Anet en AAT, een ontsluitingssyteem voor kunst- en erfgoedbibliotheken - Karen Andree

1. Anet-AAT: onderwerpsontsluiting voor
museum-, kunst- en erfgoedbibliotheken
Informatie aan Zee 2015
Karen Andree

2. 1
Overzicht
• Inleiding
• Doelstellingen project
• Partners
• Traject naar ‘Anet-AAT-model’
• Implementatie Anet-AAT-model
• Invloed op de werkprocessen
• Synchronisatie Anet-AAT met Getty AAT
• Onderwerpsontsluiting: begeleid zoeken
• Conclusie
• Toekomst

3. 2
Inleiding
• Anet = wetenschappelijk bibliotheeknetwerk in Antwerpen en Limburg
• software = Brocade ontwikkeld door Anet en UA
• 10 bibliotheken/documentatiecentra met kunst- en erfgoedcollecties aangesloten
bij Anet
• gebruiken trefwoorden of willen gebruik maken van trefwoorden
• project: op zoek naar een gemeenschappelijk instrument voor
onderwerpsontsluiting
• mogelijke piste: AAT = Art & Architecture Thesaurus: generiek kunstvocabularium
van Getty Research Institute

4. 3
Doelstellingen
• relevante en werkbare ‘tool’ voor nichecollecties binnen een collectief
• centralisatie beheer trefwoordengebruik:
- afstappen van geïsoleerde trefwoordenlijsten
- beheer verschuiven naar een thesaurusbeheerder
• inzet van kwalitatieve metadata:
- duurzaam (continuïteit)
- duidelijk en consequent (definities)
- kader voor bezoekers om te zoeken op onderwerp
- internationaal
- Linked (Open) Data
• voorwaarden:
- Nederlandstalige terminologie
- postcoördinatieve methode: geen subject headings in ‘string’ vorm

5. 4
Hoe
Projectmedewerker aanvankelijk fulltime, huidig op 40%
1. onderzoek: analyse en verkenning
2. analyse van de inpasbaarheid met concreet ontwerp
3. implementatie van geschikt trefwoordensysteem

6. 5
Partnerbibliotheken: museum-, kunst- en erfgoedcollecties
• Artesis Plantijn: Academie voor Schone Kunsten
• Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience: scheepvaartcollecties, etnografische
collecties, collectie boekgeschiedenis, Mayer Van den Bergh
• Vakbibliotheek Den Bell: archeologische collecties
• Karel de Grote: Sint- Lucas en fotocollectie IWT-LO
• Koninklijke Musea voor Schone Kunsten Antwerpen
• Documentatiecentrum Middelheim
• Plantijn-Moretus: collectie boekgeschiedenis
• Documentatiecentrum Rubenianum
• Universiteit Antwerpen: collecties boekgeschiedenis en ontwerpwetenschappen
• Universiteit Hasselt: architectuurcollecties

7. 6
Traject
Start= analyse & verkenning
• gesprekken met partners  bibliotheken willen relevante trefwoorden,
meertaligheid, iconografisch ontsluiten
• onderzoek en benchmarking: gebruik AAT in bibliotheken??
• ! steekproeven: AAT toepassen bij museumbibliotheken in het project

8. 7
Conclusie
• AAT groot potentieel (70% overlapping), maar niet dekkend
• ander gebruik van de thesaurus, maar de cijfers geven goede resultaten
• voorstel = alternatief: Anet-AAT-model
= flexibel en ‘op maat’ inhoudelijk ontsluitingsmodel voor de museumbibliotheken

9. 8
Anet-AAT-model
2 nieuwe luiken naast de bestaande authority files en UDC
Brocade
Anet-UDC
andere
Authority
Files
Anet-AAT
Unieke
Concepten
Termino-
logie

10. 9
Vervolg: inpasbaarheid en implementatie Anet-AAT-model
1. import AAT
2. conversie lokale trefwoordenlijsten
3. catalografie met AAT en aanpassing opac’s
4. voorzien van AAT-updates

11. 10
Stap 1: import AAT in Brocade:
a) officiële Getty dataset in xml-formaat. Beperkt tot 3 talen: Nederlands, Engels en
Frans. De relaties en extra informatie werden meegenomen
b) Nederlandse kandidaattermen van RKD in xml-formaat
Implementatie Anet-AAT-model

12. 11
Stap 2: drie lokale trefwoordensystemen geconverteerd naar Anet-AAT-
model
= gemeenschappelijke inspanning mbv checklists. Controle door een selecte groep
Moeilijkheden van de conversie:
- lijsten gesplitst in AAT-conforme en niet-conforme trefwoorden
- lokale trefwoordensystemen en AAT verschillende opbouw
Oplossingen:
- grondige menselijke controle nodig van de concepten en de catalografische
records, eenvoudig ‘vergelijken’ van trefwoorden volstaat niet
- toekennen van categorieën bij trefwoorden die niet eenvoudig ‘vervangen’
kunnen worden: records krijgen interne scope note
Implementatie Anet-AAT-model

13. 12
Overblijvende trefwoorden na conversie :
• 60% standaard AAT (2%kandidaat-AAT)
• 13% naar nieuwe Anet-AAT-concepten
• 27% naar UCT-concepten
Stap 3: start toekennen AAT-trefwoorden catalografie
Stap 4: AAT-standaard volgen door
a. jaarlijkse synchronisaties: gebruik maken van importprofiel
b. AAT webservice connectie voor ad hoc downloads van nieuwe AAT’s
Implementatie Anet-AAT-model

14. 13
‘Op maat’-thesaurus betekent:
eigen inbreng mogelijk, maar keuzes afwegen: beoordelen trefwoorden
 keuzemogelijkheden!!??
AAT-standaard = ‘ongoing’ verhaal: toevoegen ontbrekende data: concepten,
vertalingen, synoniemen, fouten melden
In leven geroepen:
- AAT werkgroep = leden van de partnerbibliotheken: termredactie, afstemming
AAT-gebruik
- AAT-redactiedocument: precies bijhouden van alle discussies, beslissingen en
toewijzingen
Samenwerking met de AAT-organen: Getty en RKD
Invloed op de werkprocessen

15. 14
Aanvankelijk aangemaakt importprofiel voor AAT-data: gebruikt bij de jaarlijkse
synchronisatie en de ad hoc downloads van nieuwe AAT-concepten
Problemen:
- verschillen in de tag libraries xml-bestand en de webservice
- hoe een ‘op maat Anet-AAT-model’ updaten met de standaard AAT? Komen we in
de problemen door gewoon te overschrijven?  synchronisatie = complex
Oplossingen:
- tussenkomst Getty voor tags
- extra stappen nodig bij import:
1) data van Getty scheiden met onze data, eigen data opzij zetten
2) schrappen van Getty data en overschrijven
3) eigen data correct integreren
Synchronisatie AAT

16. 15
1. via AAT-’zoekboom’
= zoeken via de trefwoordenstructuur met verklarende definitie en link naar AAT
2. via doorzoeken van de authority files
= check op het gebruik van een trefwoord in de catalogus
Onderwerpsontsluiting: begeleid zoeken

17. 16
Begeleid zoeken via AAT zoekboom
(anet.uantwerpen.be/opac/opacuantwerpen)

18. 17

19. 18
Via verklarende definitie en link naar AAT

20. 19
Via doorzoeken van de authority files

21. 20
Via doorzoeken van de authority files

22. 21
stand van zaken:
• bibliotheken gebruiken trefwoorden uit Anet-AAT
• mogelijkheid in de opac’s om te zoeken op trefwoorden uit Anet-AAT
intensieve opstart:
• complexe conversies
• projectmedewerker semi-permanent
collectieve inspanning:
• verwerking conversie
• AAT-werkgroep
• Anet-ondersteuning met up to date houden van AAT
• verbetering en opbouw AAT
Conclusie

23. 22
• AAT in functie van de catalogus: rol in verbetering, vertaling en uitbreiding van AAT
 betere afstemming intern en extern op gebied van terminologiegebruik
• mogelijkheid om links te leggen tussen diverse collecties: archief, bibliotheek en
erfgoed
• problematiek van de dataformaten: rekening houden met toekomstige
omschakeling naar LOD formaten
Toekomst