Microsoft Teams: colaboración y productividad al máximo
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Esta presentación forma parte de las presentaciones del evento de Customer Inmersión Experience en Microsoft Teams. Consiste en un repaso al completo de todas las funcionalidades de Microsoft Teams, demostraciones, información sobre la integración con la red de telefonía RTC y funcionalidades avanzadas de colaboración. También contiene unas slides finales con las últimas novedades de Microsoft Teams y próximas novedades que llegarán (actualizado abril 2018).
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- 2. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 2 ¿Quién soy? Miguel Tabera Business Developer Manager Necsia https://www.linkedin.com/in/migueltabera @migueltabera
- 4. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 4 Grandes retos modernos PRODUCTIVIDAD Interactuamos mucho más entre equipos y departamentos Sufrimos sobrecarga de información y malgastamos tiempo Necesitamos movilidad en cualquier lugar y trabajo en remoto LOS USUARIOS Reclaman en el trabajo herramientas modernas como las usadas en casa Las nuevas generaciones adoptan tecnología más rápido y viven con ella Quieren estar siempre conectados y trabajar con sus dispositivos LA SEGURIDAD Ocurre más de un millón de ciber ataques cada año Se tarda de media 229 días en detectar una infiltración de seguridad El ransomware creció un 35% el último año con ataques a gran escala INFORMACIÓN El reglamento GDPR entra en vigor el 25 de mayo Es necesario proteger la documentación y evitar que salga de la empresa Hace falta colaboración dinámica para elaborar documentos y trabajo
- 5. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 5 El ritmo del día a día ha cambiado para los trabajadores Comprobar correo antes del trabajo En taxi a la oficina Finalizar una presentación al cliente con el equipo Coger el tren a una reunion con el cliente Presentación al cliente y workshop colaborativo Viajar a casa Comprobar mail, aprobar POs, aceptar reuniones, prepararse para mañana
- 6. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 6 El trabajo debe fluir en el puesto de trabajo moderno Low High Company value = $$$$$$$$$$ Llegada y charla de café Productividad/creatividad 8am 9am 10am 11am 12pm 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Flow zone Tiempo sin distracciones Pausa para emails Presentación a cliente Preparar reunión Finalizar reunión Pausa para emails Dirigirse a casa Transiciones entre edificios Reunión en oficina Llamadas a clientes Pensar la agenda de mañana Día de trabajo https://www.forrester.com/report/Workforce+Enablement+Defined+Elevate+Productivity+And+Engagement/-/E-RES113826
- 7. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 7 El Modern Workplace Herramientas correctas Modernas Integradas Colaborativas Cloud first Movilidad Trabajo remoto Video conferencia Múltiple geografía Trabajo en grupo Comunicación continua Colaboración Seguridad para el usuario Concienciación “Secure by design” Actualización continua Gestión desde la nube
- 8. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 8 • Herramienta Modern Workplace • Herramienta de colaboración basada en chat • Conversaciones en equipo e individuales • Llamadas, videollamadas y reuniones inteligentes • Integración telefónica, centralita cloud • Archivos y documentación en equipo • Colaboración máxima • Tareas, vídeos, notas, formularios, encuestas, paneles… • Conectores • Bots inteligentes • Integrado en Windows 10 y Office 365 • Seguridad y cumplimiento Presentamos Microsoft Teams
- 9. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 9 Un año con Microsoft Teams
- 11. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 11 Opciones de uso • Soporte en 19 idiomas: English (US), Chinese (Simple and Traditional), Spanish, French, German, Italian, Russian, Portuguese (BR), Japanese, Korean, Dutch, Danish, Swedish, Finnish, Norwegian, Turkish, Czech, and Polish. Aplicación escritorio Windows y Mac Aplicación móvil iOS, Android y Windows Aplicación web Internet Explorer, Edge, Chrome, FireFox
- 12. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 12 Descarga de las aplicaciones de escritorio • https://teams.microsoft.com/downloads Windows • Instaladores descargables en 32-bit y 64-bit para Windows (~69 Mb) • Versión de Windows: Windows 7+ Mac • Instalador .dmg descatgable para equipos Mac (~72 Mb) • Versión de OSX: Mac OSX 10.10+
- 13. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 13 Descarga de las apliaciones móviles http://aka.ms/iosteams Rquiere iOS 9.0 o posterior. Compatible con iPhone, iPad, y iPod touch http://aka.ms/androidteams Android 4.4 o superior http://aka.ms/wpteams Windows 10 Mobile 10.0.10586 y superior
- 15. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 15 Espacio de trabajo basado en chat Mis equipos y canales Espacio de trabajo
- 16. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 16 Espacio de trabajo basado en chat Chat para los equipos de hoy Comunicación al instante evitando fugas de conocimiento y manteniendo informado a todo el equipo Personalizable para cada equipo Personalización de los espacios de trabajo para incluir contenido y capacidades que cada equipo necesita. El espacio para el trabajo en grupo Permite que todo el equipo utilice toda la potencia de Office 365 Seguridad y confianza Con la seguridad y cumplimiento a nivel empresarial que Office 365 proporciona.
- 17. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 17 • Las personas pueden ver el historial de chat siempre • Los chat y actividades visibles al equipo completo • Chats privados para pequeñas conversaciones grupales • Unirse a una videollamada en tiempo real • El espacio para las reuniones inteligentes • Conexión multi dispositivo para mayor movilidad • Integración con telefonía tradicional para llamadas y reuniones Chat y reuniones para los equipos de hoy
- 18. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 18 • Chat, contenido, personas y herramientas unidos en un mismo espacio de trabajo • Los equipos tienen acceso rápido a la información que necesitan • Integrado al máximo con Office 365 (SharePoint, OneDrive, Skype, Power BI, Planner, Stream, OneNote, Forms…) • Trabajo con Office y con otros documentos directamente en la aplicación • Co-authoring y gestión documental avanzada • Colaboración máxima con tareas, paneles, formularios, chat, encuestas, notas, vídeos, etc El espacio para el trabajo en grupo
- 19. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 19 • Sistema de pestañas para añadir servicios de Office 365, documentos y servicios Cloud • Explora datos y toma rápidas acciones gracias a los bots inteligentes • Utiliza conectores de Office 365 para recibir actualizaciones de servicios Cloud y herramientas de terceros • Posibilidad de extender el servicio mediante desarrollo Personalizable para cada equipo
- 20. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 20 • Amplia compatibilidad con estándares: ISO27018/01, SOC 1 y 2, HIPPA, EU Model Clauses y más • Preparado para LOPD y GDPR • Cifrado de datos continuo, en reposo y en tránsito • Autenticación multifactor para una mayor seguridad • Posibilidad de clasificar y cifrar documentos según su nivel de confidencialidad con patrones inteligentes • Prevención de pérdida de datos con avisos y notificaciones a usuarios • Integración con Microsoft Flow para la gestión de procesos y flujos de trabajo corporativos Seguridad y cumplimiento
- 22. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 22 • Llamadas y video llamadas internas entre usuarios de Microsoft Teams • Integración con la red PSTN de telefonía • PSTN Conferencing (audioconferencia): unirse a reuniones de Teams desde un teléfono fijo o móvil • Cloud PBX: centralita de comunicaciones de Office 365 en la nube • PSTN Calling (planes de llamadas): planes de llamadas para utilizar con Cloud PBX • Funciones de telefonía (realizar y recibir llamadas, transferir llamadas, retener, silenciar audio…) • Buzón de voz Audioconferencia y planes de llamadas PSTN = Public Switched Telephone Networt (en España RTC = Red Telefónica Conmutada)
- 23. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 23 • Antes de la reunión • Preparación de documentos adjuntos a la reunión • Chat previo • Información de participantes • Durante la reunión • Chat para el equipo • Compartir escritorio, presentaciones y aplicaciones • Grabación de conferencia (próximamente) • Transcripción y traducción en tiempo real (próximamente) • Tras la reunión • Transcripción, códigos de tiempo e identificación de personas (próximamente) • Chat, documentación, notas, grabación y otros detalles en el canal Reuniones inteligentes
- 24. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 24 Teléfonos y salas de Teams Acceso externo
- 26. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 26 • Conversaciones de equipo • Conversaciones entre varias personas • Conversaciones uno a uno • Texto enriquecido • Menciones y likes • Adjuntar documentos e imagenes a las conversaciones • Audio y video en las conversaciones • Chat ameno con emoticonos, GIFs y stickers • Experiencia similar a Whatsapp/Messenger en aplicaciones moviles Chat persistente
- 27. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 27 • Posibilidad de planificar reunión • Posibilidad de iniciar reunión al instante • Voz y vídeo con tecnología Skype • Conversar sobre la reunión • Presentar pantalla y documentos • Grabación de las sesiones Reuniones en línea
- 28. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 28 Integración con reuniones de Office Conector Outlook
- 29. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 29 • Gestión documental robusta • Almacenamiento seguro • Basado internamente en sitios de SharePoint • Versionado • Historial • Categorización • Sincronización escritorio • Seguridad y cumplimiento • Integración con Office • Trabajo desde Teams sin necesidad de acceder a otras herramientas Archivos
- 30. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 30 • Visualización en línea de documentos • Chat asociado a un documento de trabajo • Edición en Office y Office Online • Edición sin salir de Teams • Co-authoring Colaboración en documentos
- 31. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential Demo: chat, reuniones y archivos
- 32. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 32 • Anclar funcionalidades • Posibilidad de anclar documentos • Fichas estándar • Chat, archivos y wiki • Fichas de Office 365 • Planner – gestión de tareas • OneNote – blocs de notas • Stream – vídeos • Power BI – paneles de datos • SharePoint – bibliotecas, páginas y listas • Forms – formularios y encuestas • PowerApps – aplicaciones • Otras fichas • Sitios web, VSTS, wiki… • Servicios de terceros (Adobe CC, YouTube, Trello, Zendesk…) Fichas
- 34. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 34 • Servicio Planner de Office 365 • Agrupación de tareas • Tareas a múltiples personas • Fechas de vencimiento • Sub-tareas y detalle de tareas • Clasificación de tareas • Adjuntar documentos • Integración con Outlook Gestión de tareas
- 35. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 35 • Integración Power BI en Teams • Carga de paneles Power BI en Teams • Consumir datos de equipos de Teams • Consumir datos de sitios de SharePoint Power BI
- 37. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 37 • Más de 100 conectores que reciben actualizaciones de otros servicios • Un conector inicia una conversación en Teams • Servicios de Microsoft • Forms, Yammer, Dynamics 365, noticias de SharePoint, Wunderlist, VSTS… • Redes sociales • Twitter, Facebook… • Servicios de terceros • Jira, Trello, RSS, Google, Asana, MailChimp. GitHub, Salesforce, UserVoice, Zendesk… • Personalizados • Webhooks Conectores
- 38. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 38 • Asistentes conversacionales • Pueden usar servicios cognitivos para comprender el lenguaje y las intenciones de una frase • Pueden utilizar inteligencia artificial para devolver el resultado más acertado • Pueden establecer conversaciones con los usuarios • Pueden acelerar muchas tareas • Pueden usarse en conversaciones individuales o grupales Bots
- 39. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential Demo: bots y conectores
- 40. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 40 • Permiten organizar los equipos para separar distintas conversaciones sobre distintos temas • Se pueden organizar, por ejemplo, por: • Un tema (eventos, reuniones…) • Una disciplina (diseño, marketing…) • Un proyecto • Un departamento • … • Cada canal tiene sus propias conversaciones • Cada canal tiene sus propias fichas, conectores y bots Canales
- 41. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 41 • Añadir usuarios al equipo y configurar rol (propietario o miembro) • Configuración del equipo • Imagen • Acciones que los miembros pueden realizar • Gestión de invitados • Configuración del material divertido (Adesivos, memes y GIFs) • Gestión de aplicaciones (fichas, bots y conectores) Configuración de equipos
- 44. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 44 Últimas novedades importantes Acceso externo Catálogo de aplicaciones Barra de comandos
- 45. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 45 Últimas novedades importantes Apps personales “Who” bot Reportes de uso avanzados
- 47. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 47 Próximas actualizaciones Fusión con Skype Empresarial Grabación y trascripción de reuniones Traducción de mensajes
- 48. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 48 Próximas actualizaciones Difuminar fondo en llamada Teléfonos y dispositivos de sala de conferencia Más novedades Microsoft Ignite https://bit.ly/2q7dLAK Primer aniversario https://bit.ly/2GAb01e Abril 2018 https://bit.ly/2IHSggX
- 50. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 50 • No crees multitud de equipos, busca equipos comunes y aprovecha los canales • No llenes el muro de conversaciones de un solo hilo, utiliza la funcionalidad de responder • Deja de usar apps de mensajería de terceros (WhatsApp, Facebook Messenger, iMessage…) para conversaciones de empresa, la experiencia con la app móvil de Teams es similar • Configura bien tus canales, ten claro quién administra y quién es miembro • Distingue bien cuando un grupo es público o privado • Sincroniza tus archivos de Teams en tu escritorio gracias a OneDrive • Última versión de OneDrive: https://onedrive.live.com/about/es-es/download • No olvides la potencia de los conectores, pero evita que llenen tu panel de conversaciones • Guía práctica y documentación • https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/microsoft-teams Consejos útiles
- 51. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential Aviso: Este documento es material confidencial y propiedad de Necsia. Se prohíbe el uso, reproducción o la divulgación del contenido de este material sin permiso previo y por escrito de la empresa propietaria. Derechos de Autor © 2018, Necsia IT Consulting. Todos los derechos reservados. 51
- 52. ©2018,NecsiaITConsulting.Confidential 52 CONTÁCTANOS ¿ALGUNA PREGUNTA? BARCELONA MADRID SANTIAGO DE CHILE LIMA CIUDAD DE MÉXICO CIUDAD DE PANAMÁ www.necsia.es info@necsia.es 932 521 285 914 415 677
Notas del editor
- Our work has led to a distraction problem. Point: the working day is now full of bursts and troughs of activity, which make it hard to establish flow and collaboration. How do we even get into flow? Its seem ridiculous to propose it when you look at the type of days we have. Let’s take a look at a typical day… According to a recent Forrester Digital Transformation study (https://www.microsoft.com/microsoft-surface-hub/en-us/case-studies/forrester), 41 percent of employees report they now spend more time away from their desk than they did two years ago— many significantly so. And business leaders are doing more to support how people work: Recognizing the value of freeing staff to work more flexibly Adopting working practices that embrace mobility Remodelling workspaces to encourage collaboration While everyone’s day is unique to them, we all have points throughout the day where we are on the go—and need ultra portability, without compromising on productivity. Times when we need to focus—when we need to be totally immersed in our work, to be ultra productive with devices that can handle whatever software and apps we throw at them. And times when we need to be ultra collaborative—to analyze data together to make a decision, to brainstorm a new approach to our business, to do “face-to-face” meetings without being in the same room. Although decision-makers believe they excel in mobility and collaboration investments for their companies, only 33% of employees say the technology provided by work “fully meets their needs” (Steelcase Global Report in Engagement and the Global Workplace)
- One of the ways we can get there is to help employees achieve flow: Inspired by Forrester: https://www.forrester.com/report/Workforce+Enablement+Defined+Elevate+Productivity+And+Engagement/-/E-RES113826 By achieving flow, we have a better opportunity to stay productive, creative, and produce better ideas. Its difficult, but we can get there.
- PSTN son las siglas de Public Switched Telephone Network, cuya traducción al castellano es Red Telefónica Conmutada Pública, pero las siglas que utilizamos en castellano son sólo RTC. Esto nos suena más, verdad? La Red Telefónica Conmutada es un sistema de telecomunicaciones usado por teléfonos públicos y privados, por mecanismos de datos y por intercambios de segmentos de datos privados. Cualquier conexión realizada a través de este sistema es una llamada PSTN. Las llamadas locales, locales extendidas e internacionales son posibles a través de la PSTN. Un PBX o PABX (siglas en inglés de Private Branch Exchange o Private Automatic Branch Exchange para PABX) cuya traducción al español sería Ramal privado de conmutación automática , o más bien Central Privada Automática; es en realidad cualquier central telefónica conectada directamente a la red pública de telefonía por medio de líneas troncales para gestionar además de las llamadas internas, las entrantes y salientes con autonomía sobre cualquier otra central telefónica. Este dispositivo generalmente pertenece a la empresa que lo tiene instalado y no a la compañía telefónica, de aquí el adjetivo Privado a su denominación.
- Actualizado abril 2018