kintoneの機能をフル活用して、自力でkintoneを最大限に利用するためのガイドブックです。 ［vol.09 通知］

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2017 年 9 ⽉版
伝えるべき情報を的確に届ける
条件や⽇付に合わせた通知の設定を
「総務への依頼受付アプリ」を例に解説します！
通知
確認・作業漏れを防げるようにしたい。
伝えたい情報がしっかり届くように、
条件に合わせた通知とかも設定できるかな。

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通知導⼊前
アプリにレコードが登録されても気づかない
⾃分で⾒に⾏かなければならないので、確認の抜け漏れが発⽣している
・やらないといけないタスクの納期が遅れる。
・タスクを忘れてしまう。
通知導⼊後
伝えるべきユーザーにアプリから通知が届くようになり、確認・作業漏れを防げる

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通知について
kintone では、アプリにレコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどを、
アプリの利⽤ユーザーに通知することができます。
レコード内の⽇時情報をもとにしたリマインド通知も送信できます。
| 通知の設定パターン
アプリの「通知」を設定すると、次のようなときに、ユーザーに通知が送信されます。
• ①アプリの条件通知（→P5）
アプリのデータが特定の操作をされたときに通知されます。
例：アプリにデータ（レコード）が追加されたとき レコードが編集されたとき
【通知の操作対象】
［レコード追加］［レコード編集］［コメント書き込み］［ステータスの更新］［ファイル読み込み］
• ②レコードの条件通知（→P9）
アプリのレコードのデータが特定の条件を満たしたときに通知されます。
例：作業者に⾃分が選択されたとき ステータスが「緊急」になったとき
都道府県が「東京都」だったとき 費⽤を⼊⼒する項⽬に、100 万円以上の⾦額が⼊⼒されたとき
• ③リマインダーの条件通知（→P13）
アプリの⽇時項⽬を基準にして特定のタイミング（7 ⽇前、3 ⽇後など）に通知されます。
例：ToDo の締切⽇が過ぎたとき 開催⽇の 3 ⽇前に通知が欲しいとき
| 通知対象
通知先には、「組織」、「グループ」または「ユーザー」を指定できます。
フォームにユーザー選択フィールドを設定している場合は、そのフィールドで選択されたユーザーも通
知先にできます。（組織選択フィールド、グループ選択フィールドも同様）
通知の初期設定では、レコードにコメントが書き込まれたときに、次のユーザーに通知が送信されます。
・そのレコードの作成者
・過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザー

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| 通知⽅法
アプリの通知は、宛先のユーザーのポータル（kintone のトップページ）、または「通知」ページに、「⾃
分宛」の通知として表⽰されます。
また、kintone の管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個⼈設定でメール通知を有効にして
いるユーザーには、通知がメールでも送信されます。
（レコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどが通知されます。レコー
ドの詳細内容については kintone を開いて確認します。）
メール通知の例：
・⼀定の操作をしたときに通知する
・⼀定の条件のレコードが登録されたときに通知する
・指定の⽇時を過ぎたときに通知する
の 3 つの通知パターンがありますので、⽬的に合わせて使い分けましょう。

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通知の設定⽅法
ここでは「総務への依頼受付アプリ」を例にして、通知の設定をします。
通知の 3 つの設定パターンに分けて設定を進めていきましょう。
| ① アプリの条件通知の設定
アプリの条件通知を設定します。アプリの操作が⾏われたときに、指定した通知先に通知をすることが
できます。対象の操作は以下の通りです。
［レコード追加］［レコード編集］［コメント書き込み］［ステータスの更新］［ファイル読み込み］
ここでは、「総務への依頼受付アプリ」に、いずれかの操作が⾏われたときに、かならず「総務部」メ
ンバーに通知が届くように設定していきましょう。
【完成イメージ】
• 1. アプリのアクセス権の設定画⾯を表⽰
① アプリの設定画⾯を開く
アプリの⼀覧画⾯から、［⻭⾞］をクリックします。
①「⻭⾞」をクリックする

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② アプリの条件通知の設定画⾯を開く
アプリの管理画⾯が表⽰されます。ここから［通知］の［アプリの条件通知］をクリックします。
アプリの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。
• 2. アプリの条件通知の設定
① 総務部を追加する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは［ユーザー／組織／グループを追加］をクリックして、総務部（組織）を追加します。
②通知の「アプリの条件通知」をクリックする

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「総務部」を追加できました。
② 総務部の条件通知を設定する
「総務部」に、すべてのチェックを⼊れます。
③ 保存する
左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。
①「総務部」と⼊⼒して選択する
②通知条件の操作を選択する

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これで、アプリの条件通知を設定できました。
③「保存」をクリックする
• 通知の注意点
次のユーザーには、通知は送信されません。
・レコードを操作した本⼈
・アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザー
Excel ファイルや CSV ファイルを読み込んでレコードを登録、または更新した場合は、
フィールドの値が通知設定の条件を満たしても、通知は送信されません。

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| ② レコードの条件通知の設定
レコードの条件通知を設定します。アプリのレコードが特定の条件を満たしたときに、指定した通知先
に通知をすることができます。
ここでは、「⾄急」チェックボックスにチェックが⼊った場合に、「総務部」メンバーに通知が届くよう
に設定していきましょう。
【完成イメージ】
• 1. レコードの条件通知の設定画⾯を表⽰
① レコードの条件通知の設定画⾯を開く
アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから［通知］の［アプリの条件通知］をクリックします。
①通知の「レコードの条件通知」をクリックする

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レコードの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。
• 2. レコードの条件通知の設定
① レコード条件を追加する
［追加する］をクリックして、レコード条件の項⽬を追加します。
② レコード条件を追加する
通知するレコードの条件を設定します。複数の条件の組み合わせを設定することも可能です。
ここでは⾄急にチェックが⼊った場合の条件を設定します。
①「追加する」をクリックする
②レコードの条件を設定する

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③ 通知内容を設定する
通知時に表⽰する件名を設定します。
ここでは、「⾄急の依頼が登録されました！ご確認お願いします。」と⼊⼒します。
表⽰例：
④ 通知先を設定する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは［ユーザー／組織／グループを追加］をクリックして、総務部（組織）を追加します。
③通知内容を⼊⼒する

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通知先が追加されました。
＊下位組織に通知する：⼦組織にも同じ設定を適⽤したい場合にチェックを⼊れます。
⑤ 保存する
左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。
これで、レコードの条件通知を設定できました。
⑤「保存」をクリックします。
④通知先を設定する

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| ③ リマインダーの条件通知の設定
⽇付・⽇時フィールドの値を利⽤して、⽇時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができ
ます。
「〜⽇前」、「〜⽇後」といった設定ができるので、事前に確認の通知を届けたり、⼀定期間経過したら
お知らせしたりと、様々な⽤途に活⽤できます。
ここでは、「納期希望⽇ 3 ⽇前」になったら「担当者」にリマインダーの通知が送られるように設定し
ていきましょう。
【完成イメージ】
• 1. リマインダーの条件通知の設定画⾯を表⽰
① リマインダーの条件通知の設定画⾯を開く
アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから［通知］の［リマインダーの条件通知］をクリックします。
①通知の「リマインダーの条件通知」をクリックする

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リマインダーの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。
• 2. リマインダーの条件通知の設定
① リマインドの条件を追加する
［追加する］をクリックして、リマインド条件の項⽬を追加します。
② 通知のタイミングを設定する
通知のタイミングを設定します。
フォームにある「⽇付・⽇時」フィールドから選択して、その「何⽇前」or「何⽇後」、「何時」に通知
するかを選択します。ここでは、「納期希望⽇」の 3 ⽇後の 9 時に通知するように設定します。
通知のタイミングが設定できました。
＊当⽇に通知する場合は、⽇付に「0」を指定します。
①「追加する」をクリックする
②通知のタイミングを設定する

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③ 通知内容を設定する
通知時に表⽰する件名を設定します。ここでは、「納期希望⽇の 3 ⽇前です。」と⼊⼒します。
④ 通知先を設定する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは［フォームのフィールドを追加］をクリックして、「担当者」フィールドを追加します。
③通知内容を⼊⼒する
③通知先を設定する

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通知先に「担当者」が追加されました。
⑤ 保存する
左上の［保存］をクリックして、設定を保存します。
これで、リマインダーの条件通知を設定できました。
⑤「保存」をクリックします。

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| Tips 応⽤
• 通知先に作成者、更新者、作業者を指定する
レコードの「作成者」や「更新者」、「作業者（プロセス管理の作業者）」を指定して、通知先にするこ
とができます。［フォームのフィールドを追加］から選択します。
・作成者：レコードを作成したユーザー
・更新者：レコードを最後に更新したユーザー
・作業者：プロセス管理上で、現ステータスの作業担当になっているユーザー
例：プロセス管理機能が有効なアプリで、「作業者」にリマインダーの通知を設定する
• 通知先にユーザー選択・組織選択フィールドを指定する
アプリのフォームに配置した「ユーザー選択フィールド」や「組織選択フィールド」を指定して、レコ
ードごとに選択されたユーザー・組織に対して通知をすることができます。
［フォームのフィールドを追加］から指定するフィールドを選択します。
例：ユーザー選択（担当者）に選択されたユーザーへ通知するように設定
「フォームのフィールドを追加」から選択する
「フォームのフィールドを追加」から選択する

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• リマインダーの通知の条件を追加する
リマンダー通知の設定に対して、さらに条件を追加することができます。
例えば、「ステータス」が完了済になっているレコードは通知せず、未完了のままのレコードのみ通知
するといった設定が可能となります。
「フォームのフィールド」や「リマインダーの通知条件」などを組み合
わせることで、より柔軟な通知設定ができるようになります！
通知設定に慣れてきたら、ぜひ試してみてくださいね。
「条件を設定する」をクリックする
通知の条件を設定できる

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• メール通知を有効にする
kintone システム管理者が、メール通知を有効にする必要があります。
① kintone システム管理画⾯を開きます。
② ［その他］＞［利⽤する機能の選択］をクリックします。
③［通知のメール送信機能を利⽤する］のチェックボックスを選択し、メールの送信形式、およびユー
ザーの個⼈設定の初期設定を選択します。
「利⽤する機能の選択」をクリックする
「通知のメール送信機能を利⽤する」をクリックする

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• メール通知の個⼈設定
メール通知を受け取るかどうか、ユーザーごとに個⼈設定で設定することができます。
① 画⾯右上の から［個⼈設定］を開きます。
② 「メール通知」の項⽬から、メール通知を受信する対象を選択します。
• スマートフォンで通知を受け取る
スマートフォンアプリ「kintone モバイル」では、⾃分宛の通知をスマートフォンの通知として受け取
れます。
iPhone ⽤
https://itunes.apple.com/jp/app/kintone/id674312865?mt=8
Android ⽤
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile&hl=ja
②メール通知する対象を選択します。
①「個⼈設定」を開きます