public e-procurement and workflow management systems

1. Collabora/Gips - un workflow
management systems del ciclo acquisti

2. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi
Università degli studi di Napoli Federico II
PA senza carta
collabora/gips - un workflow
management systems del ciclo acquisti
Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA

3. Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Descrizione del prodotto
Collabora/Gips - è un workflow management System (WMS),
strutturato e dinamico in cui la gestione dei documenti elettronici
si integra nei processi informativi, attraverso interfacce con
contenuti leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico fra
tutti i collaboratori
Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Microsoft
SharePoint®Server (che consente la gestione delle informazioni
strutturate attraverso il web) e tramite l’utilizzo di strumenti
nativi e di Microsoft®InfoPath (strumento per la creazione e la
gestione dei moduli per la raccolta di dati per la semplificazione e
la standardizzazione dei processi), il tutto interconnesso con il
sistema di autenticazione, le basi dati di Ateneo, mentre la
conservazione a norma avviene attraverso il riversamento nel
sistema documentale di Ateneo e-doc.unina.it.

4. Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Destinatari del prodotto
I destinatari in senso stretto sono costituiti dai soggetti (nel caso del Centro) o le UO (nel
caso di organizzazioni più complesse), direttamente coinvolti/e nella realizzazione delle
attività del ciclo acquisti, come dalla matrice delle responsabilità in calce:
I destinatari in senso più generale sono costituiti da tutti gli Operatori economici che
interagiscono con il ciclo acquisti del Centro o di una P.A., e dagli Enti Pubblici che erogano i
finanziamenti europei.
Attività Soggetti coinvolti UOcoinvolte
Proposta Direttore Tecnico UO XXX
Verifica Amm.va e contabile
Responsabile della
Gestione
UOResponsabile
Richiesta
Iter autorizzativo Organi di governo Organi di governo
Avvio procedura e pubblicità Dirigente preposto Dirigente preposto
Esecuzione iter pre contrattuale Operatori Segreteria UO Contratti
Verifiche requisiti pre contrattuali Operatori Segreteria UO Contratti
Sottoscrizione contratto Dirigente preposto Dirigente preposto
Contabilizzazione contratto Operatori Segreteria UOResponsabile
Avvio ed esecuzione contratto Rup/Dec Rup/Dec
Gestione magazzino Operatori magazzino Operatori
Acquisizione fattura ed elaborazione
modulistica aut.pagamento
Operatore Segreteria/Rup UO Responsabile/Rup
Verifiche finali sull'esecuzione Rup/Dec Rup/Dec
Verifiche finali sul contraente Operatori Segreteria UOResponsabile
Emissione ordinativo di pagamento Operatori Segreteria UOResponsabile
Post informazione e archiviazione
Responsabile della
Gestione
UOResponsabile
START
STOP

5. Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Dott. Costanzo Durante Responsabile dei processi amm.vi
Ing. Giovanni Battista Barone Area Tecnica Sistemi
Dott.ssa Stefania Grasso Segreteria di Presidenza
Sig. Gianpiero Facchini Responsabile del magazzino
Dott. Dario Coppola Operatore di Segreteria
Sig.ra Silvana Alano Operatore di Segreteria
Sig.ra Paola Sansone Operatore di Segreteria
Gruppo di lavoro

6. Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Per ulteriori approfondimenti:
Si segnala il contributo della Consip Spa, per l’impegno profuso nel
consolidare l’e-procurement pubblico con l’attivazione dei diversi
strumenti di acquisto e di negoziazione on line, attraverso i quali si
alimenta il flusso documentale del ciclo acquisti delle PP.AA..
Si segnala il contributo della Fondazione CRUI che ha attivato per
conto degli Atenei Italiani, l’Accordo Quadro Unico Nazionale con la
Microsoft, per le licenze d’uso dei sistemi operativi e degli applicativi
Si segnala il contributo della IDC Spa, che ha supportato il Centro nella
predisposizione del sistema web.
Link dove può essere visualizzata la home page statica del sistema:
http://wpage.unina.it/segreteria.csi/collabora.jpg .

7. Premio FORUM PA 2017:
10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Costanzo Durante
Costanzo.Durante@unina.it
Responsabile dei processi gestionali del CSI
Centro di Ateneo per i servizi informativi
Università degli Studi di Napoli Federico II