Knowledge management for project management

1. Prónay Gábor 26. Összefoglaló feljegyzés - Tudásmenedzsment a projektek szolgálatában-2015nov19
1
ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS
26.PM MŰHELY (2015. november 19.) MUNKÁJÁRÓL
Téma: tudásmenedzsment a projektek szolgálatában
Időpont: 2015. november 19. 16-18 óra
Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem
A Műhely munkájában részt vettek (32): Balogh István, Bencsik Andrea, Bély András, Csényi
Sándor, Csordás Csaba, Darabos Andrea, Fehér Ágota, Finder Gábor, Gulyás János,
Gyulay Tibor, Hódi Péter, Horn Balázs, Horváth Alíz, Juszt Péter, Kardos Levente, Kis
Gábor, Kovács Imre, Kranzl Tamás, Kuczogi Tamás, Kunsági László, Nagy Etelka, Nagy
Robin, Németh Gabriella, Papp Gergely, Pálházi Dávid, Prónay Gábor, Simkóné Kelemen
Éva, Sóti Mihály, Stautz János, Szabó Bence, Thomán Gusztávné, Véry Zoltán.
Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, köztük Bencsik Andrea
professzor asszonyt, aki a téma bevezető blogját írta és vállalta a Műhely munka
levezetését. Bevezetőként elmondta, hogy a projektek sikerének egyik meghatározó
összetevője az emberekben megtestesülő tudás és tapasztalat, aminek a hatékony
menedzselése verseny előnyt jelent az azt megvalósító szervezeteknek. A
tudásmenedzsment rendszer a stratégiai célok teljesítéséhez biztosítja a szükséges
kompetenciát, olyan mennyiségben és időintervallumban, ahogyan arra a vállalatnak
szüksége van. A tudásmenedzsment (TM), egy olyan folyamat (menedzsment
alrendszer) és kultúra, amely során: a tudástőke feltárása, összegyűjtése, létrehozása,
számontartása, megtartása, megosztása, állandó gyarapítása integráltan kezelt és
információtechnológiával támogatott.
Bencsik Andrea bevezetőjében az általa írt bloghoz (http://blog.mfor.hu/projekt) kapcsolódó
kiegészítő gondolatokat ismertette (TM létjogosultsága, a rendszerépítés előfeltételei, a
tanuló szervezet kultúra, a támogató IT infrastruktúra, integrált működés, alkalmazható
eszközök/módszertanok, várható eredmények). A TM létjogosultságát a versenyképesség
adja, mert versenyelőny eléréshez gyorsan fejlődő, adaptív szakemberi tudásra van
szükség. Ezt igazolja az erőteljes harc a vállalatok között a nagy tudású emberekért. A tudás
megőrzése kritikus kérdés, mert a múltbeli tudás elvesztése bizonyos feladatok megoldását
megakadályozza (lásd tervek hiányában barcelonai Sagrada Familia templom befejezés
elmaradása) vagy jelentős költség többletet jelent a pótlása. Sokszor a cégek, a különböző
helyeken (osztály, műhely, üzem, részleg, irodák, stb.) fellelhető szétaprózott tudásaikat nem
ismerik fel és a megoldások újra kitalálása költség igényes.
A TM rendszer építéséhez bizalom, együttműködési készség és tanuló szervezeti jellemzők
megléte szükséges. A tanuló szervezet rendszergondolkozású (ok-okozati összefüggések
feltárása kerülnek), az irányítás személyes (a személyes irányítás képessége jellemző:
önálló tanulás-jövőkép-egyéni célok-szervezeti célok), megfelelő gondolati minták (változási
készség/hajlandóság), közös jövőkép (egyéni érdekeket szolgáló közös cél szükséges),
csoportos tanulás képessége (jó eszköze a tudásmegosztásnak).
A TM-hez az emberek, folyamatok, alkalmazott technológiák, támogató szolgáltatások és
tudások intergrált működése szükséges, mert a TM tulajdonképpen egy integrált
gondolkodásmód. Ez a gondolkodás onnan indul, hogy VAN A CÉGNEK STRATÉGIÁJA,
ami a projektek indításának is meghatározója. Kérdés, hogy a stratégia megvalósításához
megvan-e a kívánatos tudás (ezt mutatja a tudás térkép). Ha a szükséges tudás nem áll
rendelkezésre, akkor azt meg kell szerezni, képzéssel, új munkatárs felvételével, mások
tudásának átvételével.
A megszerzett tudás az idővel értékét/érvényességét veszti (műszaki-technikai tudás
nemzetközi standardoknak megfelelő felezési ideje 2 év). A tudás napra készségének
fenntartása befeketetést igényel.

2. Prónay Gábor 26. Összefoglaló feljegyzés - Tudásmenedzsment a projektek szolgálatában-2015nov19
2
Kritikus kérdése a TM-nek a tudás megosztása, amit a vállalati kultúra és a különböző
generációk (Y, Z számára “üzleti kérdés”) felfogása befolyásol. A tudásmegosztás
eredményessége a szervezeti túlélés feltétele. A tudás megőrzés célja a felhalmozott tudás
későbbi felhasználhatósága. Kritikus kérdés a tacit tudás megőrzése vagy explicitté
átalakítása, hogy a szakember távozásával ne vesszen el. Mindezek után a tudás szervezeti
célokra való hasznosítása és a stratégiai célokra való visszacsatolása, vagyis a felhasznált
tudás kontrollja, sikerességhez való hozzájárulásának mérése a TM ciklus záró lépései.
A projektekben leggyakrabban alkalmazott TM módszerek: team munka, brain-storming,
storytelling, best practice, tudástérkép, tudástár, peer assist (tanulás másoktól), after action
review, lessons learned, job shadowing, retrospekt, teakonyha, stb.
A TM-től akkor várható eredmények, ha a tudás alkalmazásra kerül a teljesítmények
eléréséhez és megvalósuló teljesítményből tanulni tud a szervezet. A tanulási görbében a
költség csökkentő ismétlések helyére léphet be a tudásmegosztás. A TM eredményei
(közvetettek és nem azonnaliak) pénzben is megfogalmazhatók.
Bencsik Andrea bemutatatta egy hazai nagyvállalat sikeres tudásmenedzsment gyakorlatát,
amit külső segítség nélkül, a téma jelentőségét felismerő vezető kezdeményezésével
valósítottak. Az elkészült stratégia irányelveiből kiindulóan felmérték a jelenlegi tudásokat,
képességeket és a stratégiai célok eléréséhez szükségeseket. Az összevetés megmutatta a
hiányokat, ami a kezdetét jelentette a tanuló szervezet kialakításának. Kezdetben a vezető
szakfolyóiratok cikkeinek tanulmányozást kérte, nem kötelező jelleggel a kollégáitól, amit
közös összejöveteleken véleményeztek, beszéltek meg. Negyedévente szakmai előadásokat
rendeztek, ahol belső kollégák tartottak előadást aktuális szakmai témákról. „Nyitott műhely”
kezdeményezésben külső szakértőket hívtak meg előadásra, illetve más vállalatok/gyárak
látogatását szervezték meg. Mindezekre erőforrásokat (pénz, idő) biztosítottak. Bevezették,
az „egyéni célok” kezdeményezést, ahol havonta minden dolgozó leírta és saját borítékjába
tette, hogy ő hogyan tud a stratégiai célokhoz kapcsolódni. A borítékok lezártan vagy
nyitottan közös táblára kerültek. Érdekes megfigyelés volt, hogy mindenki nyitottan helyezte
el a borítékát, amit mások a lehetőség ellenére nem néztek meg. A tanuló szervezetté válási
folyamatban, amit a vállalatvezető kezdeményezett a kezdeményezés idővel a
hierarchiában egyre lejjebb került, amit a nem kötelező rendszer nagymértékben segített elő.
Első kérdéskör a Műhely résztvevők TM kiépítésével és működésével kapcsolatos
tapasztalatait vizsgálta. Többen jelezték, hogy a cégüknél a TM-et nem ismerik és elvi
gondot jelent az egyes emberek fejében lévő tacit/implicit tudás céges tudássá alakítása.
Bencsik Andrea kiegészítésként megjegyezte, hogy a KPMG tavalyi évben végzett TM-et
érintő kutatása a korábbi, 2006-ban végzettekhez képest fejlődés hiányát mutatta.. Alapvető
probléma a vállalati kultúrában, az emberek és ezek között is a vezetők gondolkodásában
van. Nincs kultúrája a másoktól tanulható/átvehető jó megoldások felhasználásának. Ez
különösen a fejlett világból érkező vállalatok TM tapasztalatainak figyelmen kívül
hagyásában érzékelhető. Az egyének tudásmegosztása nem csak a vállalatnak hasznos,
hanem az egyes embereknek is, mert értékességük bemutatásra ad lehetőséget a tanulás
mellett. Ennek motiválását a vállalati/vezetői elismerés segítheti. A TM elhanyagolása a
vállalati folyamatok megismerését is visszafogja. A tudásmegosztásban nemcsak az egyéni
tudás átadása, de az együttműködési tudás átadása is fontos. Kerékfy Pál írásban küldött
egy jó tapasztalati példát. Egy közösségi rendszer (amiben Yammer volt a technológia) és a
rendszerezett ismereteket tárolója (főleg SharePoint alapon) került összekapcsolásra. A
tartósan megőrzendő anyagok a TM rendszerben voltak. A két platform között linkek és
hivatkozások teremtettek kapcsolatot. A kulcsszavak (különösen a laza beszélgetésekben)
megfelelő alkalmazására (a hiányzó pótlására, egységesített használatra, stb.) néhány
„szerkesztő” figyelt, de megfigyelhető volt a használat elterjedésével a jobb kulcsszavazás.

3. Prónay Gábor 26. Összefoglaló feljegyzés - Tudásmenedzsment a projektek szolgálatában-2015nov19
3
Második kérdéskör azt vizsgálta, hogy a TM a vállalatnál és projektekben vajon tudatunktól
függetlenül is létezik. TM mindig is létezett az üzleti életben, a művészetekben, a sportban. A
szellemi tulajdon védelmét jelentő szabadalmi rendszer is a tudásmegosztás ösztönzője,
hiszen ezért követelmény a szabadalomnál az egyedi újszerűség mellett, a felhasználást
lehetővé tevő leírás, azaz az eredmények közkinccsé tétele. A szabadalom védi a
szabadalmat benyújtó érdekét, azaz azt, hogy felhasználás esetén ellenértékhez jusson.
Tudáskezelési technikák minden szervezetben léteznek, de sokszor előfordul, hogy a
szervezet egyes egységei nem ismerik a más egységekben alkalmazott jó gyakorlatot.
Harmadik kérdéskör a TM alkalmazás akadályait vizsgálta. Jelentős akadályként jelent meg
az emberi tudásfejlesztés költségessége. De nem csak a költségek jelentenek akadályt,
hanem a tudás fejlesztésére szánt idő hiánya, amit szintén a menedzsmentnek kellene
biztosítania. A hatékony TM-hez egyértelmű és elfogadott, közös célok, bizalom és
hitelesség szükséges. Ezek hiányában nem tud beindulni a tudás megosztása. Mindezek az
akadályok a vállalati kultúrából következnek, amin csak a legfelső vezetésből kiindulóan,
hosszabb távon lehet változtatni. A tudáskezelés szigorú, kötött szabályozással nem
működik, csak önkéntes alapon megy. Ennek megfelelően a tudáskezelés lényege a
kapcsolatokban van. A tudás akkor szerezhető meg, ha valóban szükségünk van rá.
Negyedik kérdéskör a vállalati TM rendszer projektekhez való kapcsolódását vizsgálta. A
projektek kritikus kérdése a projektben dolgozók kiválasztása, hogy valóban a leginkább
megfelelők kerülnek-e be a projekt feladatok megoldásába. Ehhez az egyes szakemberek
aktuális kompetenciáinak vállalati szintű ismerete szükséges. A projektek optimalizálásának
portfolióban kell megvalósulnia, ami különösen igényli a vállalati tudástárat.
Ötödik kérdéskör a TM rendszer kiépítésnek előnyeit vizsgálta a vállalatok illetve projektek
számára. A legjobb gyakorlat ismerete a vállalatok és a projektek számára meghatározó. A
projektekre vonatkozóan a vállalati projekt érettség (maturity) szintjei összefüggést adnak a
tudáskezeléssel. A 100 ezer embert foglalkoztató Ericsson vállalat projekt vezéreltként
működik, ahol rendkívül összetett tudásokat, folyamatokat kell integrálnia, ami sokoldalú
tudástranszfert igényel. A projektek indulásánál több szinten vizsgálatra kerülnek a tudás
bázisok a múltbeli, felhasználható tapasztalatokért. Az újonnan belépő projektmenedzserek
számára legalább fél évig coaching biztosított, ami elősegíti a vállalati legjobb gyakorlat
megismertetését.
Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői áttekintették a tudásmenedzsment
jellemzőit, rámutatva a beszélgetésben a kritikus szervezeti, módszertani kérdésekre. A
Műhely munka néhány probléma jó megoldását is előhozta a résztvevők tapasztalatai
alapján. A részvevők egyetértettek abban, hogy egy jól működő tudásmenedzsment
legfontosabb feltételei:
• kulturális jellemzők (tudásmegosztásra való képesség-bizalom, tanulási képesség, a
szervezet egészének közös tudásból építkező együttműködése-„közös nyelv”, tanuló
szervezeti lét/rendszergondolkodás, személyes irányítás, gondolati minták, közös
jövőkép, csoportos tanulás/)
• háttér támogató IT rendszer (logikusan felépített, jól kidolgozott)
A Műhely résztvevői a téma javaslatok közül a következő, várhatóan 2016. január 7-én
megrendezésre kerülő 27. PM Műhely témájának a szponzor szerepe és felelőssége
projektmenedzsmentben témát választották. A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a
téma felvezetőjét Prónay Gábor készíti, aki az érdeklődők hozzájárulásait december 30-ig
várja. A blog várhatóan 2015. december elejétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt
oldalon. A várhatóan március 17-i 28. PM Műhely témájaként, Thoman Gusztávné ajánlatára
„az emberi játszmák”-at fogadta el. A blogot Thoman Gusztávné készíti el 2016. január
közepére.

4. Prónay Gábor 26. Összefoglaló feljegyzés - Tudásmenedzsment a projektek szolgálatában-2015nov19
4
FELHÍVÁS !!!!! A Műhely címlista minden évben megújításra kerül. A 2016-os címlistára a
Műhelyen való megjelenéssel vagy emailben közölt kéréssel lehet felkerülni.
A 27. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2016. január 7-én csütörtökön, 16–18
óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok
Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)
Budapest, 2015. november 21.
Dr. Prónay Gábor