MUTIA NABILA - 43216110444 Sistem Informasi Manajemen – Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA. MM. Universitas Mercu Buana,2017.

1. FENOMENA TERBENTUKFENOMENA TERBENTUKFENOMENA TERBENTUKFENOMENA TERBENTUKNYA KANTOR MAYANYA KANTOR MAYANYA KANTOR MAYANYA KANTOR MAYA
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham,
Negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep
konvesional di mana sebuah kantor dengan computer mainframe yang menyimpan
data base maupun mengelolah penjualan produk, salesman, inventory dan
sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing –
masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja. Adanya
gagasan tentang virtual office dikarenakan kesibukan orang yang semakin banyak,
dan tidak mungkin ada di dua tempat. Oleh karena itu, orang mulai memikirkan
bagaimana bisa mengurus banyak bisnis sekaligus tanpa menggunakan banyak waktu
dan biaya untuk pertemuan langsung. Apalagi jika bisnis itu bertaraf internasional
sampai ke lain benua. Dan pekerjaan kantor dapat dilakukan pada lokasi geografis
manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan
melalui sejenis komunikasi elektronik.
Kantor maya muncul karena perkembangan tekhnologi computer yang semakin pesat
dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah atau
mobile sehingga pemanfa’atan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler
semakin diperlukan. Pemanfa’atan sarana komunikasi jaringan internet untuk
melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM dan e-commerce) tumbuh
pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kantor – kantor besar
mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan
bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Persepsi saya mengenai Kantor MayaPersepsi saya mengenai Kantor MayaPersepsi saya mengenai Kantor MayaPersepsi saya mengenai Kantor Maya
Dewasa ini kemajuan teknologi dunia sudah sangat pesat sekali,dari tiap tahun ke
tahun pasti mengalami perubahan yang hebat pada kehidupan. Apalagi di indonesia
saat ini sedang mengalami perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan
sudah banyak sekali sudah perusahaan-perusahaan besar yang berdiri. Sehingga
banyak perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil berlomba-lomba untuk
menerapkan teknologi yang ada maka dari itu Setiap perusahaan itu pastinya akan
memiliki cabang-cabang perusahaan. Alangkah repotnya dunia apabila tidak ada
teknologi internet yang dipakai, internet ini juga mengurangi batasan jarak dan jauh.
Pada banyak perusahaan besar, tersebut pastinya akan memiliki kantor – kantor
cabang yang tersebar di banyak tempat. Kantor – kantor tersebut tentu memiliki
kebutuhan untuk saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Oleh sebab itu
pada jaringan komputer, solusi yang pertama yang biasa digunakan adalah dengan

2. membangun suatu jaringan privat atau pribadi yang menghubungkan seluruh kantor
cabang yang ada dengan cabang – cabang lainnya dan juga dengan kantor
pusatnya, jaringan ini yang biasa disebut dengan Wide Area Network (WAN)
mempunyai cakupan terluas, bahkan dapat dikatakan mencakup seluruh dunia.
Secara umum office automation dapat didefinisikan sebagai otomosasi proses bisnis
yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis
(electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam bentuk yang
dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam
bentuk electronik. Definisi kantor secara konvesional adalah sebuah ruang tempat
bekerja dan umumnya identik dengan alamat serta nomor telepon. Internet telah
menjadi bagian revolusi kantor saat ini.
Alamat fisik kantor telah menjadi alamat situs dan sistem komunikasi digantikan
dengan email serta chat yang lebih interaktif. Kemampuan office automation untuk
menghubungkan orang secra elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan
kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimana pun pegawai berada.
Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya. Umumnya kantor
online yang ada saat ini adalah yang berorientasi pada profit atau bergerak pada
kegiatan bisnis online sebagaimana kita ketahui bersama bisnis menurut kecepatan,
kecermatan, dan ketelitian yang tinggi sehingga produktifitas akan meningkat seiring
naiknya profit perusahaan.
APLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORANAPLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORANAPLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORANAPLIKASI SISTEM INFORMASI PERKANTORAN
Otomatisasi KantorOtomatisasi KantorOtomatisasi KantorOtomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan
kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama
seperti pada produk-produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan
pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic
Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik,
untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat,
hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai
penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam
perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar
perusahaan.

3. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang
didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan
sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan
informasi yang didistribusikan ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik
amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi
atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan
komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala
jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan
orang lain di dalam lingkungan perusahaan.
Penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui
proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya
dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar
menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua
komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam
OA.
1.1.1.1. Komponen database dalam OAKomponen database dalam OAKomponen database dalam OAKomponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari
seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun
output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan
dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager
sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus
melalui proses pengolahan data menggunakan komputer
Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang
pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang
database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan
struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau
mengolahnya menjadi laporan.
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik
seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta
media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang
database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi

4. antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi
yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel
yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.
2.2.2.2. Komponen Aplikasi dalam OAKomponen Aplikasi dalam OAKomponen Aplikasi dalam OAKomponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas
adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
• Word processing
• Electronic and voice mail
• Computer calendaring
• Audio conferencing
• Video conferencing
• Computer conferencing
• FAX
• Videotex
• Imaging
• Desktop publishing
Office AOffice AOffice AOffice Automation yang di implementasikanutomation yang di implementasikanutomation yang di implementasikanutomation yang di implementasikan didididi Perusahaan tempat saya bekerja.Perusahaan tempat saya bekerja.Perusahaan tempat saya bekerja.Perusahaan tempat saya bekerja.
1.1.1.1. Word ProcessingWord ProcessingWord ProcessingWord Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan
pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah
dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu,
sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan
dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam
cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan
persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern
dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang
terhubung dalam satu jaringan komputer.

5. 2.2.2.2. Electronic and voice mailElectronic and voice mailElectronic and voice mailElectronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada
pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon
yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat
dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan
telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail,
hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan
komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-
server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat
mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju
walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk
membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-
boxnya
Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan,
computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian
dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan
komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut
melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam
jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang
mencatat kegiatan tersebut.
3.3.3.3. FAXFAXFAXFAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain
dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan
ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi
kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain
harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada
komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau
dicetak ke printer.

6. 4.4.4.4. Videotex, Imaging dan Desktop publishingVideotex, Imaging dan Desktop publishingVideotex, Imaging dan Desktop publishingVideotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi
komputer saat ini.
• Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan
gambar grafik ke dalam layar monitor.
• Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
• Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan
keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout
cetakan).
Sistem Informasi ManajemenSistem Informasi ManajemenSistem Informasi ManajemenSistem Informasi Manajemen –––– Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA. MM.Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA. MM.Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA. MM.Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA. MM.
by MUTIA NABILA - 43216110444
Universitas Mercu Buana
Daftar Pustaka :
7, Badry, 2013 [online] http://badry7.blogspot.nl/2013/10/makalah-virtual-office-kantor-
maya.html Diakses [ 28 September 2017, Jam 10:06 ]
Dinus, 2000 [online] https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html Diakses [ 28
September 2017, Jam 10:10 ]