Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này.
BG KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO. TS. BÙI QUANG XUÂN
1. BỘ NỘI VỤ
BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC THEO CHỨC
DANH, VỊ TRÍ VIỆC LÀM
TS. BÙI QUANG XUÂN
HV CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
2. KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG
TIẾN SỸ BÙI QUANG XUÂN
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ-HÀNH CHÍNH
5. TÔI ĐANG XÂY
CÔNG TRÌNH
GIÁ TRỊ CHO
NHÂN LOẠI
CÂU CHUYỆN BA NGƯỜI THỢ XÂ XÂY
CÙNG MỘT BỨC TƯỜNG
6. 10 NĂM SAU
1. Người thứ nhất vẫn là người
thợ xây
2. Người thứ hai trở thành một
kiến trúc sư
3. Còn người thứ ba trở thành
ông chủ của hai người kia
8. KHÁI NIỆM:
Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ
chức và phương thức tốt nhất để đạt được
những mục tiêu đó
VAI TRÒ:
“Không lập kế hoạch
là lập kế hoạch cho thất bại”
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong
hoạt động quản trị của các nhà quản lý
9. KHÁI NIỆM:
Là quá trình xác định những mục tiêu
của tổ chức và phương thức tốt nhất
để đạt được những mục tiêu đó
10. VAI TRÒ:
“Không lập kế hoạch
là lập kế hoạch cho thất bại”
Là chức năng quan trọng và không thể
thiếu trong hoạt động quản trị của các
nhà quản lý
11. Thời đại chúng ta
đang sống-làm việc ?
Quá khứ-Hiện tại-
Tương lai và sự thay
đổi?
12. Thời đại chúng ta đang sống-
làm việc ?
Quá khứ-Hiện tại-Tương lai
và sự thay đổi?
Chúng ta cần như thế nào
để:
1. Tư duy được tương lai;
2. Có khả năng thay đổi chính
mình để đi tới tương lai;
13. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA
Chúng ta cần như thế nào
để:
1. Tư duy được tương lai;
2. Có khả năng thay đổi chính
mình để đi tới tương lai;
3. Biết cách tạo ra tương lai
4. Biết cách chiến thắng trong
tương lai
14. BẠN CÓ
MUỐN LÀ
NGƯỜI CHIẾN
THẮNG ?
BẠN MUỐN
ĐẠT ĐƯỢC
GÌ?
BẠN CÓ GÌ
?
BẠN LÀM GÌ
ĐỂ CHIẾN
THẮNG ?
15. CHÚNG TA
HIỂU-
BIẾT
CÁCH LÀM
KIẾN THỨC
CƠ BẢN
VỀ QTKD
CÔNG CỤ
RA QĐ
(KẾ
TOÁN/TÀI
CHÍNH)
CHIẾN
LƯỢC TIẾP
THỊ
TIẾP THỊ
QUỐC TẾ
TÀI CHÍNH
QUỐC TẾ
QUẢN LÝ
TRONG
MÔI
TRƯỜNG
TOÀN CẦU
QUẢN
LÝ KẾ
HOẠCH
16. Hoạch định kế hoạch là gì?
Làm gì để Hoạch định kế hoạch ?
Áp dụng Hoạch định kế hoạch ở
VN?
LÊN KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA BẠN MỖI NGÀY.
Lên kế hoạch mỗi ngày hướng tới việc giúp bạn
đạt được mục tiêu của mình, hình thành những
thói quen tốt và sống một cuộc sống lành mạnh.
20. MỘT CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ THÀNH
CÔNG CẦN CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM
1. Phù hợp với nguồn lực, mang tính
chất tổng thể và dài hạn
2. Cam kết của lãnh đạo đối với sự
phát triển của tổ chức.
3. Chiến lược và Tầm nhìn của tổ
chức phải được thông tin tốt
4. Được dựa trên những công cụ đo
lường chủ yếu của tổ chức
21. MỘT CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ THÀNH
CÔNG CẦN CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM
5. Phải vạch ra được tình hình tài
chính và các hoạt động theo
đường lối chiến lược của tổ chức
6. Được xây dựng dựa trên các đơn
vị chủ chốt và các sản phẩm
chiến lược của tổ chức.
7. Thiết lập công cụ để thực thi
chiến lược (lập mục tiêu, xác
định công cụ đo lường, quy
trình...)
22. KHI GẶP BẤT CỨ VẤN ĐỀ GÌ, CHÚNG TA
THƯỜNG ĐẶT RA CÁC CÂU HỎI:
What: Vấn đề là gì?
Where: Nguyên nhân ở đâu?
Why : Tại sao nảy sinh vấn đề
How : Chúng ta phải giải
quyết nó như thế nào …
24. 1. Thành phần hồ sơ:
Hồ sơ do đơn vị được thanh tra
cung cấp và các phòng.
2. Thời hạn thanh tra:
Theo Quyết định thanh tra
3.Lưu đồ:
28. 1. Hoạch định kế hoạch là gì ?
2. Hoạch định kế hoạch là gì?
3. Sự khác nhau giữa quản lý hoạt động
và Hoạch định kế hoạch ?
4. Để Hoạch định kế hoạch , nhà lãnh
đạo cần gì?
Hoạch định kế
hoạch là gì?
29. Chiến lược - Hành động để Chiến thắng
•Quân sự - chiến thắng kẻ thù
•Chiến lược – Hành động để
– Chiến thắng chính mình (Chiến lược Phát
triển)
– Chiến thắng đối thủ (Chiến lược Cạnh tranh)
• Năng lực của ta có gì nổi trội?
–Sản phẩm của ta có giá trị gia tăng
– Năng lực lõi của ta là gì?
30. CHỈ CÓ TÌNH YÊU MÃNH LIỆT MỚI CÓ THỂ
XUA TAN NHỮNG HIỂU LẦM VỤN VẶT NẢY
SINH TRONG CUỘC SỐNG CHUNG
31. Chiến lược - Hành động để Chiến thắng
•Môi trường xung quanh như thế nào?
• Tổ chức sẽ thay đổi như thế nào để quản
lý chiến lược thành công?
• Văn hóa của tổ chức cần phải như thế nào
để quản lý chiến lược? (Giá trị-Niềm tin)
• Vai trò người lãnh đạo trong quản lý chiến
lược? (Leadership)
32. Áp lực
TOÀN CẦU HÓA
PHÁT TRIỂN
KHOA HỌC-CÔNG
NGHỆ
NGUỒN LỰC
HẠN HẸP
KHÁCH HÀNG
34. Hoạch định kế hoạch
là hành động
để chiến thắng
Tầm nhìn (What)
Muốn tổ chức trờ
thành tổ chức như thế
nào (10, 20 năm)?
Sứ mệnh (How)
Tổ chức cần làm
gì/làm như thế nào để
thực hiện tuyên bố tầm
nhìn ?
Mục tiêu kế hoạch
Output/Outcome cần
phải đạt được ?
Mục tiêu hàng năm
Output/Outcome cần
đạt được hàng năm ?
35. HOẠCH ĐỊNH KẾ
HOẠCH
Việc liên tục duy trì và thống nhất
hành động trong toàn bộ tổ chức
nhằm tập trung các nguồn lực vào
việc đạt được các mục tiêu.
Ban Công vu Philippine.ppt
Bo PT-XH.ppt
36. HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH
• Hành động: Chiến lược đòi hỏi sự quản lý các
hành động này
• Phạm vi: trong toàn bộ tổ chức …
• Mục tiêu: tác động đến việc đạt được các mục tiêu
tổ chức
• Thống nhất: Chiến lược thống nhất các hành động
• Duy trì liên tục: trong khoảng thời gian dài…
• Dựa trên nguồn lực: tập trung vào việc sử dụng
và phát triển các nguồn lực
38. Định vị tổ chức
• Ta là ai?
– Thực chất người dân muốn gì?
– Tổ chức bán/cung cấp cho người dânthực
chất cái gì?
• Thế mạnh của ta là gì?
• Năng lực lõi của ta là gì?
• Giá trị gia tăng nội sinh
• Giá trị gia tăng ngoại sinh
40. Các bạn hãy cho biết:
1. Một vấn đề/nội dung/cách tiếp cận gây ấn
tượng nhất về Quản lý chiến lược ?(Xanh)
2. Hãy đặt 1 câu hỏi về những vấn đề được nêu
trong buổi sáng (Hồng)
41. Theo các bạn:
1. Quản lý chiến lược mang lại những lợi thế gì
đối với tổ chức bạn?
2. Quản lý chiến lược khác với quản lý kế hoạch,
quản lý hoạt động như thế nào?
3. Cần những điều kiện gì để áp dụng được quản
lý chiến lược?
42. Quản lý
chiến
lược
Chúng ta là ai?
Chúng ta muốn
trở thành tổ
chức
như thế nào
trong tương
lai
Làm thế nào
để đi đến đích?
43. Quản lý
chiến
lược
Chúng ta là ai?
Khách hàng
của chúng ta là
ai?
Các đối thủ
hiện tại và
tương lai ?
Những dự án
của
khách hàng khi
quan hệ với
DN?
Những khác
biệt
của SP/DV
so với DN
khác?
Lợi thế cơ bản
mà khách hàng
có được trong
quan hệ
với DN so với DN
khác?
44. Thiết lập mục tiêu
Lập kế hoạch
chiến lược
Tổ chức thực hiện
Chiến lược
Đánh giá
45. Chúng ta đang ở đâu?
Làm thế nào để đến đó?
Chúng ta đã làm việc đó
như thế nào?
Chúng ta đang muốn
đi đến đâu?
Nhiệm vụ,môi
trường và nguồn
lực hiện hữu
Kết quả đầu ra và
các mục tiêu
Kế hoạch
chiến lược
Đánh giá và báo cáo
trên cơ sở đo lường
thực hiện
46. ĐẶT CÂU HỎI ĐÚNG
Giá trị gia
tăng/kết quả
Đầu ra
Đầu vào
Các quy trình
Chúng ta có đủ
chưa?
Có hiệu quả ?
Chúng ta đã làm
đúng điều cần làm
chưa?
Chúng ta đã thực
hiện đủ chưa?
Có đạt được
mục tiêu ?
Quản lý
hoạt động
Quản lý
chiến lược
Các biện
pháp
nhất
quán và
hoà hợp
47. Kỹ năng
nhận thức
(tầm nhìn)
Kỹ năng
chuyên môn
(chiến lược)
Kỹ năng làm
việc với con
người
(Kết quả)
48. Kết luận
Hoạch định kế hoạch là 1 quá trình được thiết
lập, duy trì, thống nhất, mang tính tổng lực
năng lực lõi-nguồn lực-lợi thế nổi trội của tổ
chức, từ:
-Tầm nhìn-sứ mệnh-mục tiêu hướng đến tương
lai;
- Hành động đạt mục tiêu:
-Phân tích môi trường (bên trong, nguồn lực), bên ngoài (khách hàng,
bối cảnh, lợi thế, cơ hội/thách thức);
-Thiết lập mục tiêu (theo output hay outcome?)
-Lựa chọn chiến lược (cấp, chức năng, kinh doanh, công nghệ, dịch vụ);
-Kế hoạch hành động
-Xây dựng giá trị-niềm tin (trong/ngoài)
49. Kết luận
Thực thi kế hoạch :
- Làm sao biết được kết quả/mục
tiêu?
- Phối/kết hợp các chiến
lược/nguồn lực/các chức năng
- Điều chỉnh?
50. Hoạch định kế hoạch để ?
• Xác định rõ định hướng, đích
• Tạo vị thế cạnh tranh vượt trội
• Huy động, tổng hợp năng lực
• Tạo ý chí “chiến thắng”
• Khai thác, tận dụng hiệu quả các nguồn
lực hữu hình/vô hình
51. Tổ chức sẽ được gì qua Hoạch định
kế hoạch ?
• Biết được mình (SWOT)
• Biết được khách hàng
• Biết được đối thủ (mạnh/yếu)
• Tạo được niềm tin chiến thắng
• Tạo sự đổi mới, phát triển bền vững
53. Các giá trị
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Lập kế hoạch
chiến luợc
Lập kế hoạch
ngân sách theo
kết quả
Quản lý theo
kết quảĐo lường và
đánh gía thực thi
54. Chúng tôi
đang kéo
dây
Chúng tôi
đang cố
gắng để
chiến thắng
Chúng tôi
đang chế ngự
toàn cầu bằng
sản phẩm luôn
độc đáo cho
khách hàng
55. KẾ HOẠCH
Lĩnh vực
Phương tiện
Phương pháp
Cần những năng lực
lõi và tay nghề gì để
thành công ?
Tổ chức/DN làm nghề
gì, trong lĩnh vực nào?
Phân bổ các nguồn
lực như thề nào để
phát huy tối đa năng
lực lõi?
57. Các thành phần cơ bản của
Hoạch định kế hoạch
• Tầm nhìn - Sứ mệnh
• Hợp nhất xung quanh mục tiêu
• Định hướng cho hoạt động/phân bổ
nguồn lực
• Xây dựng bầu không khí
• Tạo lập các chuẩn mực-niềm tin
58. Chiến lược cạnh tranh
• Tăng giá trị gia tăng?
• CHiếm niềm tin của khách hàng thông qua:
– Chất lượng sản phẩm
– Chất lượng thời gian
– Chất lượng không gian
– Chất lượng dịch vụ
– Chất lượng thương hiệu
– Chất lượng giá cả
59. CHúng ta
hiểu-biết
cách làm
Kiến thức
cơ bản
về QTKD
Công cụ ra
QĐ
(Kế
toán/Tài
chính)
CHiến lược
tiếp thị
Tiếp thị
quốc tế
Tài chính
quốc tế
Quản lý
trong
môi trường
toàn cầu
Quản lý
chiến lược
60. Quản lý
chiến
lược
Cơ sở về
QTKD
Công cụ ra
QĐ
(Kế toán/Tài
chính)
Chiến lược
tiếp thị
Tiếp thị quốc
tế
Tiếp thị quốc
tế
Tiếp thị quốc
tế
61. Hỗ trợ từ cơ quan
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
Thiết kế khóa học
Hỗ trợ tài năng
Hỗ trợ sinh viên (đào tạo
kỹ thuật)
Môi trường vật chất
Sự thỏa mãn cao hơn
Hiểu biết rộng hơn
Tỉ lệ tiêu hao thấp
64. ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
•
Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ
trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất
nhanh .
Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ
điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý
tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất
hiện.
Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả
các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng
giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn
đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.
Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin
liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn
Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày
mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.
65. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
•
Làm thế nào để mind map?!?
- Tư duy hai chiều (phản biện)
Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.
- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.
- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội
dung tổng quất của toàn bộ mind map.
- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.
- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các
ghi chú.
- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.
- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.
- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên
kết.
66. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
•
Làm thế nào để mind map?!?
- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang
nhánh khác
- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.
- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ
giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.
- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.
- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.
- Hãy sáng tạo.
- Bắt tay vào và HAVE FUN.
67. Specific - cụ thể, dễ hiểu
Measurable - đo lường được
Achievable - vừa sức, có thể đạt được
Realistics - thực tế
Timebound - có thời hạn.
Xác định mục tiêu
68. Phương pháp xác định 5W - 1H
1. Why
2. What
3. Where
4. When
5. Who
6. How
69. Bài tập 4
T
T
Nội
dung
công
việc
MT
Thời gian thực hiện (
theo tháng/tuần/ngày) Nguồn lực
T
1
T
2
T
3
T
4
T
5
T
6
T
7
1 Căn cứ mô
tả, HDCV
2
3
Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp,
mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL
T
H
70. Tại mỗi khâu
Plan – Do – Check
- Act đều lần lượt
đi qua các quy trình
con với đầy đủ các
bước P – D – C – A
71. DO - THỰC HIỆN
DO: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
Mục đích:
- Truyền thông tới toàn bộ những người
có liên quan trong kế hoạch
- Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng
những nhiệm vụ, công việc phải làm
để đạt mục tiêu chung của tổ chức
Vai trò:
- Thử nghiệm các giải pháp
- Xem xét, đo lường, phân tích kết
quả
- Đánh giá các giải pháp
DO
72. DO - THỰC HIỆNTriển khai thực hiện kế hoạch phải
đảm bảo mọi người trong tổ chức:
Nắm được kế hoạch
Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình
Thấy được tầm ảnh hưởng của kết
quả
công việc của từng cá nhân đối với
kết quả của chung
73. DO - THỰC HIỆN
ĐỂ LÀM TỐT KHÂU DO PHẢI:
Plan: Làm gì trước, sau (When)
Làm như thế nào, cách thức (How)
Do: Triển khai thực hiện theo Plan
Check:Kiểm tra, giám sát các bước DO
đã làm đúng?
Act: Tự khắc phục những sai sót trong
quá trình DO để hoàn thiện
DO
74. CHECK - KIỂM TRA
CHECK - KIỂM TRA lại những
việc đã làm xem đã đúng chưa,
có phù hợp không và có sai sót
gì không?
Vai trò: - Giúp phát hiện những
điểm chưa phù hợp để kịp thời
điều chỉnh
75. CHECK - KIỂM TRA Đo lường để hợp thức hoá và
thẩm định những thay đổi
So sánh kết quả với yêu cầu
Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do
Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó
theo chiều hướng tốt hơn, tồi hơn
hay vẫn vậy.
76. CHECK - KIỂM TRA
Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H
Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan
Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác
của kết quả kiểm tra và đánh giá lại hiệu
quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã
áp dụng
Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm
tra để hoàn thiện
CẦN THIẾT PHẢI CÓ 1 CHU TRÌNH CON ĐỂ
CHUẨN BỊ VỀ PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ
77. CHECK - KIỂM TRA
• Mức độ chính
xác và hiệu
quả
•Khắc
phục và
cải tiến
• Thực hiện
kiểm tra
theo kế
hoạch
• Lập kế
hoạch kiểm
tra
• 5W – 1H
Plan Do
CheckAct
78. CHECK - KIỂM TRA
Kiểm tra chéo
Đánh giá thực tế
Kiểm tra trong suốt quá trình
Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ
…
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
79. ACT – HÀNH ĐỘNG
Khắc phục và phòng ngừa những sai sót,
những điểm không phù hợp cần:
Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục
Khắc phục theo đúng Plan
Kiểm tra lại kết quả khắc phục
Tiếp tục khắc phục để cải tiến
80. • Nếu kết quả không tốt thực hiện
lại PLAN
• Nếu đạt kết quả tốt cần huấn
luyện mọi người các phương pháp
mới, qui trình chuẩn
ACT – HÀNH ĐỘNG
81. ACT – HÀNH ĐỘNG
Trước khi đưa ra một hành
động, một mục tiêu mới
cần :
- Cân nhắc, xem xét và
phân tích các số liệu.
- Đảm bảo các số liệu, kết
quả thu được là số liệu
thực, chính xác
82. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
1. Khái quát về lập kế hoạch.
2. Lợi ích của việc lập kế hoạch.
3. Các loại lập kế hoạch.
4. Phương pháp lập kế hoạch:
- Xác định mục tiêu,
- Phân tích tình hình,
- Chuẩn bị nguồn lực,
- Lên kế hoạch,
- Kiểm soát thực hiện.
83. LẬP KẾ HOẠCH
Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công
việc là một quá trình ấn định những mục tiêu
và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện
những mục tiêu đó.
Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà
quản lý cấp trung và cấp cao.
Rất cần thiết trong việc định hướng công
việc và kinh doanh của công ty.
85. 1. VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA KẾ
HOẠCH
1. Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình
huống quản lý
2. Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu
hiệu hơn.
3. Tập trung vào các mục tiêu và chính
sách của tổ chức.
4. Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ
chức để phối hợp với các quản lý viên
khác.
5. Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những
thay đổi của môi trường bên ngoài
6. Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm
tra.
86. LÀM THẾ NÀO XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC?
1. Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để
triển khai công việc đó hoàn hảo?
2. Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy
đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung
công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch
định công việc
87. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG
CÔNG VIỆC
5WH2C5M
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
2. Xác định nội dung công việc 1W (what)
3. Xác định 3W: where, when, who
4. Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
5. Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
6. Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
7. Xác định nguồn lực thực hiện 5M
88. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU YÊU CẦU
1. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải
quan tâm là:
Tại sao bạn phải làm công việc này?
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng?
2. Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một
công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chíng là
why với nội dung như trên.
3. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng
trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả
cuối cùng.
89. P – Plan - Lập kế
hoạch
D – Do - Thực
hiện
C – Check - Kiểm
tra
A – Act - Hành
động
90. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu
P: Xác định nguyên nhân
P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc
rễ của vấn đề
P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch
hành động
D: Thực hiện kế hoạch hành động
C: Xác định hiệu quả của kế hoạch
A: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực
hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan
91. 2. THÀNH PHẦN CỦA KẾ HOẠCH
Xác định mục tiêu
Phương hướng & các giải pháp thực
hiện
Nguồn lực
Cách tổ chức thực hiện
92. 3. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
LẬP KẾ HOẠCH ĐẶC ĐIỂM TÍNH CHẤT
93. 4. CÁC NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH
1. Nguyên tắc mục tiêu
2. Nguyên tắc hiệu quả
3. Nguyên tắc cân đối
4. Nguyên tắc Linh hoạt
5. Nguyên tắc bảo đảm cam kết
6. Nguyên tắc phù hợp
7. Nguyên tắc nhân tố hạn chế
8. Nguyên tắc khách quan
94. II. CÁC KỸ THUẬT, CÔNG CỤ CHỦ YẾU
TRONG LẬP KẾ HOẠCH
95. 1. GIỚI THIỆU KỸ THUẬT, CÔNG CỤ
Giới thiệu Kỹ thuật, công cụ
Công cụ phân tích nguyên nhân
Phương pháp khung Logic
112. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
1. · Giới thiệu chung về tổ chức công việc.
2. · Phương pháp tổ chức công việc:
3. - Hình thành quy trình,
4. - Định biên nhân sự,
5. - Lập mô tả công việc.
6. · Kiểm soát và đánh giá công việc.
7. · Tổ chức công việc cá nhân:
8. - Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên,
9. - Sắp xếp hồ sơ,
10. - Sắp xếp nơi làm việc,
11. - Quản lý thông tin.
154. THỰC HÀNH
1. Rèn luyện sự phối hợp giữa
các thành viên.
2. Tổ chức công việc cá nhân.