West University of Timisoara. Presentation of the Information System.

1. Universitatea de Vest din
Timișoara
Sistemul Informatic Integrat de
Gestiune a Resurselor - ACADEMIS

2. ACADEMIS - Soluţie pentru eficientizarea
managementului universitar
Sistemul informatic ACADEMIS, existent la ora actuală în Universitatea de
Vest din Timișoara, este un Sistem Informatic Integrat de Gestiune a
Resurselor de tip ERP (Enterprise Resources Planing), soluţie pentru
eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor
proceselor, fluxurilor si procedurilor și include următoarele componente
principale :
• University Management System – Componenta de gestiune a
școlarității,
• SAP – Componenta Economică-Financiară
• Integrarea componentelor într-un sistem unitar.

3. Sistemului informatic implementat asigura realizarea următoarelor
obiective principale:
• suport pentru activităţile şi procesele desfăşurate în Facultăţi,
Departamente şi Servicii,
• transparenţa, acurateţea şi securitatea informaţiilor privind: situaţia
şcolară a studenţilor, sursele de finanţare ale activităţilor din
universitate şi modul de utilizare a fondurilor,
• suport pentru luarea deciziilor în cadrul Universităţii de Vest din
Timişoara la nivelele decizionale.
Soluția implementată este un sistem deschis si flexibil, ce realizează
automatizarea și managementul proceselor specifice din universitat,
cu respectarea unor politici şi proceduri menite să asigure un standard
de securitate coerent pentru componentele mentionate și cu
funcționalitățile de sistem descrise în continuare.

4. Arhitectura componentei
Gestiunea Școlarității (UMS)

5. STUDENTI ABSOLVENTI
Examinari
Taxe
Burse
Cazari
Admitere
Taxe
Sesiuni
Examene
finale
Acte studii
CANDIDATI
Componenta de Gestiune a Școlarității (University Management System - UMS)
este o solutie destinată gestionarii proceselor de școlaritate într-o universitate,
care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor legate de organizare
academico-didactica, admitere, examinari, burse, cazari, deconturi de transport,
emitere acte studii, analize manageriale specifice.

6. Servicii pentru utilizatorii finali
Organizare
didactico-
academica
Organigrama
Tipuri studii / Domenii /
Specializari
Planuri de
invatamant
Registre matricole
Admitere Sesiuni admitere
Criterii de selectie
si departajare
Dosare candidati
Clasament initial /
intermediar / final
Traiectorie
scolara
Inmatriculare Absolventi Alumni
Examinare Sesiuni examinare Criterii calcul note
Restante / Reexaminari
/ Mariri
Medii semestriale / anuale
/ generale
Catalog
Burse Tipuri burse Criterii departajare Clasament bursieri Plata burse
Cazare on line Structura campus Sesiuni cazare Criterii cazare Dosare Clasament cazare
Taxe
Taxe admitere / studiu /
discipline / cazare / alte taxe
Transe
Reduceri / Restituiri /
Majorari / Penalizari
Casierie / POS /
Plati on-line /
Plati la ghiseul bancii
EMITEREACTESTUDII|ANALIZAMANAGERIALA
UMSWEB|UMSMOBILE|
Reclasificare
Ani universitari /
Serii de studii
Transferuri / Prelungire
scolaritate / Repetentie /
Intrerupere studii
Chitante / Facturi
OP / Mandate postale

7. Procese UMS - Organizare didactico-academica
REGISTRE
MATRICOLE
DIGITALE
• NUMERE MATRICOLE
• VOLUME
• FORMAT A4, A3
PLANURI DE
INVATAMANT
• DISCIPLINE
• PLAN PROPRIU
• DISCIPLINE EXTERNE
ANI
UNIVERSITARI/
SERII DE STUDII
• ANI
• SERII
• REPARTIZARE GRUPE
• POLITICA CREDITE
TIPURI STUDII /
DOMENII /
SPECIALIZARI
• LICENTA, MASTERAT,
DOCTORAT
• STIINTE, ….
• ECONOMIE, …
ORGANIGRAMA
• DEPARTAMENTE
• FACULTATI
• DEPARTAMENTE
• CADRE DIDACTICE

8. Procese UMS - Admitere
RAPOARTE
• LEGITIMATIE
CONCURS
• LISTE VERIFICARE
• LISTE CLASAMENT
ADMISI/RESPINSI
• EXPORT CANDIDATI
CLASAMENT
• CONFIGURARE
ALGORITM
GENERARE
CLASAMENT
• REGULI REFACERE
CLASAMENT
EXAMENE
• PROBE
• REPARTIZARE SALI
• NOTE
• CATALOG
TAXE
ADMITERE
• TAXA INSCRIERE
• TAXA
INMATRICULARE
• TAXA STUDII
• SCUTIRI TAXA
• CHITANTA
SESIUNE
ADMITERE
• PROBE CONCURS
• COMISII ADMITERE
• CRITERII SELECTIE /
DEPARTAJARE
• NUMAR LOCURI / TIP
LOC

9. Procese UMS - Școlaritate
RAPOARTE
• REGISTRU
MATRICOL
• SITUATIE SCOLARA
• CATALOG
• CENTRALIZATOARE
NOTE
• SITUATII
FINANCIARE
TAXE
SCOLARITATE
/ Online
• TAXA STUDII /
ESALONARI
• SCUTIRI
• REDUCERI
• RESTITUIRI
• PENALIZARI
EXAMINARI
• NORMALE
• RESTANTE
• REEXAMINARI
• MARIRII
• CRITERII CALCUL
NOTA
TRAIECTORIE
SCOLARA
• EXAMTRICULARE
• REINMATRICULARE
• REPETENTIE /
PRELUNGIRE
SCOLARITATE
• COMASARE
• TRANSFERURI
STUDENT
• INSCRIERE /
INMATRICULARE
• PLAN INVATAMANT
• SITUATIE SCOLARA
• SITUATIE
FINANCIARA

10. Procese UMS – Absolvenți
ACTE STUDII
• ADEVERINTA ABSOLVENT
• SUPLIMENT DIPLOMA
• DIPLOMA
• CERTIFICAT LINGVISTIC
• REGISTRU ACTE STUDII
TAXE / Online
• TAXE EXAMEN FINAL
ABSOLVENT
• INTERN / EXTERN
• LUCRARE FINALA /
COORDONATOR
• NOTE PROBE
• MEDIE FINALA
EXAMEN
FINAL
• PROMOTII
• PROBE
• COMISII

11. Procese UMS – Burse
RAPOARTE
• LISTE BURSIERI
• FISIER EXPORT BANCA
• CENTRALIZATOARE BURSE
• STAT PLATA BURSE
PLATI
• ADMINISTRARE CONTURI
• INREGISTRARE PLATI
DEPARTAJARE
• DOSARE SOCIALE
• CLASAMENT
BURSA
• CONFIGURATII
• VALOARE
• CRITERII ACORDARE

12. Procese UMS – Taxe
RAPOARTE
• DOCUMENTE DE PLATA
(CHITANTA, FACTURA)
• SITUATIA FINANCIARA A
STUDENTILOR
• SITUATIA INCASARILOR
MODALITATI
DE PLATA
• CASIERIE
• POS
• PLATI ON-LINE
INLESNIRI LA
PLATA
• TRANSE
• REDUCERI
• RESTITUIRI
• MAJORARI
• PENALIZARI
DEFINIRE TAXE
• TAXE ADMITERE
• STUDIU
• DISCIPLINE
• CAZARE
• ALTE TAXE

13. Arhitectura componentei
Gestiune Economico-Finaciară (SAP)

14. MANAGERI
DEPARTAMENTE
CONDUCERE
UNIVERSITATE
CO
DeclaratiiRapoarte
FI
FM
HR
RAPOARTE
ANALIZE
PERSONAL
ADMINISTRATIV
SAP AG este liderul mondial in solutii de tip ERP.
SAP reprezinta componenta economico-financiara a solutiei Academis, care are ca
scop eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor
proceselor economice, a fluxurilor si procedurilor specifice:

15. Gestiunea salariilor pentru proiectele de
cercetare
Gestiunea personalului
Contabilitate bugetara
Salarii Gestiunea salariilor in regim plata cu ora Gestiunea salariilor pentru functia de baza
Servicii pentru utilizatorii finali
Funcții analitice Management strategic Funcţii analitice financiare
Funcţii analitice pentru forţa de
muncă
Raportari legislative specifice
managementului universitar
Funcții financiare Contabilitate financiară ALOP Contabilitatea imobilizari Contabilitatea investitii
Gestiune capital uman Utilizarea resursei umane Gestiunea proceselor angajatilor
Aprovizionare și executie
logistica
Planul anual de achizitii Gestiunea contractelor
Gestiunea comenzilor de
aprovizionare
Managementul stocurilor Verificare factura
Managementul
proiectelor de cercetare
Structura proiect
Planificarea termenelor,
costurilor si resurselor
Bugetare proiect
Gestiune operatiuni:
integrare cu toate
modulele sistemului
Raportari
Puncte de integrare cu
Gestiunea Școlaritatii
Stat de functii Constructie bugetara Incasari taxe Burse
Cazari si transport
studenti
Analizamanageriala|Statistici|Analize|Rapoarte
Gestiunea livrarilor Gestiunea vanzarilorVânzari și servicii Gestiunea Clientilor
Gestiunea comenzilor de
vânzăre

16. SAP – Contabilitate universitate
CONTABILITATE
BANCARA
CARTE MARE
CONTABILITATE
IMOBILIZARI
CONTABILITATE
FURNIZORI SI CLIENTI
Contabilitate
financiara

17. SAP – Contabilitate bancară
•Incasari Taxe
•Incasari facturi
•Plati furnizori,
salarii, deplasari,
burse, transport
Casierie
•CEC
•Foaie de varsamant
Viramente
interne •Incasari si plati fact.
•Plati salarii
•Incasare alocatie de
baza
•Prefinantari
Cont bancar
•Generare automata
note contabile
Cont contabil
•Registru de casa
•Registru de banca
•Situatia fluxurilor
de trezorerie / la
banci comerciale
Rapoarte

18. SAP – Contabilitate mijloace fixe
•Activele sunt
gestionate individual
in subjurnalul de
Mijloace Fixe
Nomenclator
de mijloace fixe
•Cladiri
•Vehicule
•Mobilier/birotica
Clase de
mijloace fixe
•Achizitii
•Donatii /
sponsorizari
•Casari
•Reevaluari
Operatiuni
•Generare automata
note contabile
Cont Contabil
•Evidenta sintetica a
imobilizarilor
Balanta de
verificare

19. SAP – Contabilitate clienți și furnizori
•Limite de credit
•Termene de livrare
•Modalitati de plata
•Adrese si conturi
bancare
Gestiune Clienti
si Furnizori
•Situatii cu facturile
neplatite
•Situatii cu facturile
neincasate
Gestiunea
facturilor
•Introducere facturi
de bunur si servicii
•Emitere facturi
•Incasari
•Plati
Operatiuni
•Generare automata
note contabile
Cont Contabil
•Evidenta analitica
a clientilor si
furnizorilor
Fise client / furnizor
/ partener

20. SAP – Contabilitate Carte Mare
Registru
Carte
Mare
Vanzare
(Comanda,
factura)
Client
(creanta)
Personal
(retributii,
salarii)
Student
(incasari
taxe, plati
burse)
Mijloc fix
(inventar și
etichetare)
Furnizor
(obligatie)
Aprovizion
are
(cantitate,
valoare)
Jurnalul de Carte Mare:
• Preluare automata a notelor contabile
din celelalte module ale sistemului
• operatiunile specifice modulului de
Contabilitate Financiara, astfel incat se
asigura acuratetea si completitudinea
datelor contabile ale universitatii

21. SAP – ALOP
(Angajare-Lichidare-Ordonanțare-Plată)
•Angajament bugetar
individual
•Angajament bugetar
global
•Angajament legal
Angajarea unei
cheltuieli
•Calcul automat
disponibilitate buget
Lichidarea cheltuielilor
•Ordonantari salarii
•Ordonantari plati
furnizori
•Verificare automata
sume angajate
Ordonantarea
la plata
•Plati din diverse
conturi bancare
•Compensarea
facturilor
Plata

22. SAP – Achiziții de la furnizatori
•Se creaza pe
baza necesarului
fiecarui
departament
•Calcul automat
disponibilitate in
buget
Plan anual
achizitii
•Generare
contracte in baza
referatelor din
universitate
•Gestiune intreg
ciclu de viata a
unui contract
Contracte si
comenzi de
achizitii
•Creare
angajament cu
referinta la
documentul de
aprovizionare
Angajarea cheltuielii
•Cu referinta la
documentul de
aprovizionare
•Verificare
automata
conditii
contractuale
Receptie bunuri si
verificare factura •Creare cu
referinta la
angajament
•Diminuare din
buget
Ordonantarea la plata
si plata facturii

23. SAP – Managementul Proiectelor
•Nr contract
cercetare
•Tema proiect
•Manager proiect
•Parteneri
Structura
proiect
•Managementul
timpului
•Costuri – deviz
antecalcul
Planificare
•Buget initial
•Buget curent
•Calcul
disponibilitate
buget
Bugetare
•Acces la
documentatia
proiectului
Documentatie
proiect •Urmarire
buget(cash flow)
•Rapoarte
manageriale:
diagrama Gantt,
Analiza Pertt
Rapoarte

24. SAP – Resurse Umane
•Calcul salarial la
nivel de proiect
•Raportari
individuale
•Transfer sume la FB
Calcul salarii
cercetare
•Trasnfer automat
acoperiri din Statul
de functii
•Initializare borderou
•Transfer automat
sume la FB
Calcul salarii in
regim plata cu ora
•Gestiune sume
totale datorate unui
salariat
•Rapoarte specifice
•D112
Calcul salarii
functia de baza
•Ordonantare la plata
•Generare rapoarte si
fisiere pentru banci
•E-mailing fluturași
•Diminuare sume din
buget
Plata salarii
•Generare automata
note contabile la
nivel de facultate /
departament si sursa
de finantare
Cont contabil

25. Infrastructura hardware – ACADEMIS

26. Beneficii sistem ACADEMIS
• Standarde europene
• Reducerea semnificativa a timpului pentru obtinerea de
rapoarte si analize manageriale si imbunatatirea
suportului decizional
• Cresterea acuratetii informatiilor si eliminarea
redundantei datelor si operatiilor
• Reducerea timpului a raportarilor oficiale financiar-
contabile sau legate de resurse umane
• Reducerea riscurilor de aparitie a erorilor in realizarea
clasamentelor de admitere, reclasificarea semestriala sau
anuala, realizarea listelor de cazare sau a celor pentru
burseReducerea timpului de emitere a documentelor de
studii
• Eficientizarea activitatilor de gestionare a admiterii,
scolaritatii si absolvirii studiilor
• Cresterea utilitatii datelor prin integrarea cu alte tipuri de
aplicatii sau prin furnizarea de date catre RMU (xml), INS,
CNFIS
• Diversificarea si eficientizarea serviciilor oferite catre
studenti prin acces web/mobile la informatii

27. ACADEMIS – Implementarea sistemului la
Universitatea de Vest din Timisoara
Utilizatori:
• 14.000 studenți
• 750 cadre didactice
• 70 secretariate
• 60 tehnico-financiar
• 20 management
Universitatea de Vest din Timișoara
Bv. Vasile Pârvan, 4, Timișoara, 300223,
Tel: +40.256592294, http://www.uvt.ro/
http://www.dict.uvt.ro/proiecte/,
E-mail: support@e-uvt.ro