Short seminar to show how to use the Trello APP in order to apply the GTD Methodology

1. Com maximitzar la
productivitat amb Trello
Karim Chouaib – empatica.net
karim@empatica.net
twitter.com/kaiko
Febrer - 2020
Amb la col·laboració de:

2. 2
1 - Breu introducció de Trello

3. Una eina àgil per a gestionar projectes i
fluxos de treball
3

4. 4
Trello utilitza un sistema de taulells, llistes i targetes

5. 5
El taulell és el contenidor general

6. 6
Les llistes són una mena de “contenidor” per les targetes.

7. 7
Les targetes són elements molt flexibles: és poden crear amb
tant sols una paraula per després ampliar-ne la informació.
Les targetes poden contenir molta informació molt
important!
A l’obrir una targeta, hi ha una infinitat d’opcions disponibles
per afegir details, per exemple una descripció, etiquetes de
colors per organitzar-se, possibilitat d’assignar la targeta a
algun col·laborador, data d’entrega, comentaris, fitxers
adjunts, etc.

8. 8

9. 9
u Les targetes és poden arrossegar i deixar anar (Drag & Drop) fàcilment
d’una llista a l’altra.
u Les modificacions s’auto-guarden immediatament i es visualitzen en
tots els dispositius gairebé al mateix instant.
u Trello és ràpid, fàcil, eficient i, sobretot, és un sistema de gestió de
projectes i de fluxos de treball fiable.
u Trello té unes versions "Business" i "Gold", que proporcionen a l'usuari
funcions addicionals, com fons personalitzats, “stickers” particulars i
altres, però la versió gratuïta us proporcionarà tot el que necessitareu
per treure el màxim partit del sistema.

10. 10
u Trello busca oferir el màxim de funcionalitats i integracions.
Per això han “obert” la seva plataforma als programadors:
u API REST: Per poder utilitzar les funcionalitats de Trello a un altre website
o APP mòbil
u Power-Ups: Per afegir una nova funcionalitat o integrar una aplicació
externa a Trello

11. 11
Alguns Power-Ups

12. 12
Per exemple: Calendar

13. 13
2 - Breu introducció de GTD
(Getting Things Done)

14. 14
És un mètode popular i eficaç per a la
gestió del treball i del temps. Presentat pel
consultor de productivitat David Allen per
primera vegada el 2001 i amb algunes
revisions (adequant la metodologia a la
tecnologia en evolució) realitzades
recentment el 2015.

15. 15
u Fase 1: Recopila: Captura tot el que et crida l’atenció:
Utilitza “recipients” externs per guardar-los, treu-los de la teva
memòria!
És tracta de capturar en cru tot el que apareix al teu radar, ja ho
processaràs després.

16. 16
u Fase 2: Processa: Decideix què fer amb les “coses” recopilades:
Hi ha dos alternatives:
1- Si no és processable (és a dir que no requereix una acció): deixa-la
de banda com una acció posterior, arxiva-la com a referència o
elimina-la.
2- Si és processable (és a dir que requereix una acció):
- Si costa menys de dos minuts, fes-la.
- Deixa-la pendent de fer.
- Si no és feina teva, delega-la a qui correspongui.

17. 17
u Fase 3: Organitza: Assigna on pertoca:
Aquest pas consisteix en agrupar les accions resultant del
processament anterior en categories adequades que puguin ser
recuperables i revisables. La idea és tornar a “veure” les coses quan
tingui algun sentit i és pugui alguna cosa al respecte.
Alguns exemples de categories:
- Calendari: accions que s’han de fer un dia específic.
- Pròximes accions: accions que s’han de fer tan aviat és pugui.
- En espera: accions que s’han de fer però que encara no se sap quan
és podrà.

18. 18
u Fase 4: Revisa: Revisa les llistes amb freqüència:
Aquest pas consisteix en una revisió setmanal per a netejar,
actualitzar i avançar en el teu sistema.

19. 19
u Fase 5: Fes: Simplement fes-ho
Pren decisions sobre les accions a realitzar en base al que pots fer, del
temps del que disposes i de les teves prioritats.
Recorda: cap sistema d’organització és bo si passes més temps
organitzant que fent.

20. 20
3 – Trello & Getting Things Done

21. 21
De tant en tant, descobreixes una
combinació de coses que encaixen tan bé
juntes que et preguntes com has pogut
utilitzar-ne una sense l’altra.
Trello i Getting Things Done són així: dues
idees fantàstiques que es complementen
perfectament!

22. 22
GTD és simplement un conjunt d’idees
exposades en un llibre, no es tracta d’un
software.

23. 23
Trello és especialment útil per a les fases
de “Recopilar”, “Processar” i “Organitzar.

24. 24
Flux de processament

25. 25

26. 26
El meu taulell GTD

27. 27
En resum:
A la llista Inbox: Capturar totes les idees que se m’acudeixen
al llarg del dia
u Creo una targeta per cada cosa que penso que s’ha de tractar.
u Utilitzo la funcionalitat de “Email-to-board”

28. 28
Processar la informació, cada matí i/o nit
Analitzar els ítems de la llista Inbox i decidir a quina
llista assignar-los.
La idea és buidar la llista Inbox i tenir totes les accions
col·locades a les seves respectives categories.

29. 29
BONUS
Butler: Automatització de processos
Amb Butler es poden crear botons, regles d’accions i fins i tot ordres
programades per realitzar diferents accions als vostres taulers. Butler
reacciona automàticament a les vostres accions al tauler, ajudant a
minimitzar el nombre de clics necessaris per realitzar diferents
tasques.

30. 30
BONUS
Per exemple: crear una tasca setmanal

31. 31
Gràcies!
Karim Chouaib – empatica.net
karim@empatica.net
twitter.com/kaiko