Vortrag "Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements" von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der Tagung "Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe" in Marburg am 21.05.2007. Inhalt: - Grundlagen des Dokumentenmanagements - Anwendungsgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen - Rechtliche Anforderungen - Wirtschaftlicher Einsatz - Erfolgsfaktoren - Strategien und Trends

1. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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1
Grundlagen und Nutzen des elektronischen
Dokumentenmanagements
Dr. Ulrich Kampffmeyer
„Informations- und Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“
Marburg, 21.05.2007
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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2
Agenda
• Grundlagen des Dokumentenmanagements
• Anwendungsgebiete von
Dokumentenmanagement-Systemen
• Rechtliche Anforderungen
• Wirtschaftlicher Einsatz
• Erfolgsfaktoren
• Strategien und Trends
• Diskussion

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3

4. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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4

5. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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5
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Records ManagementRecords Management
Electronic Document -ManagementElectronic Document -Management
ImagingImaging
MultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken
Web Content ManagementWeb Content Management
Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management
EAIEAI
BPMBPM
EDMEDM
WorkflowWorkflow
EDMEDM
EDRMSEDRMS
Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung
Collaborative CommerceCollaborative Commerce
ASP / DMCOASP / DMCO
Document WarehouseDocument Warehouse
Optical FilingOptical Filing
E-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management
Digital SignatureDigital Signature
GroupwareGroupware
Collaborative CommerceCollaborative Commerce
Knowledge ManagementKnowledge Management
Engineering Document ManagementEngineering Document Management
Document Related TechnologiesDocument Related TechnologiesContent ManagementContent Management
ScanningScanning
Media Asset ManagementMedia Asset Management
Enterprise Application
Integration
Enterprise Application
Integration
COLDCOLD
Digital Rights ManagementDigital Rights Management
DMSDMS
Intranet
Repository
Intranet
Repository
PortalePortale
Document ManagementDocument Management
ILMILM
UDMUDM
Digital Asset ManagementDigital Asset Management
MAMMAM
iECMiECM
IDOMIDOM
EDMEDM
Enterprise Content IntegrationEnterprise Content Integration
CMSCMS
DRMDRM
REAREA
Revisionssichere ArchivierungRevisionssichere Archivierung
E-Mail ManagementE-Mail Management
KMKM
ERMERM
IRSIRS
DMDM
WCMWCM
DRTDRT
EDMEDM
Business Process ManagementBusiness Process Management
BPMBPM
CaptureCapture
Output ManagementOutput Management
Multi Channel DistributionMulti Channel Distribution
PreservationPreservation
EAkteEAkte
TCMTCM
IDARSIDARS
VCMVCM
DAMDAM
Elektronische SignaturElektronische Signatur
eSignatureeSignature
Information Lifecycle ManagementInformation Lifecycle Management
Single Instance ArchivierungSingle Instance Archivierung
PreservationPreservation
Compliant Transaction ArchivinCompliant Transaction Archivin
CTACTA
Electronic Records ManagementElectronic Records Management
Single Source
Publishing
Single Source
Publishing
WorkflowWorkflow
WissensmanagementWissensmanagement
CollaborationCollaboration
Enterprise Content ManagementEnterprise Content ManagementOMSOMS

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Unstructured
Content
Definition
ECM Enterprise Content Management
DataBusiness
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2001

8. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
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Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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8
Drei Ideen

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ECM als Unternehmensinfrastruktur
AIIM International
ERP EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
EnterpriseEnterprise
ContentContent
ManagementManagementWeb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino Exchange RDMS
File
System
Workflow Collaboration
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM

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ECM Basisideen
Integrative Middleware
AIIM International
ERP EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
EnterpriseEnterprise
ContentContent
ManagementManagementWeb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino Exchange RDMS
File
System
Workflow Collaboration
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware

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ECM Basisideen
Dienstekonzept
AIIM International
ERP EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
EnterpriseEnterprise
ContentContent
ManagementManagementWeb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino Exchange RDMS
File
System
Workflow Collaboration
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienste
für alle Anwendungen

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12
ECM Basisideen
Einheitlicher Speicherort
AIIM International
ERP EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
EnterpriseEnterprise
ContentContent
ManagementManagementWeb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino Exchange RDMS
File
System
Workflow Collaboration
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendes
Enterprise Repository
für jeden Informationstyp

13. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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Komponenten des Enterprise Content
Management

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AIIM Modell für ECM
Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab

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CAPTURE
Human created Recogniton
Indexing
Input Designs
Categorization
• Office Documents • OCR
• Form • HCR
• Rich Media • ICR
• Microfilm • OMR
• Barcode
Application created Forms Processing
E-Forms/Web-Forms• ERP
• XML
• Finacial Applications Aggregation
Input

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MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab

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Document Management
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Document
Management
• Checkin/Checkout
• Versionsmanagement
• Suchen und Navigieren
• Visualisierung

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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren
• Wissensbasen
• Whiteboards
• Videoconferencing
• Informationszusammen-
führung

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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Web Content
Management
• Editieren und Gestalten
• Publikationsprozess
• Konvertierung
• Sicherheit
• Visualisierung

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Records Management
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Records
Management
• Ablagesystematik
• Indizierung und
Thesaurus
• Aufbewahrungsfristen
• Meta-Daten
• Archiverwaltung

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Workflow /
Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Workflow /
Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation
• Prozessdesign
• Vorgangsbildung
• Routen
• Mitzeichnung
• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten
• Wiedervorlage, Fristen
• Kontrolle
• Protokollierung

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STORE
Repositories
• File Systems
• Content Management Systems
• Databases
• Data Warehouses
Library Services
• Search/Retrieval
• Version Control
• Check In/Check Out
• Audit Trail
Technologies
• SAN
• NAS
• Magneto Optical
• DVD
• CD-ROM
• Tape
• Magnetic Storage
• RAID
• Optical Disc

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PRESERVE
Archive
• Paper
• Mikrofilm
• NAS/SAN
• CAS
• WORM
• WORM-TAPE
Aussonderung

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DELIVER
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• PDF
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• PDF
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output

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ECM-Haus
Collaboration
Scanning
Document Imaging
Forms Processing
Recognition
Categorization
Indexing
Document Management
Records Management
E-Mail Management
Digital Asset Management
Web Content Management
Business
Process
Management
Workflow
EAI
Repositories
Storage
Long-Term Archival
Backup / Recovery
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Paper
CAPTUREMANAGE
STOREPRESERVEDELIVER
Enabling Web Client other Devices
Usage
PKI DRM
User Managment
Directory Service
User Rights
Management
SECURITY
Firewall
Electronic
Electronic
Signature
Fat Client
Entry Exit
SECURITY
SECURITY
SECURITY

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ECM 2006:
Was ist neu im Portfolio?
• DAM Digital Asset Management
• E-Mail Management
• EAI Enterprise Application Integration
• Enterprise Search / Retrieval
• Content Integration
• Backup / Recovery / Continuity
• Longterm Archival / Digital Preservation
• Migration (Emulation)
• Localization / Multi-lingual
• DRM Digital Rights Management

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Posteingangserfassung
• Frühes, paralleles, spätes Erfassen
• Automatisierung der Informationserfassung
• Automatische Posterfassung
• Der „einheitliche Postkorb“
• Integrationsaspekte
• Technische Ansätze
• ...
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Auswirkungen Posteingang
• Umfang der Automatisierbarkeit
• Organisation; besonders bei stufenweiser
Einführung
• Zeitpunkt der Bereitstellung
• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit
• Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und
Aufwände für „Clearing“
• Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes
Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe)
• Rechtsgrundlagen
• Unterschriften
• Papiervernichtung
• Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte
Zeitstempel)

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Archivierung von E-Mails
• Rechtsregeln für die E-Mail-Archivierung
• Archivierungspflicht für empfangene und
abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB.
• „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“
• „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme“

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Anforderungen an eine
E-Mail-Archivierung (1)
• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen
Informationen, einschließlich Formatierungen,
Rechteinformationen und Anhänge.
• Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu
archivierender Mail und Datenvolumina.
• Wiederherstellen der archivierten Mails ohne
Informationsverluste
• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen
von bereits archivierten E-Mails aus dem führenden
Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder
des Mailtextes)

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Anforderungen an eine
E-Mail-Archivierung (2)
• Komprimierung der archivierten Dokumente
• Archivierung von verschlüsselten
Maildokumenten
• Konvertierung der Anhänge und/oder des
Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate
• Single Instance Archivierung.
(Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer
werden nur einmal archiviert.)
• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller
abrechnungsrelevanten Aktionen

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Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box
Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale
etc.
Anwendererwartung:
• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,
Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax,
Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur
einer In-Box
• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit
verschiedenen Clienten („man muss wissen, wo die
Information ist“)
• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit
Dokumentenmanagement-Funktionalität
• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino,
Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com
Der „einheitliche Postkorb“
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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt Eigennutzung
DFÜ
E-Mail
- Attachment
- Signatur
Fax
Posteingang
- Akte
- Dokumente
Internet-Formular
„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail
- Attachment
Scan
Office (Word)
Cold
Daten
Formulare
Intranet
Sicherheitskopien
Statistik
Protokoll
Vorgänge
Dokumente
E-Mail
Druck
Fremdnutzung
Dfü
Dokumente
Vorgänge
Vordrucke
E-Mail
Webseite
Prüfung
ECM-Lösung
Vorgangs-
bearbeitung
WF DMS Akte
Archiv
Aus-
sonderung
Historisches
Archiv

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Postkorb und Aktensicht
Posteingang
Desktop
Persönliche Ablage
in Bearbeitung
Aktenstruktur
Ansicht
Entsorgung
Postausgang
Sortieren,
sichten
Stati Journal
Journal
Journal

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ePA Elektronische Patientenakte (1)
• Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine
Zusammenstellung aus zentraler elektronischer
Sammlung und Verwaltung aller den Krankheits-
und Behandlungsverlauf eines Patienten
betreffenden Daten (Diagnosen,
Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die
Informationen aller beteiligten medizinischen
Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten
bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar
gemacht.

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ePA Elektronische Patientenakte (2)
• Man kann zwischen patientengeführten
Patientenakten und Leistungserbringer geführten
Patientenakten unterscheiden:
• Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst
bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den
einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff
darauf.
• Die Leistungserbringer geführten Patientenakten
dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in
der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von
Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten
Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in
welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame
Patienteninformationen einstellen.

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38
Elektronische Archivierung
Begriffe
• Records Management
• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im
englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung
• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum
von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr.UlrichKampffmeyer
• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen
Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und
Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß,
verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar
verwalten

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Merkmale der Revisionssicherheit bei
der elektronischen Archivierung
In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende
Kriterien für die Revisionssicherheit:
• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit
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40
Workflow
• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von
zusammen-hängenden Informationen mit zugehörigen
Dokumenten oder Daten
• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B.
Fach-anwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)
• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen
einschließlich Mitzeichnung
• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere
Verwaltungsfunktionalität
• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände,
Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung
• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von
Prozessen

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41
Collaboration
• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes
Bearbeiten von Informa-tionen
• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und
Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung
von Informationen
• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für
Ideensammlungen, Terminpläne,
Projektmanagement und andere
• Kommunikationsanwendungen wie Video-
Conferencing
• Integration von Informationen aus anderen
Anwendungen im Kontext der gemeinsamen
Informationsbearbeitung

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Automatische Klassifikation
• Die zweite Generation wurde inzwischen so
verfeinert und auch durch neue mathematische
Verfahren ausgebaut
• Zu unterscheiden sind die Ansätze:
• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer
Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung
• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und
Strukturierung der Ergebnisse
• Die Technologie wird matur und die
Erkennungsraten sind für normale Anwendungen
mehr als ausreichend

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Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur entspricht...
„Daten in elektronischer Form, die anderen
elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit
ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung
dienen“
§2 SigG

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Elektronisch signierte Dokumente
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur
entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem
manuell unterzeichneten Papierdokument im
Prinzip gleichwertig ist.
• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die
Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität
des Unterzeichers.

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eGK elektronische Gesundheitskarte (1)
• Die elektronische Gesundheitskarte soll die Kranken-
versicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung
zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern
kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten.
• Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben
einem Foto des Versicherten auch Angaben für die
elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält.
Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen
und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett
umgesetzt werden.
• Die eGK soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden:
• Administrativer Pflichtteil
• Freiwilliger medizinischer Teil

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eGK elektronische Gesundheitskarte (2)
• Administrativer Teil:
• Hier werden Daten wie z.B. Geburtsdatum,
Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen
lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu
Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll
weiterhin das eRezept gespeichert werden, bzw. bei
umfangreichen Ver-schreibungen ein Hinweis auf einen
zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden
verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe
einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden.
• Freiwilliger medizinischer Teil
• Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfall-
versorgung und eine Dokumentation der eingenommenen
Medikamente. Weitere Angaben, wie z.B. die
elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen
Server gespeichert und lassen sich von dort über eine
gesicherte Verbindung abrufen.

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Der Kunde
• Gesetzliche Krankenkasse
• Ca. 700.000 Versicherte
• > 1000 Mitarbeiter
• Bundesweit aktiv
• 5 Geschäftsstellen

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Das Projekt
Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung
einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter
Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse
• Wirtschaftlichkeitsanalyse
• Realisierungskonzept
• Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen
• Ausschreibungsverfahren
• Fachkonzept, Scann-Konzept
• Unterstützung des Projektmanagements
• Verfahrensdokumentation
• Unterstützung der Abnahme durch das BVA
• u.a.

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Das Projekt
Konzept, Auswahl und Begleitung der
Einführung einer elektronischen
Aktenlösung mit automatisierter
Posteingangsverarbeitung in einer
Krankenkasse
• Wirtschaftlichkeitsanalyse
• Realisierungskonzept
• Pflichtenheft, Konzept für elektronische
Signaturen
• Ausschreibungsverfahren
• Fachkonzept, Scann-Konzept
• Unterstützung des Projektmanagements
• Verfahrensdokumentation
• Unterstützung der Abnahme durch das BVA
• u.a.
Teil der Anforderungen
des BVA oder rechtliche
Anforderungen

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Das Projekt (2)
Zielsetzung
• Elektronische Prozessunterstützung in der
Sachbearbeitung
• Rationalisierung der Verwaltungsabläufe
• Zeitrahmen
• Konzept und Ausschreibung: 2003 – 2005
• Implementierung: 2005 / 2006
• Weitere noch laufende Unterstützung
• PROJECT CONSULT Team
• Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann
• Strategie- und Managementberatung: Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Automatisiertes Posteingangsverfahren
CRM
Andere
Output-
Management
IS KV
oder SAP
Post-
eingang
Scannen Erkennung Vali-
dierung
Workflow
Archiv
DMS
Kontrolle +
El. Signatur

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Das Vorgehen
• Wirtschaftlichkeitsanalyse
• Realisierungskonzept
• Vorstandsentscheidung
• Pflichtenheft
• EU-weites Ausschreibungsverfahren
• Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich
mit ca. 70 Mitarbeitern
• Dezentrales Scann-Konzept
• Ausweitung auf den Versichertenbereich
• Verfahrensdokumentation
• BVA-Abnahme

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Das Auswahlverfahren
EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem
Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit
vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
• Ca. 50 Teilnahmeanträge
• 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung
• Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau
der Angebote
• 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.-
Kriterien aus
• Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien
• Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der
vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab
Veröffentlichung der Ausschreibung

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Die kritischen Faktoren im Projekt
• Bei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet
bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend
der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung
von Referenzen und Lösungspräsentation
• Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der
Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit
• Insolvenz eines Subunternehmers führte zu
Mehraufwand
• Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung
(Outsourcing) dauerten wesentlich länger als
geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw.
Änderung des Einführungskonzepts erforderlich
• Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des
Aktenplans wurde unterschätzt

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Der Projekterfolg / Nutzen
• 10 - 15 % Einsparungen in der Sachbearbeitung in
den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist
• Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte
sich in einer weitgehend problemarmen Einführung
aus
• Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz
anfänglicher Bedenkenträger

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Übereinstimmung mit und Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben
Compliance: Definition

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• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
Compliance: Grundsätzliche Kriterien

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Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name Jahr
AktG Aktiengesetz 2007
AO Abgabenordnung 2006
BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006
BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006
BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006
BBankG Bundesbankgesetz 2006
EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007
EStG Einkommensteuergesetz 2006
EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000
GwG Geldwäschegesetz 1997
GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006
HGB Handelsgesetzbuch 2006
IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997

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Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name Jahr
InvZulG Investitionszulagengesetz 2004
KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998
ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002
SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004
SigG Signaturgesetz 2005
TDG Teledienstegesetz 2006
TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001
TKG Telekommunikationsgesetz 2007
UMAG
Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des
Anfechtungsrechts 2005
UStG Umsatzsteuergesetz 2006
UmwG Umwandlungsgesetz 2006
VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004
VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002
ZPO Zivilprozessordnung 2006

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Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr
GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002
GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002
GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997
SigV Signaturverordnung 2001
SRVwV
Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der
Sozialversicherung 1999

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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte
Relevante Kostenarten
Arbeitskosten für Archivierungs- und
Retrievalfunktionen
• Dokumenteneingang und -ersterfassung,
Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport,
Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung
Sachkosten
• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
Einführungskosten
• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten,
Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen
• (gegebenenfalls externer Scanservice)
Kapitalkosten

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Nutzenpotenziale
verbesserte
Prozesse
Informations-
verfügbarkeit
Informationsschutz
Qualität der
Arbeitsergebnisse
Kundenzufriedenheit
Mitarbeitermotivation
neue Services/Produkte
verbesserte
Organisationsstruktur
Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
Personalkosten
technische Ausstattung
z.B.:
Papierlogistik
Mikroverfilmung
administrativer Aufwand

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Wirtschaftlichkeit
Wirtschaftlichkeit
Leistungen
Leistungen
Kosten
Kosten
Leistungsdifferenz
Ist-Zustand vor ECM-Einführung
Soll-Zustand nach ECM-Einführung
Kostendifferenz

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Kosten / Nutzen
„Quantitativ versus Qualitativ“
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unter-
schiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitspeicherung
© PROJECT CONSULT 2002
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial

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© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
© PROJECT CONSULT 2002

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Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne
ein DMS System
Quelle: VOI-DMS Marktstudie

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Gründe für DMS-Projektabbruch
Quelle: VOI-DMS Marktstudie

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Vorbereitungen ECM – Projekt
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Ich weiß bereits so schon, was ich will
• Für das bisschen Archivierung setze ich mich
eine halbe Stunde hin und schreib das
Konzept mal eben runter
• Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das
wird das Produkt schon leisten

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Vorbereitungen ECM – Projekt
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• DMS ist kein geschäftskritisches System
• Eine kleine kostengünstige Lösung für das
bisschen Archivieren und Recherchieren reicht
schon aus
• Warum soll ich mir über eine Lösung für ein
paar Zehntausend DM große Gedanken
machen

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Vorbereitungen ECM – Projekt
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Technische Rahmenbedingungen
• Fachliche / organisatorische Anforderungen
• Rechtliche Anforderungen
• Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP
• Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,
• Standards, Formate, Schichten, Integration...
• Wirtschaftlichkeit...

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75
Vorbereitungen ECM – Projekt
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind
vorhanden:
• Lösungsansätze
• Technische Spezifika
• Anbieter- / Produkt-Markt
• Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten
voneinander ab?

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Vorbereitungen ECM – Projekt
Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung
• Unser „Haus- und Hofberater“
• Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer
• Die Top Ten der Consultinggesellschaften
• Freie Berater aus der DMS-Branche
• Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-
Branche
• Spezialberatungen für ECM

76. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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ECM-Trends
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als
nachgeordnete Dienste
• „Enabling“ von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen
• Rezentralisierung, ASP und SaaS
• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und
AJAX
• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten
• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management
• Directory Services für übergreifende Berechtigungen
• Elektronische Signatur
• Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content
Management
• Collaboration statt vordefiniertem Workflow
• Konsolidierung und Konvergenz – beim Anwender wie im Markt

78. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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79
ECM / DMS
WCM
Groupware /
Office
Print
ERP
Output
Management
Fachverfahren Datenbanken
Speicher

79. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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ECM
WCM
Groupware /
Office
Print
ERP
Output
Management
Fachverfahren Datenbanken
Speicher

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Differenzierung des Produktangebotes
• Basisfunktionalität
• Spezialisierte Lösungen
• ECM – Suiten
• Komponenten & Dienste
• Kommerzielle Produkte
• Semi-kommerzielle Open Source Produkte
• Open Source Freeware
• SaaS Software as a Service

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Content centric applications
nach Forrester

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Magic Quadrant der Gartner Gruppe
2006

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© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
© PROJECT CONSULT 2002

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Sieben Thesen
(1) Compliance Overflow
(2) Risk Management
(3) Informationsabhängigkeit
(4) Informationsflut
(5) Informationslücke
(6) Informationsbewertung
(7) Gesellschaftliche Verantwortung

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„Elektronische Archive sind das Gedächtnis
der Informationsgesellschaft.“
Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999

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© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
© PROJECT CONSULT 2002

87. „Informations- und
Kommunikationstechnologien in
Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des
elektronischen
Dokumentenmanagements
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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