Cuốn sách hướng dẫn bạn từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá kết quả công việc tổ chức sự kiện Nguồn: kinhnghiemtochucsukien.blogspot.com

1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TS. Lưu Kiếm Thanh
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: 04.8357083
NR: 04.8636227
DĐ: 0913045209
E-mail: luukiemthanh@yahoo.com
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 1

2. Nội dung chương trình
1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại
2. Tổ chức sự kiện
3. Những điều cần lưu ý
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 2

3. 1 Sự kiện: mục tiêu và phân loại
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 3

4. 1.1.
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện - Event Management:
lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội
nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR.
- Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.
- Crisis Management: quản lý khủng hoảng.
- Government Relations: quan hệ với chính phủ.
- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.
- Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 4

5. 1.1.
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị
Tổ chức những sự kiện đặc biệt -
công cụ phổ biến nhất trong hoạt
động tiếp thị với mục đích là
gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc
dịch vụ của doanh nghiệp, tạo
sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 5

6. 1.1.
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện: Cần có những …
Tri thức …
Kỹ năng …
Sức khoẻ
…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 6

7. 1.1.
Mục tiêu
Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng
Nhanh nhạy, năng động, sáng
tạo, có đầu óc tổ chức, biết
cách xoay xở tình thế và ứng
phó trong mọi tình huống…,
đó là những phẩm chất của
những người làm công việc
tổ chức sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 7

8. 1.2.
Phân loại
Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.
Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.
Hội chợ
Hội nghị, hội thảo; họp báo.
Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.
Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.
Chương trình Team building..
Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.
Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)
Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 8

9. 1.2.
Phân loại
Sự kiện trong nhà
Sự kiện ngoài trời
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 9

10. 2 Tổ chức sự kiện
2.1. Chuẩn bị (Before planning)
Ý tưởng (concept)
Mục đích sự kiện (objective)
Ngân sách (budget)
2.2. Lập kế hoạch (Action plan)
Chương trình nghị sự
Những người tham gia
Điều kiện vật chất
2.3. Triển khai (action)
Tiến hành
Kiểm tra
Đánh giá
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 10

11. 2.1.
Chuẩn bị
Ý tưởng (concept)
Mục đích sự kiện (objective)
Ngân sách (budget)
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 11

12. 2.1.
Chuẩn bị
Có một lý thuyết
chung ở Mỹ cho rằng
cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ
5 đến 10 giờ lập
kế hoạch tổ chức.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 12

13. 2.1.
Ý tưởng
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được
"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 13

14. 2.1.
Mục đích
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được
"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 14

15. 2.1.
Ngân sách
Kế hoạch ngân sách (Budget plans)
Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan
trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.
Xác định được mục tiêu phấn đấu.
Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên
các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu
qua các năm trước.
Xác định được lượng vốn và nguồn vốn.
Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham
gia.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 15

16. Tài chính
NHÂN SỰ Có đủ vốn?
BẤT ĐỘNG SẢN
Vốn loại nào
(đầu tư/nợ)?
TÀI NGUYÊN
TÀI NGUYÊN
ĐÁNH GIÁ
ĐÁNH GIÁ
CNTT (IT)
Tình trạng ngâm
PHÂN PHỐI vốn? (so với chi-thu)
TÀI CHÍNH
NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT
NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 16

17. Mô hình tài chính
KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT
TRẢ LƯƠNG CHI PHÍ/LỢI TỨC
CHI PHÍ/LỢI TỨC
TRẢ LÃI NỢ VAY
TRẢ LÃI NỢ VAY
MUA NGUYÊN THU HỒI VỐN
THU HỒI VỐN
VẬT LIỆU ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
KHẤU HAO
TÀI CHÍNH
TÀI CHÍNH
MÔ HÌNH
MÔ HÌNH
ĐẦU TƯ MỚI
DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
TRẢ CỔ PHẦN TIỀN MẶT
TIỀN MẶT
DỰ KIẾN LỜI LỖ
DỰ KIẾN LỜI LỖ
ĐÓNG THUẾ BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
TRẢ NỢ
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 17

18. 2.2.
Lập kế hoạch
Chương trình nghị sự
Những người tham gia
Điều kiện vật chất
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 18

19. 2.2.
Lập kế hoạch
Có một lý thuyết
chung ở Mỹ cho rằng
cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ
5 đến 10 giờ lập
kế hoạch tổ chức.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 19

20. Kế hoạch là gì?
Bản hướng dẫn:
cho ai đó
thực hiện việc gì đó
trong một giai đoạn đã định
với một nguồn vốn
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 20

21. Tính dự phòng
Kế hoạch là dự kiến
hành động, nhưng
không là chính
hành động.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 21

22. CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH
Dựa trên các dữ liệu.
Đủ thông tin cần thiết.
Lập luận có mạch lạc.
Hỗ trợ các mục tiêu.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 22

23. 2.2.
Thông tin nội dung
AI? WHO
CÁIGÌ? WHAT
Ở ĐÂU? WHERE
KHI NÀO? WHEN
THẾ NÀO? HOW
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 23

24. 2.2.
Thông tin nội dung
AI? WHO
THẾ NÀO? HOW
CÁIGÌ? WHAT KHI NÀO? WHEN
Ở ĐÂU? WHERE
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24

25. 2.2.
Những vấn đề cơ bản
Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có
thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện.
Đối tượng: các thành phần có liên quan
Quyết định về chủ đề của sự kiện:
Mục đích của sự kiện là gì?
Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt
khách hàng là gì?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25

26. 2.2.
Những vấn đề cơ bản
Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau:
Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
Ngày giờ tiến hành?
Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người
tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các
công việc đang được triển khai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26

27. 2.2.
Những vấn đề cơ bản
Quy mô sự kiện.
Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất
là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm
tra về các công việc chuẩn bị.
Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp
ảnh, quay phim, v.v…
Thời tiết.
Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục.
Vấn đề an ninh.
Vấn đề quà tặng, chiêu đãi…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27

28. 2.2.
Những vấn đề cơ bản – tóm tắt
Chủ đề, văn kiện
Chương trình nghị sự
Thành phần- quorum
Giấy mời
Phòng họp
Trang phục
Đón khách
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28

29. 2.2.
Những vấn đề cơ bản
Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện
bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự,
các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các
nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề
chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan
đến những vấn đề này.
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự
kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo
nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch
nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong
tương lai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29

30. 2.2.
Chương trình nghị sự
Văn bản liệt kê các nội
dung công việc cần được
tiến hành phù hợp với
mục tiêu của sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30

31. M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù”
(theo John E.Tropman)
Công việc Thời gian
Nguồn lực
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31

32. 2.2.
Thành phần tham gia
Lãnh đạo
Khách VIP
Hành chính
Lễ tân - phục vụ
Khách mời
Thành phần khác
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32

33. 2.2.
Điều kiện vật chất
Địa điểm (hội trường; sàn diễn…)
Trang trí.
Bài trí.
Thiết bị âm thanh; ánh sáng.
Các trang bị khác.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33

34. 2.3.
Triển khai
Tiến hành
Kiểm tra
Đánh giá
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34

35. 2.3. Khai mạc
Tiến hành Diễn trình
Bế mạc
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 35

36. 2.3.
Kiểm tra
Hướng mục tiêu.
Đảm bảo CTNS.
Bầu không khí.
Thủ tục; biên bản.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 36

37. 2.3.
Đánh giá
•Hãy quan sát
một sự kiện
và cho biết:
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 37

38. 2.3.
Đánh giá
1. Chủ tọa:
- Bắt đầu có đúng giờ?
- Mỗi mục CTNS có đủ thời gian?
- Có kiểm soát được sự “lạc đề”?
- Phản hồi “tín hiệu” phát biểu?
- Nghị quyết có rõ ràng?
- Có điềm tĩnh và ngoại giao?
- Kết thúc có đúng giờ?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 38

39. 2.3.
Đánh giá
2. Thư ký:
- Phân phát có đủ tài liệu?
- Có nắm vững trình tự, thủ tục?
- Có tham gia thảo luận?
- Ghi biên bản thế nào?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 39

40. 2.3.
Đánh giá
3. Đại biểu:
- Tham gia tích cực, xây dựng?
- Có ngắt lời người khác?
- Có hiểu vấn đề thảo luận?
- Nhất trí chung hay theo đa số?
- Thái độ đối với CTNS?
- Có tham dự đến cùng?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 40

41. 3 Những điều lưu ý
Những điều kiện cơ bản
Phối hợp các sự kiện
10 bí quyết thành công
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 41

42. Những điều kiện cơ bản
Có ba yếu tố để một event có thể được tổ
chức:
1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính
quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức.
2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra để
tổ chức.
3) Đối tượng nhận được thông điệp từ
event.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 42

43. Phối hợp các sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, cần
phối hợp các sự kiện. Trong tiếp thị, bạn
có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay
làm công tác đối ngoại (public relations -
PR) mà không cần phải tổ chức một sự
kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng,
cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR.
Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác
nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 43

44. 10 bí quyết thành công
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong
chiến lược tiếp thị hỗn hợp
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
4. Đặt mục tiêu cụ thể
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện
thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
7. Quảng bá sự kiện
8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
9. Nhân lực là yếu tố quan trọng
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 44

45. Xin trân trọng cảm ơn!
TS. Lưu Kiếm Thanh
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: 04.8357083
NR: 04.8636227
DĐ: 0913045209
E-mail: luukiemthanh@yahoo.com
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 45