisasi adalah sekumpulan pemahaman (terkadang
tidak dijelaskam) yang dimana dibagikan kepada anggota komunitas yang sama yang
dimana pemahaman terdiri dari norma, value, attitude, kepercayaan dan paradigama.
 Menurut Schein (1999), budaya organisasi adalah pattern dari sebuah asumsi dasar
yang dibuat, ditemuan atau dikembangkan oleh sebuah gruup untuk mengatasi
permasalahan dari adaptasi eksternal dan integrasi internal yang sudah digunakan
secara cukup baik untuk disebut valid dan untuk memberitahukan anggota baru cara
untuk perceive, berpikir dan merasakan hubungan dengan permasalahan yang ada.
 Morgan (1977) menemukan beberapa elemen kunci dari budaya organisasi antara lain
:
1. nilai yang terlihat dan tidak terlihat
2. overt dan ekspetasi implisit dari behavior anggota
3. custom dan ritual
4. cerita dan legenda mengenai sejarah grup
5. shop talk ( bahasa yang digunakan dalam grup dan mengenai grup)

2. 6. iklim (perasaan yang terdaoat ketika anggota berinteraksi satu sama lain, dengan
lingkungan luar perusahaa dan lingkungan mereka termasuk area fisik yang mereka
miliki)
7. metafora dan simbol ( yang bisa secara tidak sadar atau menyatu dengan elemen
organisasi lainnya)
 Walaupun setiap organisasi memiliki organisasi sendiri baik kuat ataupun lemah,
kebanyakan organisasi tidak menciptakan budaya secara terus menerus. Budaya
diciptakan dan tertanam pada kehidupan seseorang secara tidak langsung. Kecuali
special effort, orang tidak akan mengenali attitude, kepercayaan dan visi yang mereka
yang diambil adalah standar asumsi yang akan diberikan kepada generasi berikutnya.
Kesulitan memahami sebuah budaya terletak pada fakta bahwa walaupun artifak
sebuah budaya dapat mudah dirasakan, inti dari nilai sebuah budaya yang
didefinisikan “luas, perasaan tidak spesifik mengenai yang benar dan salah, dan lain-lain”
(Hofstede et al., 1990 p. 291). Artifak budaya adalah konseptual (bahasa) dan
material, mereka menengahi antara orang dengan dunia, koordinasi aktivitas manusia
dengan dunia luar.
 Komunikasi adalah alat yang digunakan untuk membantu mengirimkan budaya
organisasi kepada setiap anggota dan pendatang baru dalam organisasi dan digunakan
agar budaya dapat selalu dijaga dan dapat dikembangkan dengan cara tertentu.
 Budaya organisasi, bisa dipikirkan sebagai manner yang dimana organisasi
memecahkan masalah untuk mencapai tujuan tertentu dan dijaga dari waktu ke waktu
dan selain itu budaya organisasi itu holistik, ditentukan oleh sejarah, menjadi
konstruksi sosial dan sulit untuk dirubah (Hofstede et al., 1990).
DIFFERENT TYPES OF CULTURES
Goffee dan Johns (2000) mengidentifikasi 4 tipe budaya organisasi yang dipengaruhi 2
dimensi yaitu dimensi sociability yang diukur menggunakan keakraban. Budaya organisasi
yang memiliki tingkat sosial yang tinggi mengindikasikan budayanya biasanya akrab satu
sama lain tanpa mengharapkan imbalan. Dimensi kedua adalah orientasi tugas yang
didalamnya tingginya solidaritas berarti orang dapat bekerja sama dengan baik menuju tujuan
yang sama walaupun mereka memiliki konflik. Berikut adalah 4 tipe budaya organisasi :

3. 1. communal culture dapat memberikan rasa memiliki walaupun dia juga task driven. Sisi
negatifnya adalah mereka terkadang mengarahkan terlalu banyak pengaruh dan member lain
jarang vocal.
2. Dalam networked culture, anggota diperlakukan sebagai teman dan keluarga sehingga
mereka bersedia untuk membantu satu sama lain dan membagi informasi yang dimiliki.
Kekurangannya adalah anggota terlalu baik satu sama lain sehingga mereka tidak ingin
memberikan kritik kepada yang memiliki kinerja yang buruk.
3. Dalam mercenary culture yang berfokus kepada tujuan sehingga anggota diharapkan dapat
memenuhi tujuan dan mengerjakan pekerjaan dengan cepat. Kekurangannya adalah anggota
yang memiliki kinerja yang buruk akan diperlakukan secara inhuman.
4. Dalam fragmented culture, perasaan memiliki dan identifikasi untuk organisasi biasanya
sangat lemah. Kekuranganya adalah kurangnya kerjasama.
Ketika anggota organisasi merasa dihargai maka mereka diharapkan diperlakukan dalam cara
profesional dan mereka dapat mempercayai anggota lain dalam anggotanya maka knowledge
sharing dapat sangat ditingkatkan dikarenakan kepercayaan menghilangkan batasan yang
potensial yang dimiliki dalam kurangnya kepercayaan diri.
ORGANIZATIONAL CULTURE ANALYSIS
To understand the culture is to understand your organization. Schein (1992) outlines three
levels of culture. Untuk memahami budaya organisasi, Schein (1992) membuat outline untuk
3 level budaya organisasi. Berikut adalah level budaya organisasi :
Level pertama adalah artifak adalah level yang mudah dideteksi (ex: dress code) tetapi sulit
untuk dipahami. Layer berikutnya adalah values yang berarti nilai yang dibagikan oleh
anggota sebuah organisasi dan menurut perspektif organisasi, value mengekspresikan arti
yang penting untuk asumsi awal dan kemudian level ketiga adalah asumsi yang berisi
persepsi ,kepercayaan yang didapatkan secara tidak sadar.
Norma membentuk area yang dapat dilihat pada budaya organisasi dikarenakan norma
diekspresikan dalam sekumpulan peraturan dan ekspetasi dan menjadi orientasi untuk
behavior anggota dengan organisasi. Terdapat dua kategori dasar dari norma adalah formal
normal yang dibuat oleh manajer atau ahli sedangkan informal norma itu dibuat oleh anggota
atau kelompok tertentu berdasarkan legenda yang ada.Budaya yang normatif didasari oleh
peraturan formal, norma, posisi dan hirarki.Dimensi paling penting dalam budaya organisasi

4. adalah budaya yang mempromosikan sebuah ideal yang memobilisasi institusi pembelajaran
dalam mencapai dan budaya yang mempersatukan.
CULTURE AT THE FOUNDATION OF KM
 Implementasi knowledge management hampir selalu membutuhkan perubahan
budaya dimana apabila perubahan secara keseluruhan tidak dilakukan, setidaknya
mengambil sedikit dari organisasi yang ada dengan tujuan untuk mempromosikan
budaya knowledge sharing dan kolaborasi.
 Budaya knowledge sharing dibuat dengan didasari oleh kepercayaan dan penting
untuk menginformasikan, mengikutsertakan dan menginspirasi anggota organisasi
pada saat perubahan organisasi sangat penting.
 Budaya korporasi adalah komponen kunci dalam meyakinkan bahwa arus knowledge
dan informasi yang penting dalam sebuah organisasi. Kekuatan dan komitmen dari
budaya korporasi hampir selalu penting dibandingkan teknologi komunikasi yang
diimplementasikan untuk mempromosikan knowledge sharing.
 Budaya knowledge sharing adalah budaya dimana knowledge sharing menjadi sebuah
norma, tidak ada pengecualian dimana anggota disemangati untuk bekerja sama,
untuk mengkolaborasi dan membagi dan mereka akan mendapatkan hadiah apabila
melakukan knowledge sharing.
 koordinasi antar grup ditekankan, dimana ahli tidak menjaga pengetahuan yang
mereka miliki secara berlebih, dan dimana knowledge sharing dilakukan secara aktif
dan terlihat memberi kesempatan sehingga seluruh level dalam hirarrki melakukan
knowledge sharing.
 Menurut Gruber dan Duxbury(2001) mengambil kesimpulan bahwa lingkungan yang
mendukung sharing knowledge memiliki karakteristik sebagai berikut.:
1.Reward struktur (pengakuan untuk knowledge sharing dengan peers).
2. Transparansi (tidak ada agenda tersembunyi).
3. Sharing supported (komunikasi dan koordinasi antar grup).
4. Trust(membagi tujuan)
5. Top management support( komunikasi upward dan downward).
The Effects of Culture on Individuals

5.  Terdapat 3 cara dasar yang dimana budaya atau lebih akurat, anggota sebuah referensi
merepresentasikan budaya dan menciptakan high level untuk konsistensi cross
individual behavioral yaitu norma sosial, shared value dan shared mental models.
 Norma ditegakan oleh anggota lain dalam sebuag grup melalui sanksi sosial.
Killmanan < Saxton dan Serpa (1986) mengkarakterisasikan tingkatan norma :
1. peripheral norma adalah ekspetasi secara umum yang membuat interaksi lebih
mudah dan lebih menyenangkan. Sanksi dalam norma ini ringan.
2. relevant norma mencakup behavior yang penting dalam fungsi sebuah grup. Sanksi
yang akan diberikan apabila dilanggar yaitu tidak diikutsertakan dalam fungsi dan
aktivitas penting dari grup
3. pivotal norms mewakili behavior yang sangat penting dalam efektifitas fungsi grup.
Sanksi yang akan diberikan apabila dilangggar adalah dikeluarkan.
 Dalam mekanisme kontrol budaya terdapat kata kunci yaitu shared value dimana isu
yang terdapat didalmnya adalah bukan behavior individual tertentu yang bisa
dijelaskan atau diprediksikan berdasarkan value tetapi dari bagimana value dibagikan
kepada anggota dalam sebuah organisasi dan paling penting adalah bagaimana
tanggung jawab budaya atau organisasi mengembangkan value dengan individual
dimana value adalah kesadaran, afektif keiinginan dan kemauan dari seseorang yang
memberikan arahan dalam sebuah perilaku.
 Value akan memberikan pengaruh kepada perilaku individual dalam berbagai cara.
Public value muncul disaat kita mempercayai bahwa orang sekitar kita memegang
nilai tertentu (social value) sehingga kita sering bertindak berdasarkan value tersebut
walaupun kita tidak memegang value tersebut.
 Mental model bisa dibentuk dari persepsi dan imajinasi. Dalam organisasi yang
memiliki budaya yang kuat, anggota organisasi mulai menggunakan mental model
yang sama tentang pegawai, kompetisi,pelanggan, serikat dan aspek pengambilan
keputusan manajerial penting lainnya. Dimana didalamnya terdapat skema kognitif
yang terdiri dari direct scheme development ( skema dimana kita saat melakukan
sesuatu secara otomatis), indirect schema development (skema dimana kita
melakukan sesuatu dengan mengikuti bagaimana melakukan sesuatu dari anggota
grup yang menjadi referensi) dan consensual schema (skema dimana pengetahuan di
share secara besar-besaran).

6.  Organizational culture itu menciptakan sekumpulan peran (identitas sosial),
menciptakan sekumpulan ekspetasi peran (sifat, kompetensi dan nilai ) yang memiliki
hubungan dengan setiap identitas, memciptakan status kepada referensi grup untuk
setiap identitas sosial dan menyediaka nilai, skema kognitif dan mental model yang
mempengaruhi bagaimana perilaku indivual.
CULTURAL TRANSFORMATION TO A KNOWLEDGE-SHARING CULTURE
 Perubahan budaya terkadang memiliki arti bahwa anggota harus menganti
keseluruhan identitas sosial mereka dan terkadang status dari berbagai peran atau
perubahan identitas akan mengakibatkan penolakan pada orang yang memiliki peran
yang tinggi.
 Killman, Saxton dan Serpa (1986) memberikan beberapa tata cara umum yang baik :
1. orang akan melihat kepada pemimpin terlebih dahulu untuk melakukan sesuatu tentang
hal yang penting dalam organisasi
2. budaya sering ditransmisikan melalui cerita dan legenda yang memiliki kepentingan
sebuah organisasi
3. dalam bereaksi pada saat krisis, pemimpin bisa mengirimkan nilai dan asumpsi sebuah
organisasi
4. untuk memotivasi perilaku secara langsung, sistem reward bisa memberikan pesan
penting mengenai yang penting
5. kepentingan dan keputusan secara publik juga mengkomunikasikan value tertentu
6. pemimpin mengkomunikasikan pentingnya suatu nilai dengan praise dan kritik mereka.
 Single loop learning adalah pembelajaran dimana seseorang melakukan sesuatu tanpa
berpiki dan mendapatkan keputusan atau solusi terhadap permasalahan mereka dan
pada saat solusi tidak menyelesaikan masalah mereka akan mempertanyakan input
keputusan mereka dan akna melakukan pengambilan keputusan yang lebih baik lagi
sedangkan double loop learning adalah disaat individu atau grup mulai
mempertanyakan asumsi dasar dan model yang digunakan dalam keputusan.
 Kebanyakan program perubahan dalam perusahaan tidak bisa dilakukan dikarenakan
mereka hanya memberitahukan konten ( knowledge, struktur atau data perusahaan )
atau proses (aktivitas atau perilaku) tetapi mereka tidak pernah memberi tahu
mengenai konteks yang ada dalam elemen tersebut.

7.  Beberapa tahapan untuk menciptakan budaya knowledge sharing :
_ Memiliki jurnalis knowledge yang mulai mewawancarai orang kunci untuk
mendokumentasikan proyek, best practices , pembelajaran.
_ Melakukan KM get together dengan melakukan informal gathering untuk membantu
orang mengetahui satu sama lain.
_ Membuat newsletter untuk mempublikasikan inisiatif KM dan role model yang baik
_ Meluncurkan proyek pilot KM seperti sistem lokasi expertise
-Menganti kriteria evaluasi kinerja untuk refleksi dan menilai kompetensi dan pencapaian
knowledge sharing
-Mencela orang yang tidak memberikan knowledge dan memberikan reward kepada
knowledge shares
- Mendesign kembali tempat bekerja untuk tempat gathering(e.g., Cotter, 2000; Chiem,
2001; Gladwell, 2000).
 Budaya knowledge friendly termasuk didalamnya tidak memaksakan top-down,
memperbolehkan perubahan budaya dari waktu ke waktu, memberikan positif role
model apabila mungkin, menciptakan kesempatan untuk orang tahu satu sama lain
dan berfokus kepada menghubungkan oran dibandingkan capturing konten.
 Beberapa hal yang dapat dipelajari dari inisiatif perubahan budaya termasuk :
Mereka menyediakan informasi mengenai kemampuan dan pengalaman pegawai untuk
mengatasi masalah yang muncul dari tidak adanya atau kesulitan untuk membangun
hubungan personal (virtual organisasi)
Memberikan mekanisme pendukung seperti feedback untuk knowledge sharing yang
efektif
Tujuan yang sama dan kepercayaan satu sama lain harus dikembangkan
KM adalah proses evolusi yang harus terdapat dalam budaya organisasi
ORGANIZATIONAL MATURITY MODELS
 The CarnegieMellon Software Engineering Institute (CMMI Project Team, 2002)
Mendefinisikan maturity model sebagai model deskriptif dari tahapan progress
organisasi dimana mereka mendefinisikan, implementasi, perubahan dan
meningkatkan proses mereka.

8. Capability Maturity Model adalah model organisasi yang mendeskripsikan 5 tahapan
perubahan yang dilakukan oleh organisasi. Berikut adalah tahapannya :
1. Initial: proses adalah ad hoc, chaotic dan jarang didefinisikan.
2. Repeatable: Proses dasar mulai dibuat dan ada level disiplin dalam proses mereka.
3. Defined: Semua proses didefinisikan, didokumentasikan, distandarisasi dan diintegrasi satu
sama lain.
4. Managed: Proses diukur dengan mengumpulkan data secara detail dalam proses dan
kualitas
5. Optimizing: Peningkatan secara terus menerus yang diadopsi dan ada feedback secara
kuantitatif dan membuat pilot ide dan teknologi baru.
KM Maturity Models
Berikut adalah 6 model KM Maturity Models :

9. STRATEGIC IMPLICATIONS OF ORGANIZATIONAL CULTURE
Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk perubahan budaya yang dibutuhkan oleh KM
untuk sukses :
1. Secara jelas mendefinisikan budaya yang diinginkan
2. Menilai budaya yang ada sekarang
3Diagnosis budaya yang ada dengan respek terhadap perilaku knowledge sharing yang
diharapkan
4. Memberikan toleransi untuk perubahan
5. Identifikasi apa yang bisa digunakan sebagai enablers dan hambatan .
6. Memberi penilaian untuk level maturity KM dalam organisasi
7. Identifikasi KM enablers dan hambatan
8.Menentukan analisis gap untuk membuat peta untuk mengetahui posisi dimana organisasi
saaat ini dan kemana budaya yang diharapkan.
PRACTICAL IMPLICATIONS OF ORGANIZATIONAL CULTURE
Absorptive capacity adalah keterbukaan individual atau organisasi untuk perubahan dan
inovasi dan kapabilitas atau persiapan untuk mengintegrasi semuanya.