Причини проведення кадрового аудиту, його мета та детальний алгоритм здійснення. Зразки необхідних документів, перелік звітів кадрової служби, перелік санкцій за неналежне виконання вимог законодавства. Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №3 (171), ст. 6.

1. 6 Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
С
истематичний кадровий аудит є дієвим
інструментом для зниження ризиків ро-
ботодавців у відносинах із працівниками
та державними органами. Його доцільно про-
водити періодично, в залежності від кількості
працевлаштованих осіб на підприємстві. Чим
більше штат на підприємстві, тим частіше не-
обхідно здійснювати кадровий аудит. Найопти-
мальнішим є його проведення один раз на три
роки.
Головними причинами проведення кадро-
вого аудиту на підприємстві є:
• часткова або повна зміна власників під-
приємства;
• зміна керівництва підприємства;
• зміна керівника кадрової служби чи особи,
відповідальної за ведення кадрового діловодст-
ва;
• реорганізація підприємства;
• оптимізація організаційної структури під-
приємства.
Проведення кадрового аудиту необхідне
для:
• забезпечення законності прийняття та реа-
лізації кадрових рішень, в тому числі щодо за-
лучення працівників до дисциплінарної та мате-
ріальної відповідальностей;
• запобігання виникненню трудових конфліктів,
судових спорів, скарг та звернень працівників у
державні контролюючі і правоохоронні органи;
• виявлення і зниження потенційних ризиків
застосування до підприємства штрафних санкцій
за недотримання норм чинного законодавства
про працю, за порушення порядку надання
обов’язкової звітності;
• удосконалення процесу організації та ведення
кадрового обліку та кадрового діловодства.
Проведення кадрового аудиту на підприємстві
зазвичай доручається відділу кадрів. Також до-
сить поширеним є залучення до проведення
кадрового аудиту сторонньої організації, що спе-
ціалізується на кадровому діловодстві.
Мета кадрового аудиту:
• перевірка наявності всіх необхідних доку-
ментів, які ведуться на підприємстві;
• аналіз та перевірка відповідності кадрової
документації чинному законодавству України;
• відновлення втрачених документів та вип-
равлення помилок.
Далі розглянемо покрокову послідовність дій
при підготовці та проведенні кадрового аудиту.
Крок 1. Підготовка законодавства
Перед початком проведення кадрового аудиту
необхідно ознайомитись з чинним законодавст-
вом, що регулює кадрове діловодство. Адже всі
дії кадровика повинні відповідати законодавству
України.
Основними законодавчими актами, якими по-
винні керуватись кадровики у своїй діяльності є:
1. Кодекс законів про працю України № 322
VIII від 10.12.1971;
2. ЗУ «Про оплату праці» № 108/95-ВР від
24.03.1995;
3. ЗУ «Про колективні договори і угоди»
№ 3356-XII від 01.07.1993;
4. ЗУ «Про відпустки» № 504/96-ВР від
15.11.1996;
5. ЗУ «Про зайнятість населення» № 5067-VI
від 05.07.2012;
Марія ДОНЕЦЬ,
юрист ZEST Outsourcing
Кадровий аудит
на підприємстві:
підготовка документів
Кадровий аудит є перевіркою кадрової та іншої документації
підприємства на відповідність вимогам чинного трудового зако-
нодавства.
Кадровий аудит – це комплекс процедур з перевірки коректності
оформлення та ведення кадрового обліку відповідно до норм
чинного законодавства.

2. 7Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
6. ЗУ «Про основи соціальної захищеності ін-
валідів в Україні» № 875-XII від 21.03.1991;
7. Наказ Міністерства праці України, Мініс-
терства юстиції України, Міністерства соціаль-
ного захисту населення України «Про затвер-
дження Інструкції про порядок ведення трудових
книжок працівників» № 58 від 29.07.1993;
8. Наказ Міністерства юстиції України «Про
затвердження Переліку типових документів, що
створюються під час діяльності державних органів
та органів місцевого самоврядування, інших уста-
нов, підприємств та організацій, із зазначенням
строків зберігання документів» № 578/5 від
12.04.2012;
9. Наказ Міністерства соціальної політики України
«Про затвердження форми звітності № 3-ПН „Ін-
формація про попит на робочу силу (вакансії)” та
Порядку її подання» № 316 від 31.05.2013;
10. Наказ Міністерства соціальної політики
України «Про затвердження форми звітності
№ 4-ПН „Інформація про заплановане масове
вивільнення працівників у зв’язку із змінами в
організації виробництва і праці” та Порядку її
подання» № 317 від 31.05.2013;
11. Наказ Міністерства соціальної політики
України «Про затвердження Порядку надання
роботодавцями територіальним органам Дер-
жавної служби зайнятості інформації про зай-
нятість та працевлаштування громадян, що
мають додаткові гарантії у сприянні працев-
лаштуванню» № 271 від 16.05.2013;
12. Наказ Міністерства праці та соціальної
політики України «Про затвердження форми
звітності № 10-ПІ (річна) „Звіт про зайнятість і
працевлаштування інвалідів” та Інструкції щодо
заповнення форми звітності № 10-ПІ (річна)
„Звіт про зайнятість і працевлаштування інва-
лідів”» № 42 від 10.02.2007;
13. Національний класифікатор професій
ДК 003:2010, затверджений Наказом Державного
комітету України з питань технічного регулювання
та споживчої політики № 327 від 28.07.2010;
14. Наказ Державного комітету архівів «Про
затвердження Правил роботи архівних підрозділів
органів державної влади, місцевого самовряду-
вання, підприємств, установ і організацій» № 16
від 16.03.2001;
15. Наказ Державного комітету статистики
«Про затвердження типових форм первинної
облікової документації зі статистики праці»
№ 489 від 05.12.2008;
16. Інше
Крок 2. Номенклатура
Наказом Міністерства юстиції України «Про
затвердження Переліку типових документів, що
створюються під час діяльності державних органів
та органів місцевого самоврядування, інших уста-
нов, підприємств та організацій, із зазначенням
строків зберігання документів» № 578/5 від
12.04.2012 (далі – Перелік типових документів)
затверджено мінімальні строки зберігання доку-
ментів, які повинні створюватись на підприємстві.
Експертна комісія підприємства на своєму за-
сіданні може збільшувати строк зберігання до-
кументів.
NB! Оскільки перелік документів, що створю-
ються на підприємстві може зміюватись, доціль-
ним є затвердження номенклатури на підприємст-
ві щороку (див. додаток 1, 2).
Номенклатура підприємства є першочерго-
вим документом при проведенні кадрового ау-
диту. Адже саме вона містить перелік доку-
ментів, які будуть підлягати перевірці, а також
період, протягом якого доцільно перевіряти до-
кументи.
ТОВ «АБВ»
НАКАЗ
«13» січня 2014 р. м. Київ № 13/01/14-01
Про введення в дію номенклатури
справ на 2014 рік
НАКАЗУЮ
Ввести в дію номенклатуру справ ТОВ «АБВ» на 2014 рік.
Працівникам забезпечити приведення справ у відповідність до номенклатури.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Директор Чумак Чумак В. В.
Додаток 1. Зразок наказу про введення в дію номенклатури

3. 8 Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
Крок 3. Перевірка наявності і відповідності
законодавству локальних актів
Порядок роботи, розподіл обов’язків, органі-
заційна структура підприємства регулюється
актами, що створюються безпосередньо на під-
приємстві, та на яких повинна ґрунтуватись вся
система управління персоналом на підприємстві.
Це такі акти, як:
• колективний договір;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• штатний розпис;
• посадові інструкції;
• інші локальні акти.
Всі трудові правовідносини на підприємстві
повинні базуватися на цих нормативних ак-
тах.
Крок 4. Звітність
Наступним етапом кадрового аудиту є пере-
вірка наявності всіх форм звітності, що готує
кадрова служба. За неподання окремих форм
звітності законодавством передбачена відпові-
дальність (див. табл. 1 на с. 9).
Крок 5. Перевірка особових справ, обліку
і ведення трудових книжок, особових карток
форми № П-2
При перевірці даного блоку кадровик пе-
ревіряє:
• чи на всіх працівників, на яких обов’язково
повинні вестись особові справи, вони заведені;
• наявність у всіх особових справах необхідних
документів;
• чи заведені трудові книжки на всіх працівни-
ків;
• правильність внесених всіх записів до тру-
дових книжок;
• заява від працівників з проханням завести
трудову книжку (для працівників, для яких
дане підприємство є першим місцем роботи);
• правильність ведення журналу обліку тру-
дових книжок;
• заяви від працівників, яким після звільнення
трудові книжки надсилались поштою;
• наявність і повноту заповнення особових
карток з обліку кадрів за формою № П-2.
Крок 6. Перевірка дотримання на під-
приємстві законодавства про прийом, звіль-
нення, відпочинок, робочий час, надурочні
роботи, працю окремих категорій працівників
При кадровому аудиті цього блоку доку-
ментів, кадровик повинен підготувати та пе-
ревірити всі накази, заяви, доповідні записки,
акти, що стосуються персоналу підприємства.
Після проведення перевірки всієї кадрової
документації, може виникнути ситуація, коли
на підприємстві відсутні/втрачені деякі документи.
Якщо відновити їх немає можливості, необхідно
задокументувати даний факт (див. додатки 3,
4, 5, 6 на с. 10-11).
Відповідальність
Неналежне виконання вимог законодавства
про працю може мати наслідком притягнення
підприємства до відповідальності.
Чинним законодавством передбачені наступні
санкції (див. табл. 2 на с. 11).
Отже, кадровий аудит – це система кон-
сультаційної підтримки, аналітичної оцінки і
незалежної експертизи структурного та кад-
рового потенціалів підприємства, його цілям і
стратегії розвитку з метою підготовки і при-
йняття відповідних рішень в майбутньому.
За результатами проведення кадрового ау-
диту, доцільно підготувати висновки з реко-
мендаціями та роз’ясненнями щодо наступної
роботи кадрового відділу з метою уникнення
повторного допущення виявлених при кадровому
аудиті помилок.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Товариство з обмеженою Директор
відповідальністю «АБВ» __________ Чумак В. В.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ «13» січня 2014 р.
__________________ № ___________
на 2014 рік
Додаток 2. Зразок номенклатури підприємства
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Кількість справ
(тому, частини)
Строк зберігання справи
(тому, частини)
Примітки
1 2 3 4 5

4. Потреба у проведенні кадрового аудиту обу-
мовлюється необхідністю зниження ризиків при-
тягнення підприємства до відповідальності за
порушення законодавства про працю та забез-
печення можливості захисту підприємства у
випадку виникнення трудових спорів.
9Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
Назва звіту
Періодичність
подання
Строки подання Хто зобов’язаний подавати
До органів державної статистики
Форма № 1-ПВ (місячна) «Звіт з
праці»
щомісяця
не пізніше 07 числа після
звітного періоду
юридичні особи, їхні відокремлені
підрозділи, визначені за перелі-
ком органів державної статистики
Форма № 1-ПВ (квартальна) «Звіт
з праці»
щокварталу, починаю-
чи зі звіту за І квартал
2013 року
не пізніше 07 числа після
звітного періоду
юридичні особи, їхні відокремлені
підрозділи за переліком, установ-
леним органами державної ста-
тистики
Форма № 6-ПВ (річна) «Звіт про
кількість працівників, їхній якісний
склад та професійне навчання»
щороку, починаючи зі
звіту за 2012 рік
не пізніше 09 лютого
після звітного року
юридичні особи, їхні відокремлені
підрозділи за переліком, установ-
леним органами державної ста-
тистики
Форма № 7-тнв (річна) «Звіт про
травматизм на виробництві у 20__
році»
щороку до 09 лютого
юридичні особи, їхні відокремлені
підрозділи незалежно від підпоряд-
кованості
До територіального органу Державної служби зайнятості України
Форма № 3-ПН «Інформація про
попит на робочу силу (вакансії)»
за наявності у робото-
давця попиту на ро-
бочу силу (вакансії)
не пізніше 10-ти робочих
днів з дати відкриття ва-
кансії(й)
юридичні особи, а також фізичні
особи – підприємці, які використо-
вують працю найманих працівників
Форма № 4-ПН «Інформація про
заплановане масове вивільнення
працівників у зв’язку із змінами в
організації виробництва і праці»
у разі запланованого
масового вивільнення
працівників (на під-
ставі ст. 40 КЗпПУ)
не пізніше ніж за два
місяці до вивільнення
працівників
підприємства, установи, органі-
зації
Форма № 1-ПА «Інформація про
кількість працевлаштованих гро-
мадян суб’єктами господарю-
вання, що надають послуги з
посередництва у працевлашту-
ванні»
щороку
не пізніше 01 лютого
після звітного року
юридичні особи та фізичні особи –
підприємці, які надають послуги з
посередництва у працевлашту-
ванні або здійснюють наймання
працівників для подальшого вико-
нання ними роботи в Україні в
інших роботодавців
Звіт «Інформація про зайнятість і
працевлаштування громадян, що
мають додаткові гарантії у сприянні
працевлаштуванню за 20__ рік»
щороку
не пізніше 01 лютого
після звітного року
підприємства, установи, організа-
ції (незалежно від форми влас-
ності) з чисельністю штатних
працівників понад 20 осіб
Форма № 2-ТМ (трудова міграція)
«Звіт підприємств, організацій та
установ про чисельність та склад
іноземців, які тимчасово працю-
ють в Україні» (піврічна – за I пів-
річчя, рік)
за I півріччя (січень–чер-
вень); за рік (січень–гру-
день)
на 8-й день після закін-
чення звітного періоду
підприємства, організації, уста-
нови, які використовують працю
іноземців
Фонд соціального захисту інвалідів за місцем реєстрації підприємства
Форма № 10-ПІ (річна) «Звіт про
зайнятість і працевлаштування ін-
валідів» щороку
не пізніше 01 березня
після звітного періоду
підприємства, установи і організації,
у т. ч. підприємства громадських
організацій інвалідів, фізичні особи,
які використовують найману працю
До військових комісаріатів
Список юнаків ____ року народ-
ження, які підлягають приписці до
призовної дільниці
щороку
не пізніше 01 грудня по-
точного року
підприємства, установи, організа-
ції і навчальні заклади незалежно
від підпорядкування і форм влас-
ності
Форма № 6-Б «Звіт про чисель-
ність працюючих та заброньова-
них військовозобов’язаних станом
на 01.01.20__ року»
щороку до 30 грудня звітного року
підприємства, установи, організа-
ції незалежно від підпорядку-
вання та форми власності
Таблиця 1. Звіти, які готує кадрова служба

5. 10 Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
АКТ
«___» __________20 ___ м. Київ №______
Про втрату документа
Цей акт складений _________________________________________________________________
(посада та ПІБ в орудному відмінку працівника, що втратив документ)
та ________________________________________________________________________________
(посада та ПІБ в орудному відмінку керівника структурного підрозділу, в якому працює працівник,
що втратив документ)
_______________________________________________________________________________
у присутності: ______________________________________________________________________
(перелік осіб, що були присутні при складанні акта, із зазначенням їх ПІБ та посади)
________________________________________________________________________________
в тому, що _________________________________________________________________________
встановлені обставини із обов’язковим зазначенням назви чи виду втрачених документів чи мате-
ріалів та перелік проведених комісією дій при встановлені факту їх втрати)
Керівник структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Працівник структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Підписи присутніх при складанні акта осіб
Посада Підпис Розшифровка підпису
Додаток 3. Зразок акта про втрату документа
Найменування установи
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
_________________ № _____ Посада керівника установи
_________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання) Дата
про нестачу документів
У результаті _____________________________________________________ установлено нестачу
(назва заходів)
документів, що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків
не дали, у зв’язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку
Разом _________________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених документів може бути частково відтворений такими документами:
_______________________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)
Особа, відповідальна за діловодство Підпис Розшифровка підпису
в структурному підрозділі
Керівник служби документаційного Підпис Розшифровка підпису
забезпечення управління
Дата СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
від ________ № _____
Додаток 4. Зразок акта про нестачу документів
Опис №
або номери аркушів
документів
Заголовок
документа
Дата справи
документа
Кількість арку-
шів документа
Можливі причини
відсутності документів
1 2 3 4 5 6

6. 11Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
Найменування відділу, з якого надсилається доповідна
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
дата
Під час перевірки наявності кадрових документів, було виявлено нестачу __________________
_______________________________________________________________________________
(найменування документів, нестачу яких виявлено)
Причиною нестачі є _______________________________________________________________
(вказується причина – недбалість працюючого в даний час на підприємстві відповідального пра-
цівника, наслідки роботи вже звільненого працівника і т. ін.)
Відповідальним за наявність цих документів є __________________ (вказується посада і ПІБ
відповідального співробітника)
У зв’язку з чим прошу притягнути __________________ (вказується посада і ПІБ відповідального
співробітника) до дисциплінарної відповідальності.
Посада підпис Розшифровка підпису
Додаток 5. Зразок доповідної записки начальника відділу
про притягнення відповідальної особи до дисциплінарної відповідальності
Найменування підприємства, посади, ПІБ керівника
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
дата
Під час перевірки наявності кадрових документів, було виявлено нестачу
________________________________________________________________________________
(найменування документів, нестачу яких виявлено)
Причиною нестачі є _______________________________________________________________
(вказується причина – недбалість працюючого в даний час на підприємстві відповідального
працівника, наслідки роботи вже звільненого працівника та ін.).
Посада підпис Розшифровка підпису
Додаток 6. Зразок пояснювальної записки особи,
відповідальної за нестачу/втрату документів
Нормативно-
правовий акт
Санкція
Кодекс законів
про працю
України
Ст. 235. У разі звільнення без законної підстави або незаконного переведення на іншу
роботу працівник повинен бути поновлений на попередній роботі органом, який розглядає
трудовий спір.
При винесенні рішення про поновлення на роботі орган, який розглядає трудовий спір, од-
ночасно приймає рішення про виплату працівникові середнього заробітку за час вимуше-
ного прогулу або різниці в заробітку за час виконання нижчеоплачуваної роботи, але не
більш як за один рік. Якщо заява про поновлення на роботі розглядається більше одного
року, не з вини працівника, орган, який розглядає трудовий спір, виносить рішення про
виплату середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.
У разі визнання формулювання причини звільнення неправильним або таким, що не від-
повідає чинному законодавству, у випадках, коли це не тягне за собою поновлення пра-
цівника на роботі, орган, який розглядає трудовий спір, зобов’язаний змінити
формулювання і вказати в рішенні причину звільнення у точній відповідності з формулю-
ванням чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону. Якщо
неправильне формулювання причини звільнення в трудовій книжці перешкоджало пра-
цевлаштуванню працівника, орган, який розглядає трудовий спір, одночасно приймає рі-
шення про виплату йому середнього заробітку за час вимушеного прогулу в порядку і на
умовах, передбачених ч. 2 цієї статті.
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу
працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Рішення про поновлення на роботі незаконно звільненого або переведеного на іншу
роботу працівника, прийняте органом, який розглядає трудовий спір, підлягає негайному
виконанню.
Таблиця 2. Санкції за неналежне виконання вимог законодавства

7. 12 Праця і Закон № 3 (171)
Актуальна тема
Кодекс
України про
адміністра-
тивні право-
порушення
Ст. 41. Порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата
їх не в повному обсязі, а також інші порушення вимог законодавства про працю, – тягнуть за
собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від
форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неопо-
датковуваних мінімумів доходів громадян (далі – НМДГ).
Порушення вимог законодавчих та інших нормативних актів про охорону праці – тягне за
собою накладення штрафу на працівників від двох до п’яти НМДГ і на посадових осіб підпри-
ємств, установ, організацій незалежно від форм власності та громадян – суб’єктів підприєм-
ницької діяльності – від п’яти до десяти НМДГ.
ЗУ «Про
зайнятість
населення»
Ст. 53. Посадові особи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, підпри-
ємств, установ та організацій, а також фізичні особи - підприємці, винні у порушенні законодавства
про зайнятість населення, несуть відповідальність згідно із законодавством:
• У разі невиконання роботодавцем протягом року квоти для працевлаштування громадян, за-
значених у ч. 1 ст. 14 цього Закону, з нього стягується штраф за кожну необґрунтовану відмову
у працевлаштуванні таких осіб у межах відповідної квоти у двократному розмірі мінімальної
заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення.
• У разі неподання або порушення порядку подання суб’єктом господарювання, який надає
послуги з посередництва у працевлаштуванні, відповідно до цього Закону відомостей про пра-
цевлаштованих ним осіб стягується штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної
плати, встановленої на момент виявлення порушення.
• У разі застосування роботодавцем праці іноземців або осіб без громадянства та осіб, стосовно
яких прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання ста-
тусу біженця: на умовах трудового або іншого договору без дозволу на застосування праці іно-
земця або особи без громадянства, стягується штраф за кожну особу у двадцятикратному
розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення; на інших
умовах, ніж ті, що передбачені зазначеним дозволом, або іншим роботодавцем, стягується
штраф за кожну особу у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої
на момент виявлення порушення.
• У разі неподання або порушення роботодавцем установленого порядку подання даних, перед-
бачених абз. 3 п. 4 ч. 3 ст. 50 ЗУ «Про зайнятість населення», стягується штраф у чотирикратному
розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення.