2. مـقـدمـة
تعريف التخطيط
هو أسلوب أو منهج ٌهدؾ إلى تحدٌد واقع المنظمة واألهداؾ التً نسعى لتحقٌقها والوسائل التً سنستخدمها لتحقٌق تلك
األهداؾ خالل فترة زمنٌة محددة.
أهمية التخطيط
1. ٌساعدك على تحدٌد االتجاه ألنه مبنً على أهداؾ سبق لك أن حددتها.
2. تحدٌد األهداؾ وطرق تحقٌقها.
3. تحقٌق التوازن بٌن الموارد واالحتٌاجات.
4. ٌعمل علً زٌادة الكفاءة والفاعلٌة .
5. ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة.
6. تحدٌد الوقت والتكلفة لكل عملٌة .
7. تطوٌر قاعدة البٌئة التنظٌمٌة حسب األعمال التً ٌجب أن تنجز (الهٌكل التنظٌمً) تحدٌد المستوٌات القٌاسٌة فً
كل مرحلة وبالتالً ٌمكن قٌاس مدى تحقٌقنا لألهداؾ مما ٌمكننا من إجراء التعدٌالت الالزمة فً الوقت المناسب
8. ٌكشؾ لك الحقائق وٌوضح لك األمور فوجود برنامج زمنً وأولوٌات مرتبة وخطوات محددة بتوارٌخ معٌنة
ٌكشؾ لك كامل الحقائق عن أهداؾ.
9. ٌجعلك مستعداً للخطوات القادمة.
11. ٌجعلك تتخذ قرارات أفضل .
1
3. الفرق بين التخطيط االستراتيجي والتخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي التخطيط االستراتيجي
التعـــــــريـــــف
ْٕ طشٚمخ نزؾمٛك األْذاف انًشؽهٛخ لشٚجخ انًذٖ انزٙ هو طرٌقة لتحدٌد األهداؾ بعٌدة المدى وكٌفٌة الوصول
رشكم أؽٛبَب عزءا يٍ أْذاف انخطخ أالسزشارٛغّٛ إلٌها
المـــــــدة الزمــنيـــــة
من سنة إلى خمس سنوات أكضش يٍ خًس سُٕاد
الـــنـــمــاذج
طرٌقة سوات SWOTوهً فعالة وممتازة بالتخطٌط أكثر من 31 نموذج سنستعرض منها أربع
التشؽٌلً أوال: نموذج سوات SWOTوهً األشهر, وسوات سٌئة
بالتخطٌط االستراتٌجً الن نسبة نجاحها 13%
ثانٌا: التخطٌط بالسٌنارٌو: ٌستخدم بوزارات الخارجٌة
والدفاع وطرٌقته
1- تحدٌد االحتماالت الرئٌسٌة
2- تحدٌد االحتماالت الفرعٌة لكل احتمال رئٌسً
3- نفرع من كل فرع احتماالت أخرى (كبناء شجرة)
4- نحدد نسبة كل احتمال رئٌسً وثم نسبة االحتماالت
الفرعٌة
5- نحدد المسار األكثر توقعا ونبنً خطتنا علٌة
ثالثا: نموذج PMSP
هً طرٌقة تحدٌد األهداؾ باألداء وتستخدم فً الشركات
المالٌة
وعادة تصاغ أهدافه كالتالً (نرٌد نتائجنا أفضل من
السوق بـ11%)
رابعا:, نموذج فبٚفش (ٔ :)Pfeifferسٛزى ششؽّ ثبنزفظٛم
ثبنزخطٛظ االسزشارٛغٙ
الــمستـــويــــات
إدارة, قسم. مجموعة,وزارة,شركة.
الــمصطـــلحــات
األهداؾ, الوسائل, السٌاسات, المهام. الرؤٌة. الرسالة.القٌم ,الوحدات
مراجعة الخطة أو تعديلها
مراجعة الخطة كل شهر. مراجعة سرٌعة كل سنة ومراجعة شاملة كل 5 سنوات.
وعادة نبدأ التخطٌط للسنة المقبلة بالسنة الحالٌة وفً حالة التعدٌل على الخطة بالمراجعة الشاملة ال
ننقص
الـ5 سنوات من عمر الخطة.
2
7. التخطيط التشغيلي بطريقة سوات SWOT
سوات هً طرٌقة فعاله جدا فً التخطٌط التشؽٌلً, من إصدار جامعة هارفارد فً منتصؾ القرن العشرٌن وهً اختصار
) )Strengths , Weaknesses, Opportunities and Threatsأي نقاط القوة , نقاط الضعؾ , الفرص
المتاحة والمخاطر المتوقعة .
- الفرق بين نقاط القوة والفرص المتاحة: نقاط القوة موجودة فعال بأرض الواقع مثال عالقة رئٌس المنظمة مع
الوزٌر. أما الفرص فهً ؼٌر موجودة وٌمكن أن نوجدها بالعمل والجتهاد خالل مدة الخطة.
- الفرق بين نقاط الضعف والمخاطر المحتملة: نقاط الضعؾ موجودة أما المخاطر فهً محتمل حدوثها خالل مدة
الخطة.
طريقة العول بسوات:
1 - تحليل سوات : تشكٌل فرٌق التخطٌط وٌجتمع لؽرض:
أ - تحدٌد من 3 إلى 11 نقاط قوة تتمتع بها المنظمة.
ب - تحدٌد من 3 إلى 11 نقاط ضعؾ موجودة بالمنظمة.
ت - تحدٌد من 1الى 3 فرص محتمله (مثل: فتح فرع , التحالؾ مع جهة معٌنة...الخ).
ث - تحدٌد من 1 إلى 3 المخاطر التً ٌمكن أن تحدث خالل سنة .
فً النهاٌة نحصل على من 8 إلى 62 نقطة من تحلٌل سوات.
2 - تحديد األهداف: الهدؾ هو بٌان بالنتٌجة المطلوب تحقٌقها ضمن مقٌاس كمً وموعد محدد
وهً عملٌة مٌكانٌكٌة بحتة نابعة من الخطوة رقم 1- تحلٌل سوات ولٌس بها تفكٌر جدٌد وتحدد كالتالً
أ - كل نقطة قوة حددناها بتحلٌل سوات , المحافظة علٌها أو زٌادتها هدؾ
ب - كل نقطة ضعؾ, هدفنا عالجها
ت - كل فرصة , استؽاللها أو تنفٌذها فرصة
ث - كل خطر متوقع , منع حدوثه أو االحتٌاط منه هدؾ
فً النهاٌة سوؾ ٌتكون لدٌنا كحد أدنى 8 أهداؾ واحد أقصى 62 هدؾ
3 - صياغة األهداف بطريقة :SMARTوهً وسٌله لصٌاؼة األهداؾ بطرٌقة ذكٌة, وهً اختصار:
Specific Measurable Agreed Realistic Timed
محدد قابل للقٌاس متفق علٌة قابل للتحقٌق محدد بوقت
بمعنى هدؾ صعب بٌن القٌادة أو
المخطط والمنفذ وممكن
- تحدٌد الوقت: إذا كان ضمن مدة الخطة فمعروؾ بدون تحدٌد أما إذا كان ٌترتب علٌه أهداؾ أخرى ومدته اقصر
ٌمكن تحدٌده بمدة معٌنه ضمن الخطة
- Agreedهناك من ٌدرسها Achievableأو Attainableبمعنً قابل للتحقٌق وهذا ؼٌر صحٌح ألنه فً هذه
الحالة لن ٌختلؾ معناها عن النقطة الرابعة Realistic
- مثال علً هدؾ ذكً: كان المثال (تحسٌن الموارد البشرٌة), وعندما كتبناه بطرٌق SMART
أصبح كالتالً (تدرٌب 17 موظؾ على 4 دورات أساسٌة فً الكمبٌوتر خالل 6 اشهر)
4 - الوسائل: تحدٌد الوسائل لكل هدؾ وهً مجموعة اإلجراءات واألنشطة التً تؤدي إلى تحقٌق الهدؾ.
والهدؾ بالنسبة للمنفذ هو هدؾ أما بالنسبة للمخطط فهو وسٌلة, وٌجب كتابة الوسائل بطرٌقة SMART
- مصادر الوسائل: ا- الخبرة السابقة. ب- وسائل المنافسٌن. ج- الكتب والمراجع العلمٌة
د- السفر لزٌارة المنظمات الشبٌهة المتقدمة. هـ-اإلبداع (وسائل جدٌدة لم ٌعملها احد من قبل)
- خصص صفحة لكل هدؾ. مثال:
6
8. مثال : تدرٌب 17 موظؾ على 4 دورات فً الكمبٌوتر خالل 6 اشهر
التكلفة موعد االنتهاء المنفذ
مثال على الوسٌلة
(كم) (متى) (من)
ــــــــــــــ 2/1 خالد تحدٌد الـ 17 موظؾ - 1
ــــــــــــــ 2/1 عائشة تحدٌد الدورات المطلوبة - 2
11115 3/1 إدارة التدرٌب تحدٌد المدربٌن والتعاقد معهم - 3
تحدٌد الجدول الزمنً - 4
ـــــــــــــ 3/51 إدارة التدرٌب
والمكانً
ـــــــــــــ 8/1 خالد وعائشة تبلٌػ المشاركٌن والمتدربٌن - 5
11117 9/1 إدارة التدرٌب تنفٌذ الدورات - 6
ـــــــــــــ 11/1 خالد وعائشة تقٌٌم الدورات - 7
ـــــــــــــ 11/1 إدارة التدرٌب التقرٌر النهائً لإلدارة - 8
تقدٌم مقترح لتدرٌب - 9
ـــــــــــــ 11/11 إدارة التدرٌب
المجموعة التالٌة
مالحظة:
موعد البداٌة والنهاٌة ٌستخدم بإدارة المشارٌع ولٌس بالتخطٌط التشؽٌلً . - 1
كل هدؾ له جدول وصفحة مستقلة . - 2
راجع مصادر الوسائل لمعرفة هل ٌوجد وسائل أخرى إبداعٌة أو جدٌدة لم تستخدمها. - 3
قد ٌكون المنفذ شخص أوجهه . - 4
لٌس لكل وسٌلة تكلفة مالٌة . - 5
ال تحاول كتابة تفاصٌل التفاصٌل بل اتركها للمنفذٌن . - 6
5 - الجدول الزمني: سنكتفً بنهاٌة الخطة فقط بورقتٌن جدول األعمال والجدول الزمنً فقط ,
أ - إذا كانت خطتً 21 شهر حجٌب 21 ورقة , صفحة لكل شهر
ب - انقل (من جمٌع صفحات األهداؾ) الوسائل التً تارٌخ تنفٌذها بهذا الشهر, مع استبدال عامود موعد
االنتهاء بتم ألن الموعد أصبح معروؾ لدٌنا.
ت - نكمل الجدول من جمٌع الصفحات التً كتبناها من الخطوة الرابعة (الوسائل) مع مالحظة أن عدد
الوسائل ؼٌر محدد.
ث - قبل االنتقال إلى الخطوة السادسة نقوم بعملٌة تنسٌق الجدول , وهو باختصار التخفٌؾ من األشهر.
المزدحمة ونقلها إلى األشهر ؼٌر المزدحمة قدر اإلمكان.
) إذا تم ذلك العمل كأسلوب للرقابة. ج - فً خانة (تم) ضع (
6 - جدول اإلمعمال: هو صفحه لجدول أعمال كل شخص أو جهة,
أ - ننقل من الجدول الزمنً اسم كل شخص أوجهه ونضعه فً صفحته ونحذؾ عامود (من) ألنه أصبح
معروؾ لدٌنا.
ب - نقوم بعملٌة تنسٌق (ال نجعل الضؽط كله على شخص أوجهه دون ؼٌرها)
إحصائٌة:بجمٌع المنظمات 18% من األعمال ٌعملها 12% من الموظفٌن
ت - عند اعتماد الجدول وزعه لكل شخص أو جهة معٌنه وكذلك للمسئولٌن عنهم
ث - راجع فً االجتماعات (الفردٌة أو الجماعٌة) األعمال التً تمت (وستعرؾ بسهوله من ٌقوم بعمله بإتقان)
7 - ضع كل الخطة التشغيلية بملف واكتف فقط بالجدول الزمني وجدول األمعمال فلو نفذتها ستكون حققت كل األهداف
8 - استعن بالتوكل والدمعاء والتقوى قبل وأثناء وبعد كل خطوه ,,,
7