Lean toegepast op PRINCE2. Hoe richt je een project effectiever in? Wat is de relatie met Agile/Scrum?

1. .
Lean PRINCE2
Projectmanagement is waste
(maar noodzakelijk)
PLANET AGILE
17E BPUG SEMINAR

2. www.bpug.nl
Lean toegepast op PRINCE2
Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk)
2
Martin van Borselaer
• Mens-, organisatie- en procesverbeteraar
Projectmanager/verandermanager & coach
• PRINCE2 Practitioner
ScrumMaster
Lean Six Sigma Green Belt
Oracle ICT integratie specialist - SOA/BPM
Nieuwegein

3. www.bpug.nl
Lean toegepast op PRINCE2
Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk)
3
Vanuit mijn praktijkervaringAchtergrond
• Sinds 2009 MSP + PRINCE2 + Agile/Scrum
• 3x audit, 2x gateway
• Tevreden opdrachtgevers, tevreden projectmanager
Wat gaan we leren?Doel
• PRINCE2 beter op maat maken
• Slimmere (meer effectieve) projecten
• Betere resultaten
Wat gaan we doen?Inhoud
• Lean introductie
• Lean oefenen
• Lean toepassen op projectmanagent

4. www.bpug.nl
Wat is lean?
• Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles
en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van
waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen.
• Lean is een methode met een verzameling tools.
• Lean is een continu verbeterproces.
• Lean is (in het begin) contra intuïtief, het is vooral een andere
manier van denken.
4

5. www.bpug.nl
Lean is all of the above
5
Manier van denken / filosofie
Continu verbeterproces
Waarde en verspilling
Mensen
Methode/Systeem
Meer
• Waarde
• Kwaliteit
• Klanttevredenheid
• Medewerkers-
tevredenheid
Minder
• Doorlooptijd
• Kosten

6. www.bpug.nl
Lean wordt overal toegepast
6
Manufacturing
Construction
Service Startup
Medical
Software
Development
IT Integration
Project
Management
Six Sigma
Accounting

7. www.bpug.nl
Waarde vermeerderen door reduceren waste
7
Vastgesteld door eindklant!
“Voice of the customer”
Idee
(Waarde)
Zand
weghalen
Genieten!

8. www.bpug.nl
Vormen van waste
8
WASTE
Mura
variatie
Muri
overbelasting
Muda
verspilling
Transport
Voorraad
Beweging
Wachten
Overproductie
Overbewerking
Kwaliteitsproblemen
Capaciteiten van
mensen

9. www.bpug.nl
Waardeanalyse
Proces
Analyse value/waste
9
Stap a
Stap b
Product
Creëren van
waarde? Vasthouden
Ja
Noodzakelijk? Reduceren
Ja
Vraag
Nee
Nee
Verwijderen
Nee
Processtap
Voice of the
customer
Voice of the
business

10. www.bpug.nl
Functioneel ontwerp schrijven
10
Praten met
klant
8 uur
Opdracht:
maak
functioneel
ontwerp
FO schrijven
(1e dag)
8 uur
16 uur
FO schrijven
(2e dag)
8 uur
16 uur
Voorbereiden
quality review
1 uur
16 uur
Individueel
lezen en
vragen
terugsturen
1 uur
3 uur
Vragen
bundelen
1 uur
67 uur
quality review
2 uur
47 uur
FO
aanpassen en
akkoord
vragen
2 uur
1 uur
2e versie
lezen
1 uur
19 uur
Bevestiging
akkoord
1 uur
23 uur
Functioneel
ontwerp

11. www.bpug.nl
Functioneel ontwerp schrijven (analyse)
11
Praten met
klant
8 uur
Opdracht:
maak
functioneel
ontwerp
FO schrijven
(1e dag)
8 uur
16 uur
FO schrijven
(2e dag)
8 uur
16 uur
Voorbereiden
quality review
1 uur
16 uur
Individueel
lezen en
vragen
terugsturen
1 uur
3 uur
Vragen
bundelen
1 uur
67 uur
quality review
2 uur
47 uur
FO
aanpassen en
akkoord
vragen
2 uur
1 uur
2e versie
lezen
1 uur
19 uur
Bevestiging
akkoord
1 uur
23 uur
Functioneel
ontwerp
Process Cycle Efficiency =
Waarde tijd
Totale doorlooptijd
=
16 uur
241 uur
= 6,6 %

12. www.bpug.nl
Het gevaar van suboptimalisatie
1
2
3 4
5
6 7
8
9
12
“FO schrijven”
lean gemaakt
Theory of constraints / Kritieke Pad
• Is FO schrijven het grootste probleem?
• Was het FO eigenlijk wel nodig?
• Wat zijn de afhankelijkheden met FO schrijven?
Wordt de keten verbeterd?
 Optimize the whole

13. www.bpug.nl
PRINCE2Optimize the whole
13
Starting
Up a
project
Initiating a
project
Controlling
Stage
Managing
Stage
Boundaries
Managing
Product
Delivery
Closing a
project
Directing a project
Product
Delivery Delivery proces optimaliseren
Projectbeheersing optimaliseren
Value
PM is responsible for
day to day
management…
Waste

14. www.bpug.nl
Productie versus productontwikkeling
Aspect Productieproces Productontwikkeling
Business Case Bekend Moet bewezen worden
Risico’s Weinig
bekend en onder controle
Veel
Controle is uitdaging
Kwaliteit/scope Iedere keer hetzelfde
product met dezelfde
kwaliteitseisen
Eenmalig/uniek product
met onzekere eisen
Doorlooptijd Exact bekend Onzeker
Aanpak Steeds hetzelfde proces
uitvoeren en verbeteren
R&D
“fail fast, learn fast”
Variatie (Lean
Six Sigma)
Minimaliseren verschillen in
tijd/kosten/kwaliteit
Juist opzoeken (waarde
vaststellen)
14
projecten

15. www.bpug.nl
We hebben een lean productontwikkelproces nodig
15
Waarde
Tijd
Lean (agile)
V Model
Bewezen
product met
aangetoonde
waarde
Risico’s toetsen
Waarde
vaststellen
Snel in gebruik
nemen

16. www.bpug.nl
Lean productontwikkeling: Agile/Scrum
16
Opleveren
naar
productie
Sprint
planning
Sprint Demo
Lessons
Learned
Product Backlog Sprint Backlog
Continu
verbeteren
Pull op
basis van
Business
Value
Flow

17. www.bpug.nl
Projectbeheersing vanuit Agile/Scrum
17
Sprint
planning
Sprint Demo
Lessons
Learned
Product Backlog Sprint Backlog
Sprint rapportage
• Sprint resultaat
• Release planning
• Lessons learned +
verbeteracties
• Hindernissen
• Kosten
• Kwaliteit
Daily Scrum overleg
Task Board
Burndown Chart

18. www.bpug.nl
PRINCE2Wat missen we nog vanuit PRINCE2?
18
Starting
Up a
project
Initiating a
project
Controlling
Stage
Managing
Stage
Boundaries
Managing
Product
Delivery
Closing a
project
Directing a project
Product
Delivery
Sprint rapportage
• Sprint resultaat
• Release planning
• Lessons learned +
verbeteracties
• Hindernissen
• Kosten
• Kwaliteit
Daily Scrum overleg
Task Board
Burndown Chart

19. www.bpug.nl
Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (1)
Artifact/Proces Scrum PRINCE2
PID Niet voorgeschreven Gewoon doen, leunen op
product delivery proces voor
wat betreft inrichting PRINCE2
Business Case Voorgeschreven, maar niet
vastgesteld wijze waarop
Expliciet maken in PID,
onderdeel iedere sprint
rapportage
Risico’s Niet voorgeschreven, maar
grotendeels automatisch
afgedekt
Toch expliciet maken met
risicolog. Opnemen bij sprint
rapportage of
maandrapportage.
Opstarten en
initiëren project
Niet voorgeschreven Gewoon doen, blijft altijd nodig
19

20. www.bpug.nl
Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (2)
Artifact/Proces Scrum PRINCE2
Controlling stage Daily Scrum overleg
Task Board
Burndown Chart
Gebruik maken van Scrum
instrumenten
Managing Stage
Boundaries
Sprint planning/scope
Sprint demo
Sprint Retrospective
Sprint rapportage gebruiken
Sprint planning = fase plan
Closing a project Niet voorgeschreven Gewoon doen
Directing a
project,
Stuurgroep!
Alleen Product Owner Verschillende opties mogelijk:
• PO = Executive
• PO = Senior User
20

21. www.bpug.nl
Even toetsen: is het nog wel PRINCE2?
Principe Uitwerking
Voortdurende zakelijke
rechtvaardiging
Zeer sterk door iedere sprint opleveren werkend
product
Leren van ervaringen Expliciet onderdeel van Scrum
Gedefinieerde rollen en
verantwoordelijkheden
Beschreven in PID
Projectmanager is ScrumMaster (of stuurt aan)
Managen per fase Sprint = fase
Manage by exception Ja
Productgerichte aanpak Product Backlog Item = Product/Work Package
Eventueel product op Epic niveau
Aanpassen aan de
projectomgeving
Ja zeker! PRINCE2 lean maken door eerst Product
Delivery proces lean te maken, daarna aanvullen
waar nodig
21

22. www.bpug.nl
Is het nog wel Agile/Scrum?
Ja!
Praktijkervaring:
• 100% Agile/Scrum
• Team ziet het verschil niet.
Audit externe Scrum coach
• Coaching is niet nodig.
• Scrum goed geïmplementeerd
22

23. www.bpug.nl
1. Product delivery lean inrichten
2. Grip binnen product delivery inbouwen
3. Projectmanagement zo lean mogelijk aanvullen
Lean project
Conclusie (1) – projecten lean maken
23

24. www.bpug.nl
Conclusie (2) – skillset projectmanager
24
Projectmanager “lean” projecten
Verandermanagement
Projectmanagement
“Begrijp” het
product/proces
Agile/Scrum
Basiskennis
lean