Bagi Perusahaan yang membutuhkan Jasa Konsultan SDM dan Pelatihan Karyawan, Silahkan Hubungi : 0878-7063-5053 (Fast Response)

1. ANALISIS JABATAN
M. Shobrie H.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr.

2. SASARAN (Objectives) :
•Memahamikonsep-konsepdariAnalisisJabatan
•MengetahuiperanpentingAnalisisJabatanpadasebuahsistemkinerjaterukurdalamsuatuOrganisasi
•TerampildalammelaksanakanAnalisisJabatandenganmenggunakanberbagaimetode
•MampumembuatLaporandaripelaksanaanAnalisisJabatan

3. “Analisis Jabatan sangat Berperan Penting di dalam Sistem Kompensasi(evaluasi jabatan), dalam Proses Seleksidan di dalam “Equal employment opportunity” (development and validation of selection tests and employment procedures)“

4. Labor Relations
Performance AppraisalCompensation
Safety & HealthRecruitment
Employee DevelopmentEmployee TrainingStrategic Human Resource Planning
Selection
Career Development

5. 5
Definisi
“Suatuprosesmempelajaridanmengumpulkaninformasi- informasiyang berhubungandenganoperasional/pelaksanaandantanggungjawabdarisuatujabatantertentu”. (Edwin B. Flippo)
“Suatuproseduruntukmenemukandanmencatatsecarasistematishal-halyang berhubungandengansuatujabatanataudisebutdenganJob Study yang mempelajaritentangtugas, proseskerja, tangungjawabdanpersyaratanpersonal darisuatujabatan”. (Dale Yoder)

6. Analisis Jabatan
•Eksplorasi secara sistematis atas Suatu Kegiatan di dalam Pekerjaan.
•Prosedur teknis yang digunakan untuk mendefinisikan Tugas, Tang- gungjawab, dan Akuntabilitas atas suatu Pekerjaan.
•Pengidentifikasian dan Pendeskrip- sian atas Apa-apa yang terjadi di dalam suatu Pekerjaan.
•Untuk secara Akurat dan Tepat di dalam Mengidentifikasi Tugas-tugas, Pengetahuan dan Keterampilam yang dibutuhkan untuk melakukan Pekerjaan tersebut di bawah suatu Kondisi (syarat-syarat) tertentu.

7. PrinsipAnalisisJabatan
•HarusJelasBatasanPekerjaantersebut(biasanyadalamhalwewenang)
•Harusdilaksanakanatasdasarkenyataansebenarnya(obyektif)
•Harusdisusunsecarakronologis
•Memperhatikansituasipekerjaan(mengapapekerjaanitudilakukandalamjabatanitu)

8. TujuanAnalisis Jabatan
•Memberikanpengertiantentangtugasyang terkandungdi dalam suatujabatandanpersyaratanyang harusdipenuhiuntukjabatantersebut.
•Hasilnyaberupa“Job Description” dan“Job Specification”.
•Sebagaidasaruntukmelaksanakankegiatan- kegiatanManajemen SDM lainnya.

10. InformasiJabatan
1.Job Description : intisari tertulis dari Tugas-tugas, Tanggungjawabdan Wewenangdari suatu Pekerjaan.
2.Job Specification : terutama digunakan untuk melakukan seleksi atas karyawan yang berkualifikasi. Spesifikasi haruslah Tepat sesuai dengan Pekerjaan yang berhubungan (related) tersebut.
3.Job Performance Standards : standar-standar kinerja yang harus dilakukan di dalam pekerjaan sesuai dengan ekspektasi dari suatu pekerjaan tersebut. Standard Pekerjaan sangat berhubungan dengan Penilaian Kinerja (performance appraisals).

11. Job Description terdiri dari 3 (tiga) bagian:
•Identification, Biasanya berisi Judul Pekerjaan, Bagian/Department dan Nama Pejabat yang melakukan pekerjaan. Elemen lainnya adalah mungkin Nomor Pekerjaan, Tingkat Gaji (reward) yang disediakan untuk jabatan tersebut.
•Job Summary, Menyediakan Deskripsi singkat mengenai Sifat Umum dari suatu Tugas Pekerjaan tersebut.
•Specific Duties and Responsibilities, Menyediakan Daftar Rinci mengenai Tugas-tugas spesifik dan Tanggungjawab spesifik yang terdapat dalam Pekerjaan tersebut.
Job Description

12. Job DescriptionHarus Seakurat mungkin. Harus Berisi seluruh Tugas Utama dari Pekerjaan. Menjelaskan Tanggungjawab yang masih Samar-samar. Menghilangkan Tumpangtindih Tanggungjawab diantara Tugas- tugas yang ada.

13. Job Description
•Apayang dilakukan(What is to be done) untukmengetahuiFungsi Pekerja :
–PengolahanMasalahData (D): ( Memadukan, mengkoordinasikan, menganalisa, menyusun, menghitung, menyalin, membadingkan)
–PengolahanMasalahOrang(O): ( Menasehati, berunding, mengajar, mengawasi, mengibur, membujuk, berbicara, melayani, menerimainstruksi)
–PengolahanmasalahBenda (B): (Menyetel, mengerjakan, menjalankan, mengemudikan, mengerjakandengantangan, melayani, memasukanbahandanmemegang)

14. Job Description
•Bagaimanamengerjakantugas(How to do it): untukmengetahuibagaimanapekerjaanitudilaksanakan, peralatanapayang diperlukandanmetodaapayang digunakan.
•Mengapaharusmelakukanpekerjaanitu(Why it must be done):  untukmengetahuibagaimanaluas(scope) pekerjaandantujuandarijabatanituyang berhubungandenganbahandanpokokdarijabatanitu(prosesinput-output)

15. Job Specification
•Pendidikan
–PendidikanFormal
–Pendidikanlainnya
•Pengetahuankerja
•Keterampilankerja
–Keterampilanmental
–Keterampilanfisik
–Keterampilansosial
•Pengalamankerja
•Bakat
•Temperamen
•Minat
•KondisiJasmani
•JenisKelamin
“ Most Job Specifications list : The education, experience, knowledge, skillsand abilitiesto perform the job ”

16. Job Performance Standard
Menyajikan Kinerja yang Diharapkan untuk Setiap Tugas Pekerjaan yang dijelaskan di dalam Job Desc

17. Bentuk2Penggunaan dari Analisis Jabatan

18. Metode2dari Analisis Jabatan
•Observasi (Pengamatan)
•Wawancara secara Individual
•Wawancara secara Group
•Kuesioner secara Terstruktur
•Rapat/Konferensi Teknis
•Buku Catatan Harian

19. Sumber2Information Analisis Jabatan
•Si Pemegang Jabatan
•Supervisor / Atasan
•Subject Matter Experts (SME’s)
•Para Pelanggan Perusahaan

20. Kerangka Input –Output Desain PekerjaanUmpan Balik
Pekerjaan yang Produktif & MemuaskanDesain Pekerjaan
OUTPUT DIINGINKANPROSES TRANSFORMASI
MASUKAN
Unsur-unsur Perilaku
Unsur-unsur Lingkungan
Unsur-unsur Organisasi

21. Unsur-unsur Organisasi
Unsur-unsur Lingkungan
Unsur-unsur Perilaku
Pendekatan Mekanisme
Alur Kerja
Praktek Kerja
Kenyamanan Kerja
Kemampuan Pekerja
Harapan-harapan Sosial & Budaya
Otonomi
Keberagaman
Identitas Tugas
Pentingnya Tugas
Umpan Balik

22. Teknik2Desain Ulang Pekerjaan
•Di Dalam Spesialisasi :
-Penyederhanaan Kerja
-Rekayasa Ulang Kerja
•Di Luar Spesialisasi :
-Perputaran Kerja
-Perluasan Kerja
-Pengayaan Kerja
-Otonomi Kelompok Kerja

23. Desain Pekerjaan untuk Meningkatkan Motivasi Kerja
•Job Characteristics Model
•Job Enrichment
•Job Rotation
•Work at home
•Flexible hours

24. Model Karakteristik Pekerjaan Banyaknya Skill
•Identitas Tugas Signifkansi TugasPengalaman yang Berguna dari Suatu Pekerjaan
Motivasi intrinsik dari Pekerjaan
·Unjuk Kinerja yang Berkualitas tinggi
Kepuasan Tinggi dengan Pekerjaan
Kemangkiran kerja dan TO yang rendahPengalaman Tanggungjawab untuk Hasil Kerja tersebut
Pengetahuan dari Hasil Aktual dari Pekerjaan tsbOtonomi
Umpan BalikInti Ciri-ciri Pekerjaan
Pernyataan Psikologis Kritis
Hasil Kerja dari Masing2Individu
Moderator :
·Kekuatan dari Growth-need
·Pengetahuan & Keterampilan
·Konteks dari Kepuasan

25. SISTEM ANALISIS JABATAN
DESKRIPSI PEKERJAAN
--Tugas--Wewenang
--Tanggungjawab
SUMBER DATA--Penganalisa Pekerjaan--Pekerja / Karyawan--Atasan / Supervisor
DATA PEKERJAAN
--Tugas Pekerjaan
--Pelaksanaan Kerja
--Standar Kerja
--Tanggungjawab
--Pengetahuan yang
Dibutuhkan
--Pengalaman yang
Dibutuhkan
--Konten Pekerjaan
--Peralatan Kerja
yang Dibutuhkan
FUNGSI MANAJEMEN S.D.M. --Rekrutmen--Seleksi & Penempatan --Pelatihan & Pengembangan--Penilaian Prestasi Kerja / Kinerja--Manajemen Kompensasi--Hubungan Kerja Industrial
SPESIFIKASI PEKERJAAN
--Keterampilan yang Dibutuhkan
--Syarat Fisik/Tubuh yang Dibutuhkan
METODE –METODE PENGUMPULAN DATA --Wawancara--Kuesioner--Observasi--Rekaman/catatan--DOT--Buku Catatan Harian

26. Melaksanakan Analisis Jabatan

27. Melakukan Analisis Jabatan
Memahami Tujuan dari Analisis Jabatan
Mengembangkan Draft
Perencanaan
Memahami Peran Jabatan di dalam Organisasi
Meninjau Ulang Draft dengan Atasan/Spv
Menentukan Bagaimana Cara Mengumpulkan Informasi JabatanMencari Klarifikasi

28. PenentuanTujuananalisis jabatan(Setting Goals)  untuktujuanapaanalisis tersebutdilakukanagar dapatmenentukanjenisinformasijabatanyang diperlukan.
Memahami Tujuan dari Analisis Jabatan

29. •Punya Pengetahuan dan Keterampilan untuk melaksanakan Analisis Jabatan
•Punya Motivasi untuk mengangkat Informasi
•Punya Keterampilan Komunikasi
Memahami Peran dari Jabatan-jabatan di dalam Organisasi

30. •Menentukaninformasiumum:
Misi
Strukturorganisasi
Mekanismekerjaorganisasi
Daftarkaryawan
Data jabatanyang ada
Lingkungankerja
Kebijakan kepegawaian
P e r e n c a n a a n
•Menentukaninformasijabatan(minimal 3 komponen) :
Identifikasijabatan
Pelaksanaanpekerjaanyaitujawabandari: Apa, Mengapa dan Bagaimana
Persyaratanjabatan, yaitutentangsyaratminimal yang diperlukan bagiseseorang pemangkujabatan

31. •Pendekatanyang digunakan:
Individu
Sampling
Namajabatan
Rumpunjabatan
•Sumberdata yang digunakan:
Karyawan ybs
Atasanlangsungpegawaiybs
Oranglain yang mengetahuitentangjabatantersebut
Literatur-literatur
P e r e n c a n a a n
•Teknikpengumpulandata :
Kuesioner
Wawancara(interview)
Bukuharian(log book) karyawan
Pengamatan(observation)

32. •Memilihunit kerjayang akandiambildata jabatannya
•Inventarisasijabatanyang adadalamunit tersebut
•Inventarisasijumlahpemangkujabatan
•Menentukanjumlahsample padaunit kerja terkait
•Memilihnamapemangkujabatansebagaisample
•Melakukanpengumpulandata tertentu
•Mencatatdalamjob analysis worksheet
Menentukan Bagaimana Cara Mengumpulkan Informasi dalam Analisis Jabatan

33. •DeskripsiJabatan
–Uraianjabatan
–Syaratkualifikasipemangkujabatan
–Pelaksanaankegiatan
•Persyaratanjabatan(Job Specification)
–Job Qualification
–Job Requirement
–Minimum Hiring Requirement
•KlasifikasiJabatan(Job Classification)
•DesainJabatan(Job Design)
–Desainjabatansecarasederhana(garisbesar)
–DesainJabaransecarakhusus
–Pengayaan Jabatan(Job Enrichment)
•Volume Jabatan(Job Volume)
Mengembangkan Draft

34. MercyDankeArigatoSyukronThank YouTerimakasih