Business cases for danske kommuner og hvordan det hænger sammen med gevinstrealisering

1. GEVINSTREALISERING OG BUSINESS CASE
DANSKE KOMMUNER, MAJ 2014
PETER AXEL NIELSEN
INSTITUT FOR DATALOGI, AALBORG UNIVERSITET

2. Gevinstrealisering og business case -- Indhold
• Gevinster ved IT
• Business case
• Hvad er det?
• Et anliggende for strategisk ledelse
• Forskellige typer
• Metode: Hvordan gør man?
• Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case
• Gevinstrealisering
• Hvad er det?
• Et anliggende for strategisk ledelse
• Aktiviteter: Hvordan gør man?
• Forskellige typer

3. Gevinster ved IT
IT har ingen indbygget værdi – det afhænger af hvordan man bruger IT i
digitalisering
Gevinster opstår når IT bruges til at gøre noget andet end man hidtil har
gjort
Kun ledere og brugere kan udløse gevinster ved IT
Alle IT-projekter har resultater men ikke alle resulterer i gevinster
Gevinster kræver aktiv ledelse

4. Business-case metode

5. IT business-casens formål
En IT business-case bruges til at opnå godkendelse af en
IT investering
Prioritering mellem forskellige investeringer
Kombinere IT og organisationsforandring for at opnå gevinster
Et ledelsesinstrument til opnåelsen
af gevinster
Planlægning og vurdering af
gevinsters realisering
IT ForretningBC

6. Business case – Strategisk
• IT er et strategisk anliggende
• ... derfor er IT-investering, gevinster og deres formulering i en business
case det også
• Business cases beskriver langsigtede gevinster og kan ikke opnås på kort
tid
• Business cases som ikke efterspørges laves ikke
• Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver,
• ... og det skal stå i en business case
• Business cases kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, mens IT-
afdelingen kan være pennefører

7. 3 typer af business-cases
Type 1:
Før beslutningen
• Struktureret argument
• Genvinde investeringen
• Investeringsoverblik
• Mulige gevinster
• Erklæring af forpligtelse
• Basis for prioritering
Type 3:
Ekstern
• Lovgivning o.lign.
• Konsulenter og leverandører
• Branche
Type 2:
Efter beslutningen
• Retfærdiggørelse
• Gevinstplan & evaluering
• Projektmålsætning
• Intern & ekstern markedsføring
• Interessent forpligtelse
Investerings-
beslutning

8. Gevinsters kendetegn
Gevinster kan være ikke-finansielle
Gevinster gøres målbare (også når de er subjektive eller kvalitative)
Gevinsternes størrelse dokumenteres
Gevinsternes ejere identificeres til hver gevinst for at sikre
organisationsforandringer
Gevinsterne er koblet til både den IT-udvikling og de
organisationsforandringer, der kræves for at de opnås

9. Metodens trin
1. Definer motivation og investeringsmål
2. Identificer gevinster, deres målestok og ejere
3. Strukturer gevinsterne
4. Identificer omkostninger og risici
5. Godkend

10. Trin 1: Motivation og investeringsmål
Definer motivation og investeringsmål.
1.1. Motivationen: Hvilke eksterne og interne udfordringer står organisationen
overfor?
1.2. Investeringsmål: Hvad er den foreslåede investerings bidrag til
organisationen?1.3. Investeringsansvarlig: Hvem fastholder business-casen og
fastholder gevinstrealiseringsprocessen?

11. Trin 2: Identificer gevinster, deres målestok og
ejere
2.1. Gevinst: Hvilken nytte kan opnås gennem investeringen?
2.2. Målestok: Hvordan kan vi afgøre om gevinsten er opnået?
2.3. Ejer: Hvem kan få nytte af gevinsten eller repræsenterer en gruppe, der
kan få eller opnå nytte?
2.4. Ejer: Hvem kan medvirke til, at gevinsten kan realiseres?

12. Eksempel på trin 2
Gevinst: Øget digital kommunikation mellem borgere og kommunen
Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal
opgøres område for område)
Ejer: Borgerservicechefen
Gevinst: Stop forsendelser, 5.8 mio./år
Målestok: 50% reduktion i forsendelser fra kommunen
Ejer: Vicekommunaldirektør
Gevinst: Færre udeblivelser
Målestok: Skal opgøres for det enkelte område sammenholdt med brugen
af sms-påmindelser inden for området
Ejer: Den enkelte forvaltningsdirektør
Gevinst: Borgerne får lettere adgang til offentlige tjenester
Målestok: Serviceafdelingschefens vurdering af kommunens hjemmeside
og borger.dk samt opnåelse af fordele for andre digitale serviceområder
Ejer: Service-afdelingschefen

13. Trin 3: Strukturér gevinsterne
Type af forandring
Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre
ting
Finansielle gevinster
Målbare gevinster
Observerbare gevinster

14. Trin 3.1: Forandringer
Hvilken type af forandring skal der til for at realisere gevinsten?
Type af forandring
Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre
ting
Finansielle gevinster Organisationen, dens
medarbejdere, kunder
eller samarbejdspartnere
kan gøre nye ting, eller
gøre ting på nye måder,
der ikke var mulige før
investeringen
Organisationen kan
forbedre udførelsen af
påkrævede aktiviteter
Organisationen kan
stoppe med at gøre ting
der ikke længere er
nødvendige for
succesfuld drift
Målbare gevinster
Observerbare
gevinster

15. Trin 3.2 Værdi
Hvor konkret kan gevinstens værdi opgøres?
Type af forandring
Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting
Finansielle gevinster Finansiel værdi kan udregnes ved at anvende omkostning/pris eller andre
finansielle formler til en kvantificerbar gevinst
Målbare gevinster Der findes målinger eller de kan implementeres til vurdering af gevinstens
størrelse når forandringerne er gennemført
Observerbare
gevinster
Ved at bruge aftalte kriterier, skal bestemte personer eller grupper bruge
deres erfaring eller dømmekraft til at vurdere i hvilket omfang gevinsten vil
blive realiseret

16. Eksempel på trin 3
Type af forandring
Gør nye
ting
Gør ting
bedre
Stop med
at gøre ting
Finansielle
gevinster
Målbare
gevinster
Observerbare
gevinster
Gevinst: Øget digital
kommunikation mellem
borgere og kommunen
Målestok: En mindre andel
af fremmøde i det totale
antal serviceringer (skal
opgøres område for område)
Ejer: Borgerservicechefen
Gevinst: Færre
udeblivelser
Målestok: Skal
opgøres for det
enkelte område
sammenholdt med
brugen af sms-
påmindelser inden for
området
Ejer: Den enkelte
forvaltningsdirektør

17. Eksempel på trin 3
GEVINSTPROFIL
- OVERBLIK
Type af forandring
Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre
ting
Finansielle gevinster
Målbare gevinster
Observerbare gevinster
Gevinst: Flyttet kommunikation
mellem borgere og kommunen fra
traditionel til digital kanal
Målestok: En mindre andel af
fremmøde i det totale antal
serviceringer (skal opgøres område
for område)
Ejer: Borgerservicechefen
Gevinst: Flyttet kommunikation
mellem borgere og kommunen fra
traditionel til digital kanal
Målestok: En mindre andel af
fremmøde i det totale antal
serviceringer (skal opgøres område
for område)
Ejer: Borgerservicechefen
Gevinst: Flyttet kommunikation
mellem borgere og kommunen fra
traditionel til digital kanal
Målestok: En mindre andel af
fremmøde i det totale antal
serviceringer (skal opgøres område
for område)
Ejer: Borgerservicechefen
Gevinst: Flyttet kommunikation
mellem borgere og kommunen fra
traditionel til digital kanal
Målestok: En mindre andel af
fremmøde i det totale antal
serviceringer (skal opgøres område
for område)
Ejer: Borgerservicechefen

19. Trin 4: Identificér omkostninger og risici
4.1. Omkostninger: Hvad er engangsomkostningerne for IT investeringen?
4.2. Omkostninger: Hvilke løbende omkostninger medfører IT investeringen?
4.3. Risiko: Hvilke omstændigheder kan medføre, at investeringsmål eller
gevinster ikke realiseres?

20. Samlet indhold
Business-casen indeholder dermed:
1. Motivation
2. Investeringsmål
3. Gevinster ved at
4. Omkostninger ved
5. Investeringsrisici
• Gøre nye ting
• Gøre ting bedre
• Stop med at gøre ting
• Indkøb
• Udvikling
• Infrastruktur
• Organisatorisk forandring
• Drift
• Finansiel
• Teknisk
• Forretning
• Organisatorisk forandring

21. Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case

22. Gevinstrealisering

23. Gevinstrealisering – Hvad?
• Processen at organisere og lede så mulige gevinster ved brug af et IT
system (digitalisering) faktisk realiseres
• Den dynamiske business case er helt central redskab i gevinstrealisering
• Tidligere har man set IT-projekter som:
• Levering af teknologi
• Omkostningsstyret
• Forvaltning ser til
• Det er noget man bliver udsat for
• Et mere modent syn på IT-projekter som:
• Levering af gevinster
• Business-case styret
• Forvaltning er involveret og har styring
• Noget man er med i, tager ansvar for, og endda er drivkraft i

24. Gevinstrealisering – Strategisk
• IT er et strategisk anliggende
• ... derfor er gevinster og gevinstrealisering også
• Gevinstrealisering er langsigtet fordi gevinster ikke kan opnås på kort tid
• Gevinster som ikke efterspørges opstår (næsten) aldrig
• Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver,
• ... og kræver derfor forandringsledelse
• Gevinster kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, men IT-
afdelingen kan ikke skabe dem

25. Gevinstrealisering - Aktiviteter
1. Identificer og strukturer gevinster
2. Planlægge gevinstrealisering
3. Udførelse af plan for gevinstrealisering
4. Gennemgang og vurdering af resultater
5. Etablering af muligheder for yderligere gevinster
Væsentlig forskel til tidligere:
• Business case
• Plan for gevinstrealisering

26. Gevinstrealisering – To typer
Problemdrevet
• Relativt til dem man sammenligner sig med
• Løbende produktivitetsforbedringer
• Nå budgetmål
• Fjerne besværligheder - øge muligheder
Innovationsdrevet
• Lave nye processer, produkter, services ved at bruge IT
• Lave processer, produkter, services på en ny måde med IT
• Ny IT til at gøre noget som organisationen ikke kunne før

27. Gevinstrealisering - Modsætninger
Case 1 Case 2
Gevinster Gevinster som
budgetbesparelse
Gevinster som
distribuerede
incitamenter
Aktiviteter Budgetkontrol Samarbejde på tværs
Betingelser Centraliseret business
case
Win/win business case
efter forhandling
Forandring Organisatoriske
forandringer adskilt fra
IT-projekt
Transition fra IT-projekt til
organisationsforandring
Roller Finansiel styregruppe Medarbejdere som
ambassadører

28. Overvej
• Gennemtænk et afsluttet projekt
• Blev der lavet en business case?
• Hvordan blev den brugt i forløbet?
• Blev der foretaget en afsluttende vurdering af, om business casen blev
opfyldt?
• Hvordan vil I gerne i fremtiden bruge business cases?
• Hvem skal lave dem og hvordan?
• Hvem træffer beslutning vha. business cases?
• Gennemtænk gevinstrealisering i et afsluttet digitaliseringsprojekt
• Hvilke aktiviteter blev planlagt og gennemført?
• I hvilket omfang blev planlagte gevinster realiserede?

29. Litteratur
Nielsen, PA & Persson, JS 2013, Business-case metode for kommunale IT-investeringer, version 2.0. Software Innovation Publisher. [Link til PDF og iBook]
Persson, JS & Nielsen, PA 2012, 'A Business Case Method for IT Investments in Danish Municipalities'. in J Rose, JS Persson, P Kræmmergaard & PA Nielsen
(eds), IT Management in Local Government : The DISIMIT Project. Software Innovation, Aalborg University, Aalborg, pp. 115-129.[PDF]
Nielsen, Nielsen & Persson, 2012, IT Benefits Management in Local Government: A comparative case study, in: European Conference of Information Systems.
[PDF]
Ward, Daniel & Pepppard, 2008, Building Better IT Investment Business Cases, MISQ Executive, 7(1).
Peppard, Ward & Daniel, 2007, Managing the Realization of Business Benefits from IT Investments, MISQ Executive, 6(1).
Ward & Daniel, 2006, Benefits Management: Delivering Value from IS & IT Investments, Wiley, Chichester.
Nielsen & Persson, 2012, IT Business Cases in Local Government: An action research study, in: HICSS, January.
Ashurt, Doherrty & Peppard, 2008, Improving the impact of IT development projects: The benefits realisation capability model, EJIS, 17:352-370.